Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - [29]
Документ 1. Пример календарного плана работ
Продолжение док. 1
Продолжение док. 2
Продолжение док. 2
Продолжение док. 2
Документ 3.
Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент).
Это видят только организаторы.
Общие правила
– Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.
– За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.
– Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).
– Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.
– Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.
– Все задействованные лица – организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.
Продолжение расписания
Окончание расписания
В этом плане подробно описано, какие сотрудники и за что отвечают. Это особенно важно, если один сотрудник отвечает за реализацию разных этапов проведения мероприятия. Чтобы ничего не упустить, он должен иметь перед глазами документ, где будет указано, в каком месте он должен находиться в конкретный момент времени.
Партнеры и подрядчики
Кто вам необходим и кто может помочь при подготовке мероприятия
Выделение потенциальных партнеров («коалиция союзников») – очень важный и интересный этап. Подумайте о том, кто заинтересован в вашей аудитории. Подумайте об их целях и интересах. Предложите партнерство. В некоторых случаях вы сможете разделить бремя ответственности за организацию мероприятия и бремя расходов.
Конечно, наличие партнеров существенно осложнит вам жизнь, так как они будут преследовать собственные цели, с ними будет необходимо многое согласовывать и они, как любая организация, могут вас подвести. Тем не менее польза от наличия партнеров может существенно превысить сложности и неудобства.
Во время Второй мировой войны у Черчилля долго не ладились отношения с французами и американцами. Ему приписывают выражение: «Союзники – это ужасно. Хуже союзников может быть только… отсутствие союзников».
Чтобы не возникало недоразумений, заранее четко разделите ваши зоны ответственности и строго выполняйте договоренности.
Работа с подрядчиками
В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков и партнеров.
В странах Западной Европы и США довольно распространены Celebrity Speakers Bureau. На момент написания этой книги в России этот бизнес не очень заметен.
Это узкоспециализированные агентства, с помощью которых вы можете пригласить к себе на вечеринку знаменитость: писателя, политического деятеля, изобретателя… Если вы договорились, подписали договор, то можете быть уверены, что знаменитость появится вовремя и сделает то, что вы заказали: выступит, споет или ответит на вопросы. Например, через такое бюро в Швеции – Speakersnet – мы заказывали выступление Йонаса Риддерстрале, соавтора «Funky business». Точно так же можно заказать выступление Билла Клинтона, Джорджа Буша-старшего, Нила Армстронга. Я приценивался к гонорарам Фредерика Бегбедера и Кристофера Бакли – десятки тысяч долларов… В России бизнес Celebrity Speakers Bureau в основном существует в другом виде: есть люди, у которых длинный список знакомых и толстая-толстая записная книжка с телефонами знаменитостей. Вы можете позвонить им, и они по-дружески попросят тех сходить на некое мероприятие. Как правило, выплаченные вами деньги остаются только у посредника с толстой записной книжкой. В данном случае я не говорю о звездах эстрады, юмористах и прочих, так как тут существуют твердые расценки и довольно понятное ценообразование.
Посмотрите сайты:
Этапы взаимодействия
1. Оценить свои ресурсы и потребности.
2. Определить бюджет.
3. Отобрать потенциальных поставщиков.
4. Отослать ценовой запрос.
5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.
6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.
7. Проконтролировать выполнение контрактов.
8. Работать только с лучшими.
Как это работает?
Сначала оцените, что у вас есть и что (услуги, техника, персонал) может потребоваться. Оцените, во сколько вам обойдется решение действовать собственными силами. Для этого вспомните, что у вашего времени и времени ваших коллег (у каждого часа, дня, недели) есть цена: ваша зарплата и деньги, которые вы могли бы заработать за это время, если бы передали некую работу субподрядчику. Лучше, если эта цена – дня или часа – заранее вам известна, чтобы вы, выслушав предложение подрядчика, могли легко сравнить их по стоимости.
Также оцените, стоит ли брать в аренду какое-то оборудование или имеет смысл его купить. Например, стоимость видеопроектора для презентаций составляет $800; если вы пользуетесь проектором раз в месяц и берете его в аренду по $100 в день, то легко можно посчитать, что за восемь месяцев проектор окупится и его лучше купить.
