Учимся учиться - [41]

Как бороться с таким подходом? Вначале целесообразно исследовать самые срочные дела. Здесь снова может помочь использование принципа 80:20. Как правило, 80% времени тратится всего на 20% дел, т.е. на небольшое число задач. Именно на них и стоит сосредоточить внимание. Нужно не только искать более эффективные способы их решения, но и попытаться ограничить круг срочных дел. Проанализировать каждое, задаваясь вопросом: нужно ли оно вообще? Способность человека ставить перед собой цели иногда оборачивается против него. Срочные дела обычно смешивают с текущими. Не каждое текущее дело является действительно срочным. И тем более не следует его в это срочное превращать, стремясь выполнить как можно быстрее. Надеемся, что вам поможет разделение текущих дел на 3 категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и допускающие решение по мере появления возможности.

Крайне нежелательно откладывать выполнение важных дел: со временем они грозят перейти в срочные и даже горящие. И тогда на них потребуется гораздо больше времени, поскольку они будут вклиниваться в привычный распорядок, нарушая его, требуя дополнительных перепланировок, срывая сроки других дел. Авралы приводят к цепным реакциям, к лавинообразным нарушениям сроков, отмене некоторых важных дел и в итоге — к потерям. В принципе, при умелом взгляде на срочные дела важно обретение уверенности, что на важные дела у вас всегда найдется время. Упорядочив намеченные дела по их важности, нужно четко их соотнести с временными ресурсами, которыми вы располагаете, чтобы можно было перейти к планированию дел в течение дня, недели, месяца, года. На данном этапе решается две задачи. Во-первых, точнее определяются затраты на каждое дело. Во-вторых, анализируется ваша загруженность текущими делами.

Попробуйте составить список регулярных дел, куда входили бы такие виды занятий, как учеба или работа (или вместе, если вы учитесь на вечернем отделении); поездки на транспорте; посещение кружков, секций; походы в кино, театры, на концерты; просмотр телепередач; чтение газет, журналов, книг; выполнение домашних заданий, подготовка к урокам, семинарам; посещение и прием гостей; прогулки и занятия физкультурой; дела по домашнему хозяйству, в том числе приготовление завтрака, обеда и ужина, мытье посуды, стирка или сдача и получение белья из прачечной, уборка квартиры, покупка продовольственных товаров, покупка непродовольственных товаров, в том числе подарков; телефонные разговоры; утренний и вечерний туалет; завтрак, обед, ужин, чай; иные ваши постоянные занятия, связанные с выполнением обязанностей, поручений или с вашими хобби; затраты на сон.

Проставьте затем против каждого пункта перечня величину затрат времени, уходящего в среднем в течение одного дня на выполнение данного дела. Если вы занимаетесь им не каждый день, просуммируйте все затраты на него за неделю или за месяц и разделите на число календарных дней рассмотренного периода.

Например, вы два раза в неделю посещаете бассейн. Без учета транспортных затрат одно посещение и сборы к нему составляют два часа. Перемножаете 2 часа на 2 раза и получаете итог – 4 часа. Затем делите его на 7 дней. Получается, что в среднем в один день на посещение бассейна затрачивается примерно 0.6 часа. Другой пример. Предположим, вы ходите в гости, как правило, один раз в месяц и принимаете у себя гостей тоже один раз в месяц. На пребывание в гостях вместе с подготовкой у вас уходит 5 часов, а на прием гостей – 7 часов. Сложив пять с семью и получи двенадцать, разделите на 30 дней, что составляет среднее число дней в месяце, - вы получите, что средние ежедневные затраты на прием и посещение гостей составляют у вас 0.4 часа.

Результаты по однотипным занятиям в пределах каждого пункта списка складываются. Например, среднее ежедневное время посещения бассейна составляет 0.6 часа, а кружка китайского языка – 1.2 часа. Тогда по данному пункту в среднем каждый день затрачивается 1.8 часа.

После подсчета затрат времени по каждому пункту в целом просуммируйте общие затраты времени по всем пунктам. И сравните полученный результат с реальным наличием в сутках ровно двадцати четырех часов. Немногим удается с первого раза получить результат, близкий к этому числу. Как правило, он заметно выше, порою в два раза и больше. Это возможный признак того, что вы живете в условиях дефицита времени, взвалив на себя невыполнимые задачи, не обеспеченные имеющимся в вашем распоряжении реальным временем, либо вы неверно представляете реальную продолжительность и частоту ваших занятий и, следовательно, не знаете о ваших действительных нехватках и резервах времени. Но возможно, вы не учли еще ряд выполняемых вами дел. Так или иначе, полученный вами результат при его существенном отклонении от реальной продолжительности суток — основа для начала более строгого анализа ваших реальных затрат времени.

Один из самых точных способов составления и анализа вашего бюджета времени — метод моментальных наблюдений. Скорректированный по результатам анализа предварительно составленного бюджета времени перечень дел пишется на отдельном листке, который постоянно носится с собой. На протяжении длительного периода времени, месяца и более, вы каждый день несколько раз в совершенно случайные моменты вспоминаете о его существовании и отмечаете в списке то дело, которым вы в этот момент заняты.