Тайм-менеджмент - [7]
Не составит труда сказать: «Измените порядок использования времени и вы станете действовать более эффективно». Но можно ли последовать этому совету, не проанализировав, как именно вы используете время сегодня?
Полагаю, что вы более или менее представляете, на что у вас уходит время каждого дня недели. Так, по поводу воскресенья вы, возможно, скажете, что утром встаете несколько позже обычного, завтракаете, отправляетесь по магазинам, навещаете тетушку Джемайму, потом обедаете, отправляетесь в бассейн, ужинаете, идете в кино и, наконец, ложитесь спать. Но сможете ли вы сказать, сколько времени уходит у вас на каждое из перечисленных дел? А как насчет гораздо более мелких занятий, каковых за день набирается множество, вроде чтения газет, многочисленных чашек кофе, разговоров с приятелями? Действительно ли вы сможете все их припомнить, да еще и сказать, сколь-ко времени они у вас занимают?
В сутках у вас столько же часов, сколько у всех остальных людей, — двадцать четыре. До тех пор пока вы не будете четко представлять, что делаете с этими 24 часами, вы не сможете решить, как реорганизовать и сэкономить свое время. Единственный способ выяснить, чем вы занимаетесь в течение всего дня и сколько времени у вас уходит на каждое занятие, — это произвести учет времени.
Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет вашего времени может иметь следующую форму:
► 7.00 — подъем
► 7.05 — душ
► 7.10 — приведение себя в порядок и одевание
► 7.20 — завтрак
► 7.45 — выход из дома
► 8.30 — прибытие на работу
► 8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой
► 8.50 — просмотр почты и т. д.
Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и примерную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но принесет пользу и более общий учет времени.
Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: поглощение бутербродов, болтовня с коллегами, разговоры по телефону, чтение газет.
Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему восстановить график использования времени за несколько дней и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж.
В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистрируйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяснить до конца, на что же уходит ваше время.
На работе отмечайте телефонные звонки, встречи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бумагами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из которых состоит рабочий день всякого человека.
Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, насколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить.
Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового отчета, в котором производится подсчет остатка времени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:
Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля вашего времени и на чем его можно сэкономить.
Не могли бы вы, к примеру, вставать на час раньше или меньше времени проводить за чтением или перед телевизором?
СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ
Не сокращайте время сна, если спите восемь часов или меньше. Вы будете чувствовать себя слишком усталым, чтобы работать в полную силу. Почему бы вместо этого не сократить время общения с телевизором?
Теперь настройтесь на выяснение того, сколько времени уходит у вас на каждое из занятий. Какое-то время вам приходится посвящать обязательным и неизбежным делам, которые являются неотъемлемой составляющей самой человеческой жизни, в частности сну, еде, туалету, одеванию, поездкам на работу. Другие обязанности факультативны, как, например, посещение церкви, учеба на вечерних курсах, регулярные занятия спортом. Какие-то виды деятельности будут диктоваться жизненными обстоятельствами — например, связанные с выполнением служебных обязанностей или заботой о родственниках. В то же время существует немало дел, обращение к которым остается на ваше усмотрение: разговоры со знакомыми, чтение газет, походы в кино и т. д.
Вам предстоит найти баланс между тем, что вы должны делать, и тем, что хотите делать. Но сначала нужно высчитать, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Вы, возможно, будете удивлены тем, как много времени расходуется на обыденные вещи. Или количеством времени, которое ежедневно тратится на поддержание необходимых жизненных функций, в частности на еду и совершение покупок.
