Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - [44]

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

– спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;

– внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

– дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости – это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;

– находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;

– компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;

– «паранойя». Будьте всегда начеку.

Особый фокус – «паранойя». Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности».

Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле. В том смысле, что это норма.

Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.

Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход – подготовка запасного варианта – вас спасет. Это и есть профессионализм.

Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

Известно, что технике свойственно ломаться – соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-память и имейте с собой запасной компьютер.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете данные всего за один день (если вы копируете их ежедневно).

У нас есть запасной комплект нужной техники, который мы «бессмысленно» возили на каждое крупное мероприятие несколько лет. И вот на одной из конференций у нас перегорел компьютер прямо во время презентации. Он заискрил, пошел дым, и все выключилось. Что делать?

Мы просто заменили компьютер. У нас был запасной. На нем были записаны все нужные презентации, в частности презентация того докладчика, во время выступления которого и произошел инцидент. В зале находился наш менеджер, который сообщил по уоки-токи о случившемся на «стол решения проблем». На замену ушло несколько минут, докладчик пропустил всего лишь пару слайдов.

Десять лет ничего подобного не происходило. Но когда это произошло – мы были готовы. Я горжусь этим.

Ошибки мероприятий

Большинство глупых ошибок совершается организаторами в самом начале мероприятия и в самом конце.

Что касается начала, то чаще всего огрехи связаны с тем, что не хватило немного времени на подготовку (буквально каких-то минут), и поэтому возникают различные накладки. Рецепт избавления от них только в правильном планировании и своевременной подготовке.

После того как мероприятие стартовало и все присутствующие втянулись в его ритм, ошибок становится меньше; у организаторов возникает ощущение, что все идет хорошо и самое сложное позади. И это тоже очень опасный момент. Люди расслабляются, а это значит, что ошибки снова возможны.

Штирлиц говорил, что запоминается последняя фраза. Окончание мероприятия, как вам известно, тоже запоминается. Посмотрите, нет ли к концу мероприятия мусора, беспорядка, не выглядят ли работники расхлябанными. Да, они устали, но нельзя, чтобы Клиенты видели это. Если вы отвечаете за мероприятие – проследите, чтобы в конце все прошло особенно хорошо, чтобы сотрудники были особенно собранными и внимательными. Блестящее завершение мероприятия поможет оставить блестящее впечатление.

Запас прочности мероприятия

Всегда готовьте план Б. В некоторых случаях, когда вероятность нестандартной ситуации высока, пропишите план Б и оговорите его с вашей командой, потренируйтесь в его выполнении, подготовьте и напишите к плану Б альтернативный сценарий.