Тайм-менеджмент для системных администраторов - [34]
Редко удается справиться со всеми делами из списка, тем не менее все его пункты без исключения следует обработать. Пункт списка обработан, если вы уделили ему достаточно внимания.
Последние полчаса рабочего дня посвятите анализу невыполненных пунктов. Если среди них есть дела с приоритетом А, не пускайте ситуацию на самотек. Позвоните сотруднику, который ждет решения своего вопроса, и выработайте совместный план действий. Если же вы сами установили сроки (как обычно и бывает), перенесите пункты списка на следующий день.
Допустим, сегодня вы успели распаковать систему резервного копирования, убедившись в наличии всех нужных кабелей, и даже отрепетировали ее монтаж, чтобы проверить, достаточно ли кабели длинны. Однако вы не нашли никого, кто согласился бы помочь вам смонтировать оборудование. Значит, обработка этого пункта списка состоит в том, чтобы вычеркнуть выполненные подзадачи проекта, а остальные перенести на следующий день.
На портативном компьютере вы просто копируете записи в список на вторник. На страничке бумажного органайзера вы можете рядом с пунктом «Библиотека лент» списка написать «Распаковано и проверено», отметить этот пункт черточкой, а в список на вторник записать «Монтаж системы».
Все несделанные дела с приоритетами В и С тоже надо перенести на другой день. Теперь ваш список выглядит, как показано на рис. 5.7.
Получилось, что на пятичасовую работу ушло шесть часов.
На рис. 5.7 вы видите список, в первом столбце которого по каждому пункту есть отметка. Вы обработали все пункты списка. Не все дела закончены, но все обработаны. Обработка пункта подразумевает, что ему уделено достаточно внимания. Для низкоприоритетных пунктов это иногда означает простой перенос на завтра. Важно то, что вы ничего не забыли.
Рис. 5.7. Список дел на понедельник в конце рабочего дня
Вы можете взглянуть на список и с удовлетворением отметить для себя, что все его пункты обработаны. Поздравьте себя. Улыбнитесь. Одевайтесь и идите домой в хорошем настроении. Вы это заслужили.
Было время, когда я каждый день уходил с работы в ужасном настроении. Мне казалось, что я все работаю и работаю, но ничего не успеваю. Теперь я использую систему Цикл. Я просматриваю список дел, вижу, что обработал каждый пункт, и у меня возникает ощущение завершенности. Я покидаю офис с улыбкой на лице.
Предположим, сегодня вторник. Вы повторяете Цикл с сегодняшним списком дел.
Сегодня я научу вас работать в чуть более сложной ситуации. В частности, я покажу, как Цикл работает с системой регистрации запросов, с автоответчиком и в условиях постоянных прерываний.
Составьте расписание на сегодня
Вы должны начинать каждый день с проверки календаря на предмет встреч и заносить их в расписание на день. Предположим, на сегодня у вас ничего не назначено, и ваша страничка с расписанием остается пустой, если не считать запись о часовом перерыве на обед. Остается восемь часов на работу — нормальный рабочий день.
Пока все неплохо!
Составьте список дел на сегодня (вторник)
Вчера вы получили четыре новых задачи. Назовем их Задача 1, Задача 2, Задача 3 и Задача 4. Это низкоприоритетные дела, которые были поручены вам на вчерашнем совещании. Они не так важны, как то, чем вы занимались в понедельник, и вы записали их в список сегодняшних дел (на вторник), полагая, что это реалистичный вариант. К тому же в списке есть дела, перенесенные из вчерашнего списка.
Когда вы пришли утром на работу, на автоответчике было три голосовых сообщения. Вы их прослушали и занесли в список, хотя они и не требовали каких-то действий с вашей стороны.
Первое сообщение информировало всех сотрудников компании, что восточный вход в здание фирмы закрыт. Вы бесконечно благодарны руководству компании, которое потратило свое драгоценное время на запись этого сообщения, иначе вы бы ни за что не догадались, что означают объявления «Восточный вход закрыт», развешанные по всем коридорам. Поскольку это сообщение не требует от вас никакой реакции, смело вычеркивайте его.
Следующее сообщение пришло от вашего поставщика из Cisco. Вы записываете его телефон, поскольку собираетесь перезвонить ему (однако, прежде чем вычеркнуть пункт, вы обязательно проверите, совпадает ли этот телефон с тем, что хранится в вашей базе данных, описанной в главе 12). Третье сообщение от другого поставщика. Ему вы перезванивать не собираетесь, так что вы просто пишете в списке «спам» и ставите крестик в графе «Сделано». Теперь ваш список на вторник выглядит, как показано на рис. 5.8.
День еще не начался, а у вас уже два пункта вычеркнуто! Отлично!
Вы можете удивиться: зачем заносить в список пункты, чтобы тут же их вычеркнуть? Таким способом вы ведете журнал телефонных звонков, которые, как говорится, «к делу на пришьешь». Это одна из причин, по которым я предпочитаю бумажный органайзер электронному. Меньше мороки с записью-вычеркиванием.
Я уже несколько раз отмечал, что системному администратору хорошо бы иметь какую-нибудь систему регистрации клиентских запросов. Как включить ее в свой Цикл? Ежедневно выделяйте некоторый отрезок времени специально для обслуживания клиентских запросов. Когда-то я работал в фирме, где должен был треть дня обрабатывать такие запросы. Каждый день я добавлял в список дел двухчасовую работу под названием «Клиентские запросы». Это не означает, что я разбирался с запросами только в течение первых двух часов рабочего дня. Я резервировал время на тот случай, если появится неотложный запрос.