Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать - [14]

Шрифт
Интервал

При освоении принципов планирования дел возникнет немало трудностей. Первое, что нужно будет преодолеть, – русский менталитет. Наш человек слышит слово "планирование", и его передергивает, так как это понятие до сих пор ассоциируется с пятилеткой и девизом, что план – это закон. Правильному планированию всегда мешала широкая русская душа, творческие порывы которой сложно привести в систему. Мешают и всем известные две проблемы России – дураки и дороги, из-за которых не выполняются обещания, поезда не приходят вовремя и т. д.

Однако, чтобы выстроить жизнь по собственному желанию, в сроки укладываться необходимо. Выполнять данные обещания, не опаздывать на встречи, перезванивать маме – естественные правила для современного человека. Никто не нуждается в объяснении, зачем каждые утро и вечер нужно чистить зубы и принимать душ; то же касается и чистоплотности в распоряжении собственным временем.

Не стоит ассоциировать планирование с понятиями жесткого и детального. У каждого оно свое, в зависимости от рода деятельности, образа жизни и наличия или отсутствия семьи. Планирование может быть гибким, а не только строгим.

Первое, что нужно усвоить, – не жалейте времени на построение планов, но и не впадайте в другую крайность. Главное преимущество планирования состоит в том, что время, затраченное на него, приводит к сокращению времени, которое уйдет на работу и другие запланированные дела. Время, потраченное на планирование, – это время решений. Любое планирование следует осуществлять в два этапа. Сначала составьте список и определите приоритеты, то есть те дела, которые важнее остальных. Для этого сначала напишите черновой вариант, а затем – чистовой, которому вы и будете следовать. В первом списке все дела будут для вас равноценными. Путем нумерации распределите пункты в порядке значимости в настоящее время. Затем перепишите все заново. Помните: ни один список не является полным, пока он не отражает порядок важности дел. Это и есть азбука планирования.

Гибкое, или контекстное, планирование

Оправдание незавершенности намеченных дел всегда можно найти в непредсказуемых ситуациях и непредвиденных посетителях, в апатии и нежелании что-либо делать, в отсутствии четкой постановки задачи и критериев ее выполнения, в тупости начальника или круговороте быта. Однако именно умение планировать поможет вам не только завершить необходимые дела в срок, но и закончить их эффективно. Планировать нужно разумно.

Рассчитывая свой день, планируйте не более 60 % рабочего времени. Оставляйте так называемые буферные зоны между делами – это запасное время позволит решить текущие вопросы или отвлечься на непредвиденные обстоятельства. Грамотное планирование дня предусматривает выделение времени на несрочные дела, которые, накопившись,

могут разрушить многомесячный труд. К примеру, это может быть уборка рабочего места, сортировка бумаг и почты или уборка кухни и стирка.

Для грамотного планирования сделайте обзор текущих и ближайших целей и задач (об этом уже говорилось ранее). Обязательно придайте им осязаемый вид – запищите на бумаге или в компьютере. Владение ситуацией позволит провести грамотное планирование без дополнительного стресса. Например, у каждого человека есть ближайшие дела, которые легко предсказать: написание отчета или закупка продуктов для празднования дня рождения. Однако есть задачи, которые невозможно привязать к определенному времени. Для их решения существует гибкое планирование.

Например, в плане могут быть такие дела, как заплатить за квартиру, если вас отправят по работе в банк, или подписать договор у шефа, когда он будет на месте. Подобное сложно привязать к конкретному времени, так как вы не знаете, когда именно попадете в банк или когда шеф придет на работу.

Для решения таких задач существуют удобный момент и подходящие обстоятельства – контексты. Вспомните свой рабочий день. Обычное жесткое планирование в ежедневнике не приспособлено к управлению делами, которые невозможно записать на четкое время, поэтому нужно использовать контексты. Самые распространенные из них – место (в офисе, в банке, на улице, по дороге), человек или группа людей (на совещании, при встрече с шефом, в разговоре с подругой), внутренние обстоятельства (когда появится настроение или вдохновение) и внешние обстоятельства (когда у подруги будет время, когда мужу дадут отпуск, когда у шефа появится настроение). Это только примеры контекстов, которыми можно руководствоваться. Вам важно выявить свои собственные и научиться использовать их с максимальным эффектом.

Систему контекстного планирования можно создать при помощи обычного ежедневника. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выявить подходящие для вас контексты (достаточно пяти-семи).

2. Создать в ежедневнике разделы, соответствующие этим контекстам.

3. При приближении контекстов (подходящих случаев, благоприятствующих обстоятельств) заглянуть в ежедневник и увидеть необходимую для решения задачу.

Удобнее делать это на компьютере при помощи программ Outlook или Excel. Тем, кто умеет ими пользоваться, нетрудно представить принцип работы. Для менее опытных ПК-пользователей посоветую Word как наиболее распространенный текстовый редактор. Этот вариант рассмотрим подробнее (табл. 4.1).


Еще от автора Наталья Григорьевна Еремич
Как избежать угона. Системы безопасности автомобиля

Прочитав книгу, вы удивитесь тому, что дверь автомобиля открывается обыкновенной проволокой, сирена и иммобилайзер "убиваются" практически голыми руками, зажигание включается без ключа и поймете, как с этим бороться. Вы узнаете, зачем угоняют машины, какова их дальнейшая судьба, как их ищут и почему не находят.Читайте, что делать, если страшное все-таки случилось, как вести себя с представителями власти, страховой компании и даже с самими угонщиками, требующими выкуп за то, что и так вам принадлежит.


Нужное чтение для ума и развлечения

Все чаще чтению мы предпочитаем удобоваримый сериал. Но есть такие места, куда не затащишь телевизор или компьютер, а сидеть сложа руки там бывает скучно… Одни пишут СМС, другие думают о смысле бытия, а третьи – читают… то, что написано на обертке рулона туалетной бумаги или на прошлогоднем календаре. Изредка – литературу, которая занимает половину пространства вокруг унитаза и создает массу неудобств. А ведь есть куда более занимательное и компактное чтиво, которое позволит провести время с пользой не только для организма, но и для ума – кладезь невероятно интересных фактов, которых вы еще не знаете! Открывайте мир с новой стороны, даже сидя в уборной!


Нужное чтение-2. Новые невероятные факты

Наверное, каждый, кто прочел интересную книгу, знает, как становится грустно, когда она подходит к концу. Но случается ведь, что выходит в свет и вторая, и даже третья часть какого-то произведения, ставшего бестселлером! Мы продолжаем знакомить вас, уважаемый читатель, с теми фактами, о которых вы еще не слышали. К примеру, всё ли вы знаете о своем организме? Если не всё, то многое? Ответ неверный – расслабьтесь и читайте! Единственное – не забывайте о том, где находитесь!


Рекомендуем почитать
ВкусВилл: Как совершить революцию в ритейле, делая всё не так

Как построить большую продуктовую сеть, начав с маленького молочного киоска и не взяв ни одного кредита? Как вынырнуть из алого океана, погрузиться в голубой и ежегодно увеличивать обороты вдвое? Как не утратить дух стартапа за 10 лет? Как управлять компанией, в которой более 5000 сотрудников, без жестких приказов и регламентов, прописанных KPI и спланированного годового бюджета? Какими должны быть управленцы в такой компании? Как вообще подбирается команда, которую не хотят покидать? Продуктовые сети «ВкусВилл» и «Избёнка» знакомы многим, их продукцию любят и рекомендуют друзьям. Компания ворвалась на рынок здорового питания и совершила революцию в розничной торговле.


Угол зрения реальности

Книга «Угол зрения реальности» будет интересна широкому кругу читателей, интересующихся тем, как в нашем действительности происходят процессы розничной торговли, больших продаж. Как клиент видит продавца со своей стороны и как продавец в свою очередь воспринимает разного рода клиентов. Роли человека в ситуации «заказчика» или «исполнителя», амбивалентность поведения в разных ролях и разнообразие восприятия действительности. На чём основаны названия, как работают бизнес-процессы, что побуждает человека к покупке или продаже.


Мой бодипозитив. Как я полюбила тело, в котором живу

«Мое тело – мое дело!» – однажды громко заявила Тесс Холлидей, запустив волну восхищений и возмущений по всему миру. Теперь она смотрит на всех злопыхателей с обложки журнала Cosmopolitan и говорит: «Это мое время!» Эта книга – не просто исповедь толстой девчонки и не очередная история успеха – это мощный мотиватор для всех, кто когда-либо сомневался в себе. Тесс Холлидей прошла непростой путь от забитой девочки из неблагополучной семьи до самой скандальной и высокооплачиваемой модели плюс-сайз.


Ваш интернет-магазин от А до Я

Первая и на текущий момент единственная большая книга о создании, ведении и развитии бизнеса интернет-магазина в России, написанная магазинщиком с 20-летним опытом в электронной коммерции, который до сих пор у руля. Книга описывает не только теоретические аспекты поиска ниши, планирования ассортимента и создания сайта, в ней автор рассказывает о своём многолетнем практическом опыте создания, раскрутки и реорганизации интернет-магазинов. Речь пойдёт о логистике и складе, работе с поставщиками и партнёрами, сравнении передачи процессов на аутсорсинг или выполнении своими силами, о нюансах локальной и региональной доставки, самовывоза и многом другом. Также немало внимания уделено интернет-маркетингу.


Редизайн лидерства: Руководитель как творец, инженер, ученый и человек

Дизайнер в роли лидера? Это интересно! Джон Маэда – всемирно известный дизайнер, автор бестселлера «Законы простоты», один из наиболее влиятельных людей XXI в. по мнению журнала Esquire. Возглавив Род-Айлендскую школу дизайна, из профессора, не признающего авторитеты и любившего свободу и эксперимент, Маэда превратился в главу иерархической организации и вынужден был методом проб и ошибок учиться быть лидером. В своей новой книге он делится опытом и сводит воедино различные точки зрения на лидерство – художника и дизайнера, инженера и ученого, преподавателя и просто человека.


Что такое Смарт-контракт. или Ethereum за час

Вторая из серии книг о раскрытии секретов новых электронных денег. Книга познакомит с очередной звездой криптографии, оставляя читателю свободу самому решить – является ли Эфир очередной киберугрозой для мировой экономики, или платформа Ethereum – это просто логическая последовательность цифрового развития человечества. Параллельно с этим перед читателем раскроется более детально так нашумевшее название «смарт-контракт».