Тайм-менеджмент. Полный курс - [73]

Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: лейтенанту-разведчику не нужно вычислять координаты вражеского танка. Ему достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее / левее или дальше / ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Примерно в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день обзвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток «напоминалок» о клиентских делах. Бегло их просмотрев, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по в соответствии с расписанием недели (Иванов будет только в четверг – перенесем встречу с ним на четверг, а Петрову позвоним прямо сейчас и т. д.). Таким образом, вы разбираете все «напоминалки» одновременно, в день реперной точки, а не натыкаетесь на них в самое разное время в начале января.

Кроме «дня обзвона клиентов» достаточно часто используемой реперной точкой служит «день просмотра долгосрочных задач и мыслей». У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» – будет отнесена к последней субботе июня. В этот день, скорее всего, появится от пяти до десяти оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.

8.2. Расстановка приоритетов

Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное и начинайте именно с него – вот основное правило в этом деле. Outlook позволяет автоматизировать этот процесс и сделать его более удобным.

Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить.

• Петров: проверить готовность отчета.

• В банке: оплатить домашний Интернет.

• Проект А: подготовиться к встрече.

• Сделать презентацию по новому продукту.

Рассмотрим на конкретном примере, как осуществляется процесс расстановки приоритетов в Outlook. Возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Он типичный предприниматель, владелец малого бизнеса, имеющий несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект («раскулачивание» Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», а также столкнувшийся с необходимостью создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая) и т. д.

Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рис. 8.5.

Как только вы внесете первые 10–15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы согласно принципам тайм-менеджмента начинать работу именно с них.

Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.

Приоритизированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рис. 8.6.

Если при создании задачи вы выбирали «важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритизированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с нее «высокую» важность, и она возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.

Управленческая задача: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т. е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритизированный список задач.

8.3. Настройка пользовательского представления. Правила автоформатирования

Настроить пользовательское представление – означает побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть позже.

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д.

Поскольку для Outlook вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте разберемся, как его настроить таким образом, чтобы вам было удобно им пользоваться.