Тайм-менеджмент за 30 минут - [3]

Вы узнали себя? Вы стремитесь к успеху? Тогда за дело! Вы должны научиться делегировать обязанности, планировать свою жизнь и правильно устанавливать приоритеты. Планирование поможет Вам вовремя выполнить дела из квадранта II и тем самым разгрузит квадрант I. Правильное определение приоритетов расставит по местам Ваши дела. Возможно, при этом окажется, что некоторые срочные и важные дела вовсе не такие важные, и место им в квадранте III. А дела из квадранта III надо научиться делегировать.

Учимся устанавливать приоритеты

Любые приоритеты устанавливаются на основе анализа и фильтрации активностей любого рода. Как золотоискатель промывает золотой песок через сито в надежде намыть самородок, так и Вы «фильтруете» свою деятельность с целью получить золотое время. Какие фильтры надо использовать? Фильтр важности и фильтр срочности. Пропустив всю свою повседневную деятельность через эти два фильтра, Вы поймете, какие у Вас важные дела, а какие срочные.

Принцип определения приоритетов 20:80 был открыт на основе статистики, которую провел итальянский экономист Вильфредо Парето (18481923). Парето в свое время установил, что 20 % населения владеют 80 % национальных богатств. Оказалось, что отношение 20:80 справедливо во многих других областях. Например, 20 % постоянных клиентов (товаров) обеспечивают до 80 % прибыли. 80 % числа всех пропусков рабочих дней делают только 20 % сотрудников. Самые важные сообщения в газете занимают 20 % места и приносят 80 % информации. Применительно к распределению времени принцип Парето гласит: за 20 % времени, затраченного на достижение поставленной цели, достигается 80 % успеха. За 80 % оставшегося времени достигается только 20 %. Принцип Парето применяется, когда надо расставить приоритеты в делах одной тематики или направления.

Как установить приоритеты согласно принципу

1. Выпишите все дела, относящиеся к достижению определенной цели.

2. Отметьте степень важности по вкладу в достижение цели.

3. Выберите из этих дел те, которые в сумме дадут 80 % вклада в достижение цели. Это и будут Ваши первоочередные дела.

4. Оставшиеся дела и делишки распределите по срочности и важности.

5. Важные выполните сами, неважные и срочные делегируйте.

Золотое правило: Делегируйте все, что можно делегировать!

Установка приоритетов по методу ABC-анализа полезна там, где нужно расставить приоритеты среди различных направлений или различных видов деятельности. Отнесем к группе А важные и часто срочные дела, к группе В – дела средней важности и к группе С – дела, называемый текучкой, всякого рода дополнительную деятельность и т. п. Дела группы А составляют обычно 15 % от общей деятельности, группы В – 20 % и группы С – до 65 %. При этом вклад в общий успех группы А составляет до 65 %, группы В 20 % и группы С только 15 %.

Дела группы А (15 %), как важные и приносящие максимальный вклад в успех достижения цели, должны быть выполнены самостоятельно, их нельзя делегировать.

Дела группы В (20 %) нужно по возможности почетно делегировать. Хотя они и имеют гриф средней важности, но вклад от них в общий успех небольшой.

Дела группы С (65 %) являются неизбежно-рутинными, например, телефонные разговоры, письма и прочая корреспонденция, заказ билетов и пр.

Распределение задач по группам

Вклад каждой группы в общий успех

Рис. 1. Метод АВС-анализа

После того как Вы научились правильно расставлять приоритеты, внимательно посмотрите, чем Вы заняты сегодня. Насколько важны для успеха Ваши сегодняшние дела? Если не очень, то такие дела лучше всего перепоручить, чтобы высвободить время для выполнения важных и срочных дел. Поэтому сейчас мы

Учимся делегировать

«Постыдно, занимаясь много чужими делами, забрасывать свои собственные».

Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н. э.

1. Составьте список дел из квадранта III с указанием требований, предъявляемых к исполнителю, графиков выполнения.

2. Составьте список Ваших сотрудников, укажите сферу ответственности, меру занятости другими проектами.

3. Совместите оба списка и определите, кто из Ваших сотрудников с большим успехом мог бы выполнить определенные задачи из квадранта III.

4. Проведите соответствующую беседу с сотрудниками. Объясните им необходимость выполнения полученных задач как возможность будущего повышения по служебной лестнице. Отметьте для себя, кто из них проявил больше энтузиазма и интереса, в какой области, по каким причинам. Тот сотрудник, который регулярно справляется с выполнением важных и срочных работ, со временем станет Вашим заместителем или займет Ваше место, когда Вы уйдете на повышение. Хороший дублер возьмет на себя часть вашей деятельности, когда Вы уезжаете в командировку, примет правильные решения и обеспечит выполнение текущих проектов.

5. Нельзя делегировать вопросы из квадрантов I и II!

«Время на все есть:

свой час для беседы, с

вой час для покоя».

Гомер, ок. VIII в. до н. э.

2.2. КВАДРАНТ II. Я В ЗАМКЕ КОРОЛЬ

Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II? Оба подпадают под определение важных и, казалось бы, что со временем дела квадранта II должны автоматически перейти в квадрант I? Отличие, однако, заключается в другом. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи.