Шпаргалка по теории организации - [34]

Если передача полномочий низшим уровням осуществляется без закрепления соответствующих ресурсов, то требуется развитие горизонтальных связей. Это необходимо для получения всей информации, относящейся к общим ресурсам и возможностям их использования.

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

– использование прямых контактов между руководителями, взаимодействующими по поводу решения общей проблемы;

– установление взаимосвязи между двумя подразделениями, имеющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

– создание временных целевых групп для решения проблем, затрагивающих несколько подразделений;

– создание постоянно действующей группы для решения периодически возникающих межфункциональных проблем.

Прийти к наиболее обоснованным решениям помогает использование группового метода.

1. Система мотивации работников. Степень выполнения общих задач группы, определяется мотивированием работы группы. Состав целевой группы зависит от того, какое значение придается высшим руководством поставленной задаче.

2. Назначение линейных руководителей. Часть группы должна состоять из линейных руководителей, отвечающих за выполнение совместных решений. Для обеспечения участия линейных руководителей в группах организация должна быть спроектирована так, чтобы затраты на горизонтальные связи были отражены в выделяемых руководителям средствах.

3. Участники должны обладать информацией, необходимой для принятия решения. В принятии решения должны участвовать все подразделения. Уровень, на котором должен находиться участник группы, может быть различным в зависимости от подразделения, его связей с другими структурами и степени неопределенности задач, стоящих перед каждым подразделением.

4. Участники должны иметь полномочия, чтобы привлечь к участию в работе свои подразделения. Участники должны использовать ресурсы, необходимые для выполнения определенной поставленной задачи, поэтому группа должна иметь все полномочия по воздействию на подразделения, связанные с данной задачей.

5. Влияние, основанное на знании и информации. Состав группы из сотрудников разных уровней управления ознаменован структурными различиями как между организациями, так и между подразделениями. Для достижения эффективной работы разрабатываются нормы и правила, влияние которых способствует быстрому решению проблем.

6. Горизонтальный процесс управления должен сочетаться с вертикальным процессом. При формировании целевой группы встает вопрос о методах выполнения заданий. В связи с этим работник может быть полностью или частично задействован в группе, также учитывается количество участников в группе.

7. Практика решения конфликтных ситуаций. При возникновении конфликта специалисты обмениваются информацией об оценке варианта решения и ищут альтернативные пути, которые бы удовлетворили большинство подразделений. Или работники сами добиваются принятия альтернативы, которой отдается предпочтение в их подразделении.

8. Руководство. Если проблема касается одного подразделения, то руководитель этого подразделения становится руководителем группы. Когда меняются роли тех или иных подразделений, выбор руководителя становится предметом особого изучения.

56. РАЗВИТИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Организация как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Организация как явление представляет физическое объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур в форме компании, общества, объединения и т. д.

Основными функциями развития и совершенствования организации как процесса и как явления являются:

1) сбор информации о процессах, происходящих в управленческой, обслуживающей и производственной деятельности, в сфере неформальных отношений;

2) контроль – сравнение информации с признанными нормами, правилами и стандартами; если сравнение покажет абсолютное соответствие требованиям, то необходимость в развитии и усовершенствовании отпадает и наоборот;

3) исследование полученной информации с целью определения степени ее влияния друг на друга и на результирующие характеристики процесса; соответственно выявляют главную и второстепенную информацию;

4) диагноз процесса по результатам исследования сильных и слабых сторон рассматриваемого процесса;

5) консультирование при известном диагнозе процесса и требуемом состоянии процесса, т. е. разрабатывают набор решений либо по созданию нового процесса (развитие), либо по усилению сильных сторон реального процесса и уменьшению слабых (совершенствование);

6) регулирование – если существует выбранный вариант решений, то он практически реализуется либо самими работниками компании, либо консультантами, либо совместно.

Все эти функции могут осуществляться тремя путями:

1) по авторской методике исходя из профессиональной подготовки руководителя или консультанта. При этом они должны сами определять механизм проведения соответствующей функции;

2) по сравнению с деятельностью других аналогичных подразделений или организации в целом. С самого начала руководитель выбирает себе пример какой-либо организации, на который он будеториентироваться впоследствии.