Ваше время в ваших руках - [2]

Особое внимание читателей хотелось бы привлечь к двум ведущим авторским положениям, которые являются своеобразным рефреном всей книги. Во-первых, принцип приоритетов. Сам по себе этот принцип для нас не нов. Вспомним слова Д. Дидро: «Предварительное знание того, что хочешь сделать, дает смелость и легкость». Из теории систем общеизвестно значение системообразующих факторов. Широко применимо в практике ленинское определение главного звена в цепи событий.

Однако в управленческой деятельности принцип приоритетов все-таки не нашел должного распространения. Во многом виной тому была организация нашей экономики, жестко централизованной и с громадным ведомственным аппаратом, который постоянно выдавал хозяйственным руководителям разнообразные «ЦУ», не позволяя им ни шагу сделать самостоятельно, обставляя их управленческую деятельность обильным нормативным «частоколом».

В современной нашей хозяйственной ситуации, когда широко утверждается аренда и все больше предприятий становятся свободными «производственными ассоциациями», от руководителя производства требуется подлинная интеллектуальная самодеятельность. В этой связи умение правильно распорядиться своим рабочим временем и научить своих подчиненных таким же образом им распоряжаться выступает в качестве наиважнейшего требования, предъявляемого к его управленческой деятельности. Другими словами, профессионализм руководителя в решающей мере определяется рациональным установлением приоритетов.

Оговоримся, что это не открытие. Еще Демокрит советовал, что лучше думать перед тем, как действовать, чем после. В наше сложное время совет Демокрита стал одним из принципов образа жизни многих людей. В авторском изложении он выступает в виде самоличного установления руководителем в своей деятельности реестра задач: «А — Б — В». Практически это выглядит так: руководитель при планировании своего рабочего дня (недели, месяца, квартала, года), исходя из критерия значимости, важности, срочности задач, выделяет из них «А» — наиболее значимые, важные и срочные, «Б» — значимые, важные и срочные, «В» — менее значимые, менее важные и несрочные.

Затем в соответствии с иерархией задач руководитель в своем рабочем плане выстраивает их в соответствующий ряд и определяет время и сроки выполнения. Как известно, типичной трудностью для многих руководителей является конкретное определение, сколько времени надо выделить на решение поставленных задач. Для преодоления этой трудности в книге описывается принцип итальянского экономиста В. Парето. Согласно этому принципу («80:20») в процессе работы за первые 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Как прост принцип Парето! Но насколько он практически ценен. Конечно, простота не должна спровоцировать на упрощенность восприятия, представление о технологической легкости освоения. В книге приводятся многочисленные данные, свидетельствующие о том, насколько разнообразны «пожиратели времени». Одним из надежных способов борьбы с ними является строгое распределение времени в соответствии с принципами приоритетности и Парето.

Читателей заинтересуют те практические рекомендации, которые приводятся в книге для успешного применения названных принципов. Конечно, эти рекомендации условны. Так, автор советует, чтобы задачи группы «А» составляли 15% количества всех задач, которыми занят руководитель, задачи группы «Б» — в среднем 20% их объема, а задачи группы «В» в общем удельном весе задач руководителя «тянут» на 65%, но имеют примерно 15% в общей «стоимости» всех его дел.

Подобный расклад является хорошим ориентиром для любого руководителя. Однако могут быть и другие оценочные критерии удельного веса задач и их «стоимости». Главное, чтобы не были нарушены границы разумного распределения дел, которыми занят руководитель, неукоснительно соблюдены принципы приоритетов и Парето.

Желая подстраховать читателя, автор специально акцентирует его внимание на простом вспомогательном средстве, применение которого особенно полезно в тех случаях, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Речь идет о принципе американского генерала и президента Д. Эйзенхауэра.

Читатель, наверное, на собственном опыте знает, что все умное — просто. И наоборот. Чем меньше ума вложено в какое-то дело, тем оно сложнее. В этом еще раз можно убедиться, ознакомившись с принципом Д. Эйзенхауэра. В чем его простота и полезность? В зависимости от степени важности и срочности задачи различаются по четырем гипотетическим оценкам: задачи «А» выполняются без промедления; задачи «Б» выполняются в предварительно установленные сроки; задачи «В» выполняются теми, кому руководитель их поручает; остальные задачи переправляются в корзину для бумаг.

Не правда ли, бесхитростный принцип! Однако прав автор, обращая внимание на то, что от многих менеджеров его применение требует высокого профессионализма и нередко деловой интуиции в определении задач «А». Кроме того, для осуществления этого принципа надо иметь думающих соисполнителей и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину. В самом деле, как именно задачи, которыми тот или иной руководитель привык заниматься годами, надо, ознакомившись с принципом Д. Эйзенхауэра, выбросить в бумажную корзину?