Ваше время в ваших руках - [26]
- работать только над действительно важными и необходимыми задачами;
- решать вопросы в соответствии с их неотложностью; концентрироваться на выполнении только одной задачи;
- более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;
- наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
- исключить дела, которые могут быть выполнены другими;
- в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться по крайней мере с важнейшими вопросами;
- не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам. Позитивные последствия: соблюдаются установленные сроки; вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
- получают удовлетворение подчиненные, коллеги и ваш непосредственный руководитель; удается избежать конфликтов; вы сами избегаете стрессовых перегрузок. В последующих разделах рассматриваются различные критерии и методы, руководствуясь которыми, вы можете определить очередность своих важнейших дел.
3.2. Принцип Парето (соотношение 80:20)
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.
Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.
Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:
- 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;
- 80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;
- 20% ошибок обусловливают 80% потерь;
- 80% ошибок обусловливают 20% потерь;
- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;
- 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.
Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь % общего итога.
На нижеследующей схеме поясняется этот «железный» принцип временного менеджмента.
| Временной принцип Парето (соотношение 80:20) | |
|---|---|
| Затраты | Выпуск |
| 80% затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) | 20% итогового результата |
| 20% затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) | 80% итогового результата |
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:
Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные»!
Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.
3.3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ
Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными.
С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.
Используйте анализ АБВ, чтобы дополнить свой опыт путем систематического планирования и усовершенствовать методику работы!
Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел!
Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:
- Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.
- На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя,
- Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.
Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, Дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего Эффекта.
На следующие по значимости задачи Б приводится также существенная часть совокупного результата. тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.
