Тайм-менеджмент для системных администраторов - [63]
Думаю, многие даже не осознают, как много времени отнимает у них эта привычка. Задайтесь целью прохронометрировать следующий марафонский разговор о том, чем «Вавилон 5» лучше «Звездного пути». Вы будете удивлены, как трудно определить момент, когда вы включились в дискуссию. Вы будете не менее удивлены, осознав, сколько времени она продолжалась.
Будьте бдительны в отношении подобных разговоров. Научитесь улавливать грань, после которой они из краткого обмена впечатлениями превращаются в непроизводительную трату времени, и возвращайтесь к работе.
Непроизводительные совещания
Нередко оказывается, что мы участвуем в нескольких совещаниях подряд. В этом нет ничего плохого, если они делу на пользу, но вам следует научиться отличать совещания, на которых время тратится впустую.
Есть множество видов совещаний, но я предлагаю разбить их на два общих типа: статусные и рабочие. На статусных совещаниях люди просто отчитываются о том, как продвигается работа над их частью проекта. На рабочих решаются производственные вопросы.
Если на статусном совещании вы попытаетесь решить конкретную проблему, это будет непроизводительной тратой времени для каждого из участников. Если вопрос не может быть решен быстро, выберите момент, когда смогут встретиться все заинтересованные стороны, и не отнимайте время у остальных. Я заметил, что самым удачным моментом для этого является время сразу после окончания текущего совещания. Люди, не связанные с проблемой, могут покинуть зал, а те, кто должен ее решить, уже присутствуют, и нет необходимости согласовывать их рабочие графики.
Рассылая объявления о совещании, я всегда указываю, будет ли оно рабочим или статусным. Тогда люди знают, чего им следует ожидать, и находятся в соответствующем настроении. Кроме того, ведущему совещание будет легче пресечь посторонние разговоры, если они возникнут.
Как участник, я отдаю себе отчет, обернется ли совещание непроизводительной тратой времени. Если я приду вовремя, это существенно повысит эффективность совещания. Подготовившись (прочитав материалы по теме совещания), я не буду тормозить ход встречи. Если же материалы должен представить я, то рассылка копий участникам за день до совещания позволит лучше подготовиться им (а это означает, что я должен быть готов еще на день раньше.) Я всегда отправляю напоминание о совещании за 24 часа до его начала. Это сокращает число опоздавших и тех, кто вовсе не явился, понизив тем самым эффективность совещания.
Советы ведущим
• Всегда рассылайте по электронной почте напоминания о совещании за 24 часа до его начала.
• Укажите, будет ли совещание статусным или рабочим.
• Укажите точную дату совещания (например, «пятница, 2 декабря»), а не просто «завтра».
• Укажите время совещания. Если участники находятся в разных часовых поясах, укажите время и часовой пояс — не следует предполагать, что участникам известен ваш часовой пояс. А еще лучше укажите время для всех часовых поясов.
• Укажите URL документов, которые понадобятся участникам совещания. Даже если это третье совещание на одну и ту же тему, продолжайте указывать URL. (Вкладывайте сам текст документа в электронной письмо, только если у вас нет иного выбора или если у некоторых из участников нет доступа к вашей Wiki-системе.)
• Укажите повестку дня — простой список вопросов, которые предполагается обсудить.
• Появляйтесь за пять минут до начала совещания или заранее, если требуется установить аудио/видео оборудование.
• Если вы хотите, чтобы участники собрались вовремя, не указывайте время начала 14:00. Укажите 13:54. Люди придут, чтобы выяснить, почему совещание назначено на такое странное время.
• Всегда начинайте вовремя. Если некоторые сотрудники постоянно опаздывают, начните совещание в указанное время и в первую очередь обсудите самые важные вопросы. Не повторяйте обсужденное для опоздавших; скажите им, что вся информация приведена в протоколе совещания. Люди перестанут опаздывать. (Они возненавидят вас, но приходить станут вовремя.)
Я научился во время совещаний воздерживаться от разговоров с соседями. Я понял, что мои остроумные комментарии, несмотря на их ценность для окружающих, уводят совещание в сторону. Итак, я приучил себя держать рот на замке. По мере распространения технологии WiFi оказалось, что мои замечания можно отправить на интернет-пейджер одному или двум друзьям. Это удовлетворяет мою потребность быть услышанным и не отвлекает других участников совещания. Если какое-то совещание является абсолютно пустой тратой времени, но не посетить его невозможно, я беру с собой ноутбук и работаю, одним ухом прислушиваясь к выступающим. Впрочем, чтобы соблюсти приличия, приходится садиться на самое незаметное место и заниматься этим, лишь когда на совещании очень много народу.
Естественно, работа не единственное место, где мы впустую тратим время.
Приходилось ли вам бродить по магазину видеопродукции, пытаясь вспомнить, что вы хотели взять напрокат? Случалось ли, что ваши друзья или коллеги упоминали хороший фильм, но именно в магазине его название вылетало у вас из головы? Такое бывает с каждым из нас.