Выставка. Техника и технология успеха - [8]

Особого внимания заслуживает постановка целей участия вашей фирмы в выставке.

При принятии окончательного решения об участии в выставке необходимо тщательно проанализировать финансовую сторону, наличие материальных и трудовых ресурсов.

Выставка как инструмент маркетинговых исследований при ее правильной организации является очень эффективной.

ГЛАВА 2 Выставка как сложная система

Общий подход

Выставка может рассматриваться с различных позиций: устроителей, посетителей, экспонентов, административных органов власти, средств массовой информации и т. п.

Любая выставка базируется на «трех китах»:

– устроители;

– экспоненты;

– посетители.

Киты бороздят моря-океаны бизнеса. Каждый из них имеет свои цели, некоторые из которых ясны и очевидны всем, другие же скрыты – так что о них можно только догадываться.

Для устроителей и экспонентов это в первую очередь увеличение прибыли, повышение имиджа, ведение конкурентной борьбы по расширению охвата территории, привлечение новых клиентов и поддержание контактов со старыми и т. д.

Если делать детальный анализ, то мы увидим, что некоторые цели у устроителей и экспонентов совпадают. Например, каждый из них заинтересован в большом количестве посетителей (прежде всего специалистов), в успехе выставки – чтобы она была популярной и проводилась систематически.

Естественно, что у устроителей и экспонентов имеются и противоречивые цели. Например, очевидно, что устроители заинтересованы в постоянном увеличении стоимости одного квадратного метра сдаваемой в аренду площади, а цели любого экспонента совершенно противоположны – они хотят стабильности.

Цели посетителей значительно разнообразнее, чем цели устроителей и экспонентов. Это вполне очевидно и понятно, поскольку категория посетителей сама по себе значительно больше по качественному, а самое главное – и по количественному составу. Несколько позже мы на этом остановимся более детально.

Выставка как система

Под системой обычно понимают совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых элементов, предназначенных для достижения какой-нибудь одной или нескольких целей. Все, что связано с изучаемой системой, называют окружением, или внешней средой.

Системный подход позволяет исследовать как всю систему (выставку) в целом, так и по отдельным частям – элементам (подсистемам). Когда встает задача исследовать отдельные элементы системы, широко используется принцип декомпозиции.

Суть декомпозиции (разбиения, расчленения, разделения) системы – в том, что по выбранному критерию декомпозиции с учетом введенных ограничений выделяются подсистемы. Причем при дальнейшем изучении данная подсистема рассматривается уже как система, а все остальное (другие подсистемы) – как окружение. При необходимости «новая» система в свою очередь может быть декомпозирована на подсистемы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока вы не получите желаемый результат: нужный элемент для последующего детального анализа.

Различают следующие виды декомпозиции:

– структурная;

– функциональная;

– технологическая;

– временная.

Структурная декомпозиция обычно применяется при разработке структуры выставочного проекта, выборе штатного расписания, построении стенда и т. п.

Функциональная декомпозиция, как правило, применяется при определении функций эшелонов, разработке положений о подразделениях, разработке должностных инструкций для сотрудников, определении функций каждого рабочего места на выставке.

Технологическая декомпозиция подходит при определении технологического процесса, отдельных операций и процедур работы персонала каждого эшелона или сотрудника.

Временная декомпозиция практически используется на всех этапах выставочного проекта, начиная от замысла, формирования и обсуждения до заключительного этапа. Особое внимание должно быть уделено вопросам планирования, делегирования полномочий и контроля. Например, составлению долго-, средне-, краткосрочных и оперативных планов. Эти и другие вопросы, связанные с рациональными приемами эффективного использования времени, достаточно подробно рассмотрены в одной из моих книг[3].

Выставка с позиций каждого из участников может быть рассмотрена, представлена и описана различными способами и с помощью нескольких моделей. Наибольший интерес с точки зрения простоты и полноты описания представляют две модели выставки:

– концептуальная;

– математическая.

Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки.

Упрощенная концептуальная модель выставки

Взаимодействие любого участника – устроителя, экспонента или отдельного посетителя – может быть представлено следующей упрощенной концептуальной моделью, когда каждый в отдельности взаимодействует с двумя другими.

«Я (мы)» – это вы. Вы можете быть устроителем, экспонентом или посетителем.

«Я (мы)» – это ваши цели и ограничения. «Они» – это другие, не вы.

Концептуальная модель, представленная на рисунке, должна содержать описание целей, которые вы ставите перед собой при участии в конкретной выставке, и описание ограничений на ресурсы. Ваши цели могут базироваться на методике постановки правильной цели[4].

Каждая цель, которую необходимо достичь на выставке, должна быть: