Заряжен на 100 %. Энергия. Здоровье. Спорт - [5]
Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий или сегментов (например, для учеников и слушателей, коллег и потенциальных слушателей).
Как настроить подписи в Outlook: Файл → Параметры → Почта → Подписи.
Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards[7], вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».
Блокировать праздную переписку
Итак, вы попали в копию групповой переписки: в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма не по делу и множатся с каждой секундой.
Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:
• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать» (Ignore). Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.
• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.
В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку писем.
Подготовить шаблоны
Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.
Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.
Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для него.
Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:
Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.
Сначала нужно активировать следующую опцию:
Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.
В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».
Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.
Уведомлениям – нет!
Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.
Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.
То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:
Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).
Продуктивность
В этом разделе мы приводим несколько советов, которые увеличат вашу продуктивность и помогут вам сберечь время и силы.
Хлам на столах
Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски – на обычном столе; бесчисленные папки, файлы – на виртуальном.
Все это отвлекает, мешает концентрироваться. Без этого станет легче дышать. На виртуальном рабочем столе оставьте только тематические папки, например «Работа», «Документы», «Спорт», «Консалтинг», «Семья», а все остальное организуйте внутри них. Не сохраняйте отдельные документы на рабочий стол.
Не делайте несколько дел одновременно
Почему многие жалуются на нехватку времени? Ведь у всех и всегда его количество одинаково.
Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта, и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами, и так далее.
Интуитивно сложно догадаться, что постоянное дерганье и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективны. У вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.
Мозг задействует серьезные ресурсы, чтобы вернуться в контекст той задачи, от которой его отвлекли. По разным исследованиям, это требует от 10 до 25 минут (для полноценного возвращения) и может снижать IQ на 10 баллов.
С нейробиологией не поспоришь – многозадачности не существует. Рейс 401 компании Eastern Airlines[8], к величайшему сожалению, разбился из-за невозможности людей концентрироваться на нескольких задачах (и трагической случайности). При посадке в Майами командир корабля опустил рукоятку выпуска шасси, но соответствующая лампочка не загорелась. Капитан полез разбираться, задел штурвал (и отключил автопилот), позже привлек помощника, бортинженера и механика из Boeing, последний – так уж вышло – тоже летел этим рейсом в кабине. Все занимались извлечением лампочки из панели и просто забыли про управление самолетом, который врезался в болото. А оказалось, что лампочка просто перегорела, хотя шасси были исправны.
Тест на субъективную минуту
