Шпаргалка по теории организации - [39]

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию. Это могут быть:

– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

– документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

– информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий.

Он может:

1) преобразовывать информацию (преобразование информации о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);

2) объединять информацию (объединение информации о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);

3) накапливать информацию (информация о продажах накапливается для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений.

Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера, такие как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера – решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

К звеньям аппарата, производящим информацию, относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности как «фабрик информации», так и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат.

Это может быть больший объем информации; более высокое качество информации; более своевременная информация. Применительно к решениям повышение продуктивности – это увеличение стоимости решений на единицу затрат.

Практически это означает: большее число решений; более высокое качество решений; более своевременные решения.

Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями, определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.

64. ЭВОЛЮЦИЯ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДОВ ЕГО РАБОТЫ

Эволюция аппарата управления прослеживается с древних цивилизаций. Виды деятельности и методы работы аппарата управления претерпели многовековую эволюцию.

«Контора писаря». О существовании контор писаря свидетельствуют литературные произведения, созданные свыше 150 лет тому назад. Основными орудиями конторщика того времени были перо, чернильница и бухгалтерская книга, средством связи – личный посыльный или пакетная служба.

По современным стандартам производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывалось от руки, счета под-считывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.

«Механизированный офис». Существенное изменение в техническом оснащении аппарата управления произошло в 1880-х гг. с появлением механизированного офиса. «Механизация офиса» началась с изобретения пишущей машинки и появления ее на широком рынке. Но широкое распространение она получила с появлением телефона, телеграфа и телефакса, а также с изменением государственной почтовой системы и железных дорог:

– механическим способом написанные под копирку письма, что позволило сократить время на их написание;

– оперативный обмен информацией между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать решения на базе более полной информации и в более сжатые сроки;

– подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.

В результате этих изменений значительно повысилась продуктивность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения в аппарате управления и его функциях.

Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации, крупных корпораций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов.

«Электрифицированный офис». Индустриальная революция первой половины XX в. характеризовалась широкой разработкой промышленных и бытовых орудий труда, работающих на электроэнергии или электрических сигналах.

Изменялась техника аппарата управления, особенно в 1940-60-е гг., когда стали широко применяться электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные диктофоны и факсимильные устройства. В результате появился так называемый электрифицированный офис.