Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя - [9]

В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.

Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.

Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?

Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.

Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.

Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.

Запасное плановое время Т_зп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).

Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Т_зп.

Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.

С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.

Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.

Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.

Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы

• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;

• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;

• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;

• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.

Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.

Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Т_е по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.

Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:

– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.

Задачи распределения и упорядочения времени

Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,

а последние 10 % работы – 90 % времени.

«Правило сроков выполнения проекта»

Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:

• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.

• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.

• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.

При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.

Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.