Управление стрессом - [42]

Если вашим ответом по-прежнему будет «да», начинайте читать с разделов или глав, представляющих для вас наибольший интерес. Не считайте, что вам нужно начать с главы 1 и читать по порядку до самого конца. То, что такой порядок изложения удовлетворял целям автора, не означает, что он удовлетворяет и вашим целям. Где необходимо, реорганизуйте материал в соответствии со своими приоритетами и в таком порядке читайте.

• Прочитав часть отчета или главу, остановитесь и обдумайте прочитанное.

• Соотнесите новые идеи и информацию с тем, что вам уже известно по этому вопросу.

• Определите, какие части вероятнее всего окажутся самыми сложными, и выработайте стратегию разрешения таких проблем. Например, если вас приводят в замешательство некоторые незнакомые аббревиатуры или технические термины, выясните их значение и составьте свой собственный словарь определений, прежде чем читать дальше.

• Разбейте длинные главы и разделы отчета на более короткие части. Прикиньте, сколько времени займет у вас чтение каждой из них, а затем сделайте это время конкретной целью своего чтения. При этом легче сосредоточиться на материале, чем если вы просто решаете читать до тех пор, пока у вас есть время или вам не наскучит.

• Читайте гибко, используя всеохватывающий подход. Пролистывайте или просматривайте текст, чтобы получить общее представление. Затем сосредоточьтесь и изучите абзацы, требующие более обстоятельного обдумывания.

• Просмотрев отчет, приступайте к активному чтению, помечая в тексте ключевые идеи, концепции и информацию. Если в самой книге или в отчете делать пометки нельзя, ксерокопируйте нужный материал. Прочитав сложные разделы, отредактируйте их, чтобы уменьшить объем и убрать ненужную для ваших целей информацию.

• Подчеркните части, требующие дополнительного изучения.

• Выделите ключевые слова и концепции в каждом абзаце.

Постоянно переключайтесь от общего обзора к тщательному изучению ключевых деталей, а затем обратно к обзору.

6. Как быстрее разбирать и читать почту

Каждый занимающийся бизнесом человек за свою жизнь получает, по меньшей мере, 50 000 навязанных почтовых отправлений, известных также как «макулатурная корреспонденция».

Предположим: на то, чтобы открыть и прочитать каждое из этих отправлений, вам потребуется 60 секунд. В этом случае вам придется провести 20 рабочих недель, или 5 месяцев своей жизни, занимаясь только этим и ничем другим. Имеет ли смысл тратить на это время, зависит от того, насколько чтение такой корреспонденции помогает достижению ваших целей в жизни.

В большинстве случаев маловероятно, что более чем одно из десяти таких почтовых отправлений будет представлять для вас какой-либо интерес или окажется полезным. Если вы перестанете читать все, за исключением этих 10 %, то затраченное вами время снизится до двух недель. Используя описанную выше технику скорочтения, вы можете дополнительно уменьшить временные затраты на определение информационной значимости документа с 1 минуты до 15 секунд. Таким образом, общее необходимое время уменьшится до одной недели. Разбирайте письма и другую корреспонденцию следующим образом.

• Открывайте их над корзиной для бумаг, чтобы можно было сразу выбросить все не представляющее для вас интереса.

• Обращайтесь к каждому почтовому отправлению только один раз. Решайте, какие действия предпринять, даже если это будет просто помещение в папку предстоящих дел.

Группирование задач увеличивает продуктивность, ибо увеличивает концентрацию и сосредоточение. Таким образом, складывая корреспонденцию в папку предстоящих дел с целью разобраться со всем ее содержимым за один раз, вы тем самым значительно снизите затраты времени.

• По возможности отвечайте на письма, пользуясь телефоном, факсом или электронной почтой.

• В качестве альтернативы напишите на оригинале письма краткий комментарий и отошлите его факсом или же снимите для себя копию и сразу же отправьте обратно это же письмо по почте.

Как экономить время при письме

Для многих людей написание чего-либо более значительного, чем служебная записка, представляется отнимающим время кошмаром. Они медлят и сосредоточенно смотрят на чистый лист бумаги или на такой же чистый экран дисплея компьютера.

Они очень долго и отчаянно подыскивают точно соответствующие слова для выражения своих мыслей.

Они пишут несколько строк и зачеркивают. Начинают снова и снова, неудовлетворенные тем, что написали. Это продолжается, время уходит, а конечный срок становится все ближе и ближе.

Хотя ничто и никогда не сделает задачу написания отчета, доклада или какого-либо иного объемного и требующего сосредоточения документа легкой, существуют практические шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить скорость и эффективность подготовки такого текста.

1. Ясно представляйте себе, что вы хотите сказать

Чтобы писать понятно, вы должны мысленно четко определить конкретную причину для подготовки текста. Это очертит границы вашей работы и позволит сосредоточиться на теме, определяя вашу точку зрения по вопросу. Иногда тезис может быть выражен косвенно, но чем яснее он сформулирован, тем удачнее окажется речь.