Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - [60]

Разделим расходы на прямые и накладные.

Прямые расходы – связанные с проведением самого мероприятия, например:

– аренда помещения;

– аренда/покупка оборудования;

– реклама;

– питание участников;

– зарплата временного персонала;

– транспорт.

Накладные расходы – не связанные напрямую с самим мероприятием, но необходимые для его организации, как-то:

– зарплата для постоянного персонала;

– аренда офиса, связь;

– офисные, канцелярские расходы;

– амортизация и т. д.

Как это часто бывает в области услуг, зарплата персонала является заметной частью расходов бюджета компании. Чтобы эффективно ее рассчитывать, учет накладных расходов можно вести пропорционально времени, потраченному сотрудником на организацию мероприятия.

Здесь также можно привести следующую формулу:

Операционная прибыль = доходы – прямые расходы.

Нужно отметить, что необходимость учета операционной прибыли, результатов конкретного мероприятия или анализ эффективности работы компании в целом зависят от того, какую часть вашей деятельности занимает организация мероприятий.

Если организация мероприятий – ваша основная деятельность, то вам важно, сколько было мероприятий в течение отчетного периода в вашей фирме, приносит ли операционную прибыль каждое мероприятие и как распределялись время и накладные расходы по разным проектам.

Если же ваша основная деятельность другая, а организация некоего мероприятия для вас разовый проект, то учет накладных расходов просто поможет вам точнее оценить, во сколько вашей компании обошлось то или иное мероприятие.

Далее.

Прямые расходы, в свою очередь, состоят из суммы фиксированных и переменных расходов.

Фиксированные расходы – это все, что не зависит от того, сколько человек принимало участие в мероприятии. К ним можно отнести:

– расходы на маркетинг и рекламу;

– расходы на аренду помещения мероприятия;

– вознаграждение консультантам;

– расходы на вспомогательный персонал;

– расходы на оформление, звук, свет, музыку, декорации;

– обеспечение шоу-программы;

– транспортные расходы (если это расходы на всех участников, общий автобус);

– проживание (если это расходы на всех участников, например аренда пансионата);

– другие расходы (допишите свои).

Уточнение. Конечно, должно быть понятно, что, если в вашем мероприятии планируется участие 10 человек, вам будет нужно меньшее помещение, чем для 100. То есть фиксированные расходы тоже зависят от того, сколько человек участвует в мероприятии. Но они не изменяются прямо пропорционально числу участников. При более точном изображении графика фиксированных доходов кривая будет понемногу подниматься вверх пологими ступеньками.

Переменные расходы – это все, что зависит от количества человек на мероприятии. К этой категории расходов можно отнести:

– раздаточные материалы;

– закуски, питание (услуги кейтеринга);

– алкоголь;

– подарки;

– транспорт и проживание (если эти расходы учитываются индивидуально, например такси из аэропорта);

– прочие расходы, зависящие от численности участников.

Получается:

Переменные расходы = расход на участника × число участников.

Внимание!

После оплаты счетов скорее всего вы уже не сможете вернуть деньги, если число участников мероприятия внезапно сократится. Проверьте заранее, как этот вопрос отражен в вашем договоре с гостиницей, службой кейтеринга и другими подрядчиками.

Совместим графики.

Примеры расчетов

Баланс доходов и расходов мероприятия можно выразить простой формулой:

доходы = расходы + прибыль.

Помня, что

доходы = число участников × цена участия + иной доход[10]

расходы = фиксированные расходы + накладные расходы + переменные расходы,

переменные расходы = число участников × расход на участника,

получаем:

Число участников × цена участия + иной доход = фиксированные

расходы + накладные расходы + число участников × расход

на участника + прибыль. (1)

Эта формула является основной при расчетах. Попробуем применить ее на практике.

Предположим, мы проводим некое мероприятие Х (цифры условны).

Доходы

Пусть стоимость участия в нашем мероприятии будет равна $330 с человека. (Для простоты расчетов допустим, что иных источников доходов у этого мероприятия нет.)

Расходы

Фиксированные:

– аренда конференц-зала – $1000;

– реклама – $1000;

– стоимость проката оборудования – $300.

Итого – $2300.

Накладные:

– оплата труда постоянного персонала – $500 за две недели, требуемые на подготовку мероприятия (при зарплате $1000 в месяц);

– аренда офиса – $100 (10 % от общих расходов на аренду);

– расходы на междугородную связь – $100.

Итого – $700.

Переменные (на участника):

– питание – $20;

– раздаточные материалы – $10.

Итого – $30 на человека.

Попробуем исходя из этого набора данных рассчитать точку самоокупаемости мероприятия; цену участия; прибыль (или убытки) от мероприятия и т. д. Все эти выкладки сводятся к формуле баланса доходов и расходов (1), которая в данном случае ввиду отсутствия иных источников доходов, кроме регистрационных взносов, будет выглядеть так:

Число участников × цена участия = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников × расход на участника + прибыль. (2)

1. Расчет минимального числа участников для самоокупаемости мероприятия