Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - [24]

Практические рекомендации

Короткие советы выступающим на мероприятиях.

– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.

– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.

– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.

– Больше четырех строк на слайде не читается.

– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.

– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.

– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.

– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.

– Не заумствуйте. Лучше пошутите.

Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.

Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны.[2]

И.Б.Уайт

Рекомендации для модератора (ведущего заседания)

Перед заседанием (конференцией) модератору следует:

– предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;

– узнать немного о докладчиках;

– познакомиться с ними;

– подготовить к ним 3–4 вопроса – для общего обсуждения;

– подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;

– в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;

– предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.

Во время заседания модератор должен:

– поздороваться с аудиторией, представиться;

– представить выступающего;

– сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;

– во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;

– поблагодарить выступающего;

– в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;

– в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;

– после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;

– указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;

– в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;

– в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;

– по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию – за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).

После заседания модератору рекомендуется:

– ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших участников;

– поделиться своими замечаниями с организаторами.

Подведем итоги этого раздела. Обязательными составляющими великолепного мероприятия являются:

– внятная цель;

– правильное время;

– правильное место;

– подготовленные люди;

– грамотное руководство;

– техническое оснащение;

– атмосфера, задействующая все пять чувств;

– хороший сценарий.

Все это важно в совокупности: плохая проработка любого из этих пунктов сведет на нет все ваши усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо четкое планирование, о котором сейчас и пойдет речь.

Планирование Составление плана работ

Внимание!

Существует мнение, что время, отведенное на реализацию некоего проекта, – фиксированная величина. Разница в том, сколько времени вы тратите на подготовку и планирование. Попробуем представить это графически.

Вопрос: какой вариант лучше?

Очевидно, что второй: он обходится дешевле, и ошибок в этом случае будет меньше. Постарайтесь уделить достаточно времени планированию и подготовке.

Особый фокус состоит в том, что необходимо уделять особое внимание аккуратности исполнения плана – иначе зачем его составлять? Если вы подготовили его, то нужно обязательно его осуществить.

Основные элементы планирования:

– цели и задачи мероприятия;

– концепция мероприятия;

– время и место проведения;