Русский язык и культура речи - [24]

2) наличие особой лексики и фразеологии канцелярского и официального характера;

3) частое использование отыменных предлогов (виду, согласно, в силу, за счет и т. п.);

4) повествовательный характер изложения, в котором часто присутствует перечисление;

5) тенденция к использованию сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

6) избегание эмоционально-экспрессивных средств и вообще каких-либо ярких проявлений индивидуальности речи.

Еще одно из важнейших требований к языку ОД С – точность словоупотребления (использование слова в строгом соответствии с его значением). Мало того, у слова должно быть по возможности только одно значение, принятое именно в официально-деловой речи. Поэтому особое затруднение может вызвать незнание оттенков значения слов, особенно паронимов (слов, близких по звучанию, иногда однокоренных, но различающихся значением). Например: представить (как предъявить, показать: представить отчет) / предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кого-либо: предоставить справку). Или гарантийный (талон) / гарантированный (отдых). Или проводить (совещание) / производить (товары).

Незнание оттенков слов-синонимов (разных по звучанию, но близких по оттенкам значений) также может приводить к нарушению или смешению оттенков значений.

Так, например, слово построить (нейтральное), возвести — оттенок высокого стиля, соорудить — создать технически сложное, воздвигнуть (построить что-то значительное, высокое). Имея разные оттенки, они по-разному сочетаются:

НЕПРАВИЛЬНО

Построить склад

Соорудить мост

Воздвигнуть арку

ПРАВИЛЬНО

Возвести склад

Соорудить киоск

Воздвигнуть жилой дом

Трудности при восприятии документа могут вызвать и заимствованные слова, если они употребляются неоправданно (паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный, апеллировать вместо обращаться, прерогативы вместо исключительное право и т. п.)

Нежелание привносить в ситуацию ничего лишнего, мешающего обнажению ее голой сути, сформировало запрет в ОДС на смешение с разговорным стилем. Недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечия. Ведь ОДС обслуживает широкие слои населения и должен быть понятен многим людям.

По той же причине в официальных бумагах принято избегать специальных терминов и профессионализмов. Они могут затруднить восприятие информации неспециалистами в данной области.

Структура документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой. Каждый новый аспект должен быть выделен абзацем. Средняя длина абзаца 4–6 предложений. Они должны быть соединены, например, с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения или с помощью словосочетаний-связок (ввиду вышеизложенного, согласно).

О порядке слов в предложении. В устной речи значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу, предложение начинается вспомогательной информацией, а затем следует основная. Она, как правило, следует после сказуемого, вспомогательная – до сказуемого. (По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2004 г.)

В документах принята унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью, термины, названия организаций, своды законов. Но раз принятое сокращение должно далее повторяться без изменений. Сокращение должно быть понятно, не допускать инотолкований.

Характерные ошибки языка ОДС.

Довольно часты ошибки в документах, связанные с употреблением предлогов. Например, конструкции с предлогом по характерны для деловой речи, а без этого предлога – общеупотребительны. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, расходы по ремонту. Но не допускается употребление по вместо предлога о (доклад об итогах работы, переговоры о сделке). По не может указывать на цель действия и не может употребляться вместо предлога для или предлога из-за (Немало сделано для улучшения; указание не выполнено из-за нерасторопности администрации). Предлог благодаря — только в значении положительных изменений, негативные последствия – из-за.

В деловой речи ограничены варианты сочетания слов: оплата производится, задолженность погашается, оклады устанавливаются и т. п.

Нельзя выражать свои мысли следующим образом: дать кредит, большие скидки, осуществить оплату, дешевые цены и т. п.

5.7. Речевой этикет в документе

Разнообразие перечисленных языковых моделей указывает на достаточную гибкость и вариативность ОДС. Эта гибкость в значительной степени учитывает не только разнообразие регламентируемых ситуаций и ситуаций общения в манере ОДС. Подобная гибкость характерна и для этикетного аспекта в деловом общении.

Этот аспект иногда не менее важен, чем соблюдение реквизитов или структуры документа. Одно дело сказать «А подать сюда Ляпкина-Тяпкина!» И совсем другое: «Приведите (подайте) сюда Ляпкина-Тяпкина!» Второй вариант не столь категоричен. В каких-то жанрах жесткость требований уместна, в каких-то ослаблена или завуалирована, в каких-то используется форма просьбы.

Деловой этикет – это нормы поведения, установленные в сфере делового общения.