Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [9]

Что делать дальше, зависит от ситуации. Если вы — сотрудник корпорации, то можете поделиться своими открытиями с шефом, чтобы он реально увидел вашу ситуацию и вместе с вами поучаствовал в «мозговом штурме» по поводу возможных решений. Если вы сами себе хозяин, то, возможно, можете контролировать развитие своего бизнеса или нанять дополнительный персонал. Если вы работаете и в то же время заботитесь о детях, престарелых родителях или о ком-то еще, внимательно рассмотрите все свои домашние заботы. Может быть, от некоторых из них можно отказаться (так ли уж необходимо мыть полы каждый день)? Вероятно, можно делегировать ответственность за выполнение некоторых обязанностей другим членам семьи или кого-либо нанять.

Внешний фактор № 2. Высокие темпы жизни и новые технологии

С каждым днем жизнь, окружая нас множеством возможностей, заставляет работать лучше, двигаться быстрее и знать больше. Сложно не потерять голову в этой безумной гонке. Чтобы этого не произошло, очень полезно время от времени устраивать себе перерыв, думать, прежде чем действовать, и иногда говорить «нет».

Это невозможно? Тогда подумайте вот о чем.

То, что вы можете работать 24 часа в сутки, не значит, что вы должны это делать. Возможность поместить свой календарь в компьютер вовсе не означает, что вы должны это делать. Из того, что секунду назад вы получили факс или e-mail, не следует, что вы обязаны немедленно на него отвечать. Каждый год выходит в свет 15 000 периодических изданий и 50 000 книг, но это совершенно не означает, что вы обязаны прочесть хотя бы часть из них.

Подпишитесь на два или три издания, которые считаете самыми ценными для себя, и оставьте остальные в покое. Задайтесь целью читать одну-две книги в месяц по тщательно отобранным темам.

Вечное движение на работе или ради развлечения рано или поздно истощит вас. Пусть информация остается доступной в любой момент, но будьте реалистичны относительно того, сколько информации вы в состоянии обработать. Помните, технологии — это инструмент. Чтобы овладеть новым навыком и поддерживать его, нужно потратить немало времени и денег. Подумайте об этих инвестициях, прежде чем купить новую модную программу или техническое приспособление. Пусть к покупке приведет необходимость, а не что-либо другое. (Дополнительные приемы по технологии «приручения» времени описаны в Части III.)

Внешний фактор № 3. Переходный период

Один предприниматель попросил меня помочь ему в реорганизации его компании, штат которой в течение нескольких месяцев должен был вырасти с двух до шести человек. Он хотел перепланировать пространство, чтобы разместить новый персонал. Проблема была в том, что он не очень хорошо себе представлял, в чем будет состоять его новая роль. Например, он не был уверен в том, куда следует поставить его стол. Нужно ли ему находиться в центре, чтобы иметь максимальный контакт с персоналом, или лучше отвести себе отдельный кабинет, чтобы иметь личное пространство? Он смутно представлял себе, каким должно быть разделение задач. В конце концов мы решили выждать несколько месяцев, чтобы посмотреть, какие именно новые роли и взаимоотношения будут возникать. Только после этого нам удалось создать систему организации, которая имела смысл и работала.

Его ситуация не так уж необычна. Каждый раз, переживая значительные перемены, мы проходим через разрушение существующей системы организации пространства. И это неизбежно: нам приходится иметь дело с новыми условиями и окружением и требуется время, чтобы обработать информацию и ясно увидеть, что и как нужно организовывать. Вот некоторые распространенные переходные периоды:

• Переезд.

• Женитьба.

• Рождение ребенка.

• Ребенок идет в школу.

• Окончание школы.

• Выход на пенсию.

• Болезнь или смерть любимого человека.

• Поиск работы.

• Слияние предприятий.

• Быстрый рост бизнеса.

• Изменение карьеры.

Проходя через перемены, прежде чем начать процесс самоорганизации, лучше всего подождать до тех пор, пока у вас не будет более ясной картины новых приоритетов и потребностей, если вы можете еще немного потерпеть этот хаос. Или установить временную систему, понимая при этом, что она может измениться, когда новая ситуация прояснится. Например, одному клиенту, который находился в процессе поиска работы и в то же время давал некоторые консультации, я предложила установить временную систему хранения документов с помощью папок и нескольких картотечных ящиков. Так он мог упорядочить все, что относилось к разным его проектам. Это позволяло ему оставаться организованным и управлять документами, в то же время, исследуя разные возможности своей жизни. Пока он не получил новую работу, было преждевременно решать, какие ящики для документов или какая постоянная система организации ему нужны.

Внешний фактор № 4. Партнер, который не хочет сотрудничать

Нет ничего более неприятного, чем жить или работать вместе с кем-то, чья привычка к беспорядку уничтожает все ваши усилия по организации пространства. Это может быть шеф, подчиненный, сосед по комнате или член семьи.

В этом случае советую вам напрямую прояснить ситуацию и попытаться мотивировать этого человека сотрудничать с вами, апеллируя при этом к его приоритетам, а не к своим.