Руководство для медицинского представителя фармацевтической компании - [52]

Отсутствие именно этих, казалось бы, мелочей может привести к лавинообразно нарастающим проявлениям закона Мэрфи. Разберем типичную ситуацию: зал уже наполнен слушателями, в последнюю минуту появляется выступающий представитель, который начинает искать электророзетку. Естественно, она находится на прямо противоположном краю помещения — возникает тихая паника, так как нет удлинителя (вернее, он есть в кабинете у сестры-хозяйки, которая именно в этот день не вышла на работу). Наконец, удлинитель найден (а время идет!), но разъемы аппаратуры и удлинителя не совпадают — начинаются поиски ножниц для этого, чтобы с отвратительным скрипом расковырять штепсель. Поскольку при подобном подключении нет стабильности напряжения, то в конце концов перегорает единственная лампа — презентация окончена, а слушатели расходятся довольные бесплатным цирковым представлением. Всего этого могло бы не случиться, если бы выступающий пришел за 1520 минут до начала презентации и имел вышеозначенные нехитрые приспособления: лампу, удлинитель и переходник.

Кроме того, войдя в помещение, необходимо сразу проверить:

— состояние аудио и видео поддержки (аппаратура, микрофон, экран) — правильность размещения мест и достаточное количество стульев (стощие у стен люди ничего не запоминают!) — возможность удобно писать — комфортность температуры воздуха (при необхоимости вам хватат этих 30 минут для того, чтобы прогреть воздух обогревателями или проветрить помещение) — наличие контролируемой вентиляции (кондиционера) — достаточность осещения и возможность затемнения зала — достаточность звукоизоляции — наличие работающих и доступных электророзеток

Осмотрев зал, представителю необходимо найти оптимальное место для размещения аппаратуры, так, чтобы, во-первых, всем было видно показываемое, а во-вторых, чтобы включенная аппаратура не слепила глаза аудитории. Идеальным вариантом размещения оверхеда (или мультимедийного проектора) и экрана считается их установка в углу комнаты или зала — тогда выступающий сможет свободно двигаться перед аудиторией, изредка подходя к аппаратуре для демонстрации слайдов. Однако, если в конференц-зале не имеется достаточно места для подобного расположения, то можно установить аппаратуру традиционно — прямо перед слушателями. Следует помнить, что в подобном варианте самым неудобным местом в аудитории будет таковое прямо напротив аппаратуры (оверхед в рабочем состоянии частично будет закрывать экран).

Если же презентация проходит в большом помещении, и у выступающего нет громкого «командирского» голоса, необходимо заранее позаботиться о наличии микрофона.

Причем проверку этого микрофона лучше проводить заранее, в отсутствие слушателей в зале (проверка заключается в определении оптимального расстояния от рта до самого микрофона, когда звук является чистым — не «фонит» и хорошо слышен). Выступающий, при полном зале начинающий говорить в микрофон «Раз, раз, раз, два, три…», демонстрирует неуважение к аудитории.

Особо хочется остановиться на такой нередкой составляющей презентации, как кофе-брейки. Они используются не только для пополнения желудков слушателей, но и для предоставления им необходимого отдыха и возможности обсудить услышанное. Если говорить о проводимых корпоративных тренингах, то кофе-брейки, как правило, накрываются либо в самой учебной комнате, либо в коридоре или столовой пансионата (гостиницы). Однако, планируя кофе-брейк при проведении специальных маркетиновых мероприятий, требуется особенное внимание со стороны медицинского представителя.

Прежде всего, желательно, чтобы накрытый стол был в пределах вашего зрения, либо под контролем специально озадаченных медицинских сестер. Это необходимо во избежание поедания приготовленных для ваших слушателей продуктов посторонними лицами. Могу привести пример из собственного печального опыта: однажды мне пришлось проводить трехчасовой обучающий семинар для главных специалистов Ростовской области.

Поскольку дело происходило в самом Ростове-на-Дону, то для проведения семинара мы выбрали аудиторию, расположенную в здании медицинского института. Перед началом мероприятия был накрыт шикарный, по тогдашним меркам, стол: бутерброды с икрой, шампанское и т. п. В качестве охраны мною были поставлены два медицинских представителя и занятия начались. Спустя какое-то время один из представителей ушел послушать семинар, попросив второго подежурить одного; второй же, видя, что в коридорах нет ни души, также отлучился на полчасика — в это время в институте наступил перерыв между занятиями. Можно себе представить радостное удивление студентов, увидевших такой шикарный ничейный стол! Через три часа выступления я предложил слушателям «отведать, что Бог послал» — можно себе представить их разочарование и мой ужас при виде полностью съеденного (причем за самим столом!) угощения и пустых бутылок из-под шампанского! Успокоившись, я понял, что виноваты не столько представители, сколько я как продакт-менеджер, не сумевший обеспечить сохранность продуктов во время своего мероприятия.

Поскольку мы все живем в реальном мире, в котором перегорают лампы, выключается электричество, «глючат» компьютеры, представителю необходимо учитывать возможность этого и при подготовке к своей презентации — для этого необходимо иметь заранее подготовленную историю (желательно связанную с темой вашего выступления, а не просто анекдот) на случай непредвиденных вышеназванных обстоятельств. Это необходимо для того, чтобы занять внимание слушателей в течении 2–3 минут, за которые неприятность может быть устранена, и их внимание бы не рассеивалось. Однажды, я высупал в подвальном помещении без окон в здании кафедры одного из мединститутов, когда внезапно выключился свет — наступившие темнота и тишина в зале были полными — зал замер, ожидая реакции выступающего. Пока кто-то, спотыкаясь в темноте, побежал менять пробки, мне пришлось занимать внимание аудитории следующим образом: поскольку темой семинара была оральная гормональная контрацепция, я рассказал правдивую историю, случившуюся во Франции в одной из клиник планирования семьи.