Сначала заплати себе - [66]
Когда вы открываете счет «Хранилище», вы также должны установить определенные правила для его использования. Я имею в виду, что, когда у вас такая тяжелая ситуация, что вам нужно получить доступ к этим деньгам, у вас также есть инструкции, написанные заранее о том, как действовать. Например, если деньги нужны из-за падения продаж, вы предварительно планируете, что, помимо того, что просто попытаетесь получить больше продаж, вы также сократите все связанные с этим расходы в своем бизнесе в течение двух месяцев, если ситуация не улучшится. Немногим хватает дисциплины, чтобы мыслить ясно или действовать надлежащим образом в периоды паники, и поэтому мы заранее документируем простой набор инструкций для себя.
Идея, лежащая в основе Хранилища и всей системы Profit First, заключается в том, что она делает ваши решения оптимальными перед лицом любого денежного кризиса. Фактически ваша динамика бизнеса может не улучшиться; но ваше принятие решений будет намного опережать фактическое финансовое воздействие. Таким образом, цель Хранилища – не покупать время; этот счет может дать вам некоторое время для принятия неожиданных вызовов, но на самом деле при принятии важных решений на раннем этапе очень важно, чтобы ваш бизнес не вступил в кризис наличности (вы знаете, обратно в ловушку выживания).
Это счет для крупных покупок и для финансирования запасов вашего инвентаря. Например, компания по покраске крыш моего друга, JB RoofDeck Solution, Ltd., продает материалы подрядчикам, которые должны выполнить свои проекты. JB включает некоторые основные гайки и болты, требующиеся для выполнения каждого заказа, обычно пятьдесят или сто каждого вида; но его поставщик требует минимального заказа порядка десяти тысяч одновременно, что сто́ит JB примерно 5 тысяч долларов. Каждого такого заказа хватит на десять или более месяцев, поэтому он настроил счет, который называет счетом крупной покупки, куда он выделяет 1/20 (это 250 долларов каждый раз) из средств, которые ему понадобятся для следующей большой покупки гаек и болтов. Почему 1/20? Потому что он знает, что ему понадобится следующий заказ через десять месяцев, и он находится в ритме 10/25. Десять месяцев, с отчислениями два раза в месяц, составляют двадцать ассигнований до следующей крупной покупки. Делая это, JB может сократить большой счет, прежде чем он появится. Затем, когда придет время выложить новые 5 тысяч долларов за следующий большой заказ на гайки и болты, он будет готов. Раньше эта трата настигала его врасплох, и он должен был выгребать копейки, чтобы покрыть ее. Теперь он едва ощущает 250 долларов, которые выделяет на свой счет ЗАПАСЫ два раза в месяц.
Некоторые компании получают от клиентов доходы, которые не подлежат распределению на счет «Прибыль» или «Компенсация Собственнику». Иногда вы можете предоставлять услугу или продукт своему клиенту по стоимости (или близкой цене), а в других случаях вам могут быть непосредственно возмещены затраты. Например, я много путешествую по своей работе, и почти в каждом случае клиенты возмещают мои путевые расходы. Этот доход не выделяется для покрытия заработной платы и не добавляется на мой счет ПРИБЫЛЬ. Это проходные суммы, и они идут прямо на этот счет, а затем отправляются соответствующему поставщику для оплаты счета. Если я оплатил счет заранее, деньги депонируются на проходной счет, а затем переводятся (десятого или двадцать пятого числа) на счет ОПЕР, из которого я оплатил первоначальный счет. Кстати, со всеми этими расширенными счетами название, которое вы даете каждому из них, полностью зависит от вас. Я называю это своим счетом ВОЗМЕЩЕНИЕ.
Если вы удалите своих худших клиентов, то исчезнут ненужные теперь расходы.
Поскольку вы не хотите, чтобы эти деньги попали на ваш счет ДОХОД, установите этот счет в качестве расчетного счета и внесите прямо на него деньги с возмещением (или проходные).
Если большая часть вашего дохода (как указано в Мгновенной оценке) попадает в совокупный доход (верхней строки) и не перетекает в Реальный доход, тогда большая часть вашего дохода является сквозным доходом, и ядром вашего бизнеса служит в основном управление этими проходными деньгами. Если это так, откройте счет МАТЕРИАЛЫ для денег, которые выделяются специально для покупки материалов. Не используйте их ни для чего другого. (Никогда!) Если по какой-то причине в конце квартала остались деньги (другими словами, у вас маржа прибыли оказалась больше, чем вы ожидали), переместите этот баланс на счет ДОХОД и нужным образом сделайте соответствующие распределения. Функции счета МАТЕРИАЛЫ аналогичны ПРОХОДНОМУ счету, но он открывается отдельно, так что вы знаете, что его исключительная цель – материалы.
Если ваша компания не приобретает материалы, а вместо этого использует подрядчиков или людей, которым платят комиссионные, создайте счет ПОДРЯДЧИКИ или КОМИССИОНЫЕ, чтобы выделить средства для выплат этим прекрасным людям. Относитесь к ним так же, как и к счету МАТЕРИАЛЫ, но используйте его для выплат подрядчикам и комиссионных. В случае, когда вы покупаете материалы и используете подрядчиков, используйте как счет МАТЕРИАЛЫ, так и счет ПОДРЯДЧИКИ.
