Принцип рычага - [67]

Вот вещи, в которых определенно стоит навести порядок:

• бумаги в офисе: отправьте их в архив или выбросьте;

• электронная почта: на какие-то письма ответьте, какие-то перешлите подчиненным или удалите;

• ежедневник: избавьтесь от уже неактуальных задач и заново оцените те, что остались; какие-то из них вам придется выполнить, другие — делегировать или удалить;

• подписки: перестаньте читать уведомления всех неважных сайтов;

• вещи: избавьтесь от лишнего (продайте или отдайте на благотворительность);

• безакцептное списание средств со счета: если что-то вы больше не используете, незачем платить за него;

• видение и ценности: проверьте и скорректируйте;

• ЗОР и цели: проверьте и скорректируйте.

Спросите себя: «Я по-прежнему делаю всё правильно для достижения своих целей и видения? Что меня отвлекает, от чего я могу избавиться?»

Краткий обзор главы

Наведение порядка в жизни улучшает деятельность мозга. Это факт. Делайте генеральную уборку дважды в год, когда она менее всего способна помешать вашему бизнесу, — и это поднимет вам настроение и станет шагом по направлению к реализации вашей цели и видения. Почистите свой офис, почту, ежедневник, гардероб. Сделайте всё, чтобы создать более спокойную обстановку, в которой вы сможете работать и в которой повысится ваша производительность. Кстати, во время уборки стоит использовать технику «Никакого добавочного времени» (НДВ), то есть слушать какую-нибудь полезную аудиозапись.

Глава 21. Отказ от дублирования

Одна из главных причин траты времени впустую — дублирование. Необходимость иногда выполнять задачи более одного раза вызывает досаду. Бывало ли у вас такое, что вы создавали важный документ или презентацию, а потом ломался компьютер или вы теряли файл? Что вы при этом чувствовали? Хотелось ли вам крушить всё вокруг?

Еще хуже издержки многократно повторяющегося дублирования. Если задача съедает у вас один лишний час в неделю, то в ближайшие сорок лет вы потратите на нее 2080 часов. Это время вам никогда не вернуть. Если принять стоимость вашего часа равной пятидесяти фунтам, в общей сложности вы понесете убыток на сто четыре тысячи фунтов.

Одно из клише делового и личностного роста, которое чаще всего неверно понимают, гласит: «В ошибках нет ничего страшного, просто нельзя совершать одну и ту же ошибку дважды». Но люди не совершают одну и ту же ошибку дважды — обычно они совершают ее сто семнадцать раз, пока ситуация не станет совсем скверной. Если у человека проблемы с управлением гневом, он не срывается два раза, чтобы потом стать Буддой. Скорее всего, он всю жизнь то и дело выходит из себя, пока не случается что-то страшное, что заставляет его измениться. Моя мама курила на протяжении сорока лет и не собиралась прекращать. Но когда Джемма забеременела нашим первенцем, мама бросила курить в один момент: у нее появилась важная причина.

Идея состоит в том, что привычки человека постоянно повторяются, потому что такова их суть. Понимание себя, получение обратной связи и внесение необходимых изменений, а также осознание дублирования и полный отказ от него — очень важные вещи.

Дублирование вызывают следующие причины:

• отсутствие осознанности и обратной связи;

• отсутствие систем и централизации;

• люди не на своем месте;

• отсутствие обучения и дисциплины;

• отсутствие видения, планирования и организации;

• занятость, спешка, беспорядок, тяжелый труд.

Отсутствие осознанности и обратной связи. Если вы не видите, что выполняете одно и то же раз за разом, это будет продолжаться вечно. Постоянно спрашивайте себя, свою команду и клиентов: «Что нам нужно начать делать, что — перестать, а что — продолжить?» Так вы быстро избавитесь от дублирования и сопряженных с ним потерь. И это будет здорово!

Отсутствие систем и централизации. Потеря важных писем, долгие мучительные поиски файлов на компьютере, забытые пароли, отсутствие доступа к документам и удаленным дискам, когда он вам нужен, оставленный дома блокнот, постоянное повторение задач, забытые подписки и продления… Этот список можно продолжать бесконечно.

Главное решение проблемы с дублированием — это системы и централизация. Если вы разместите ваши данные, учетные записи и пароли, файлы и документы в облаке и настроите удаленный доступ с разных устройств, это избавит вас от значительной части ежедневного дублирования. «Технарям» такое очень нравится, потому что повышает эффективность, уменьшает издержки и почти сводит на нет чувство досады.

Вот простые приемы, которые вы можете применить на практике прямо сейчас, чтобы избежать дублирования и потерь:

• логичные названия файлов и писем для упрощения поиска, архивации и доступа;

• одностраничный перечень для конкретных задач;

• напоминания в ежедневнике о продлениях, подписках и регулярных задачах;

• централизованный список дел, доступный на всех устройствах и позволяющий им делиться;

• открытие доступа к ежедневнику, электронной почте и файлам;

• автоматизация (сохранение данных кредитной карты, автоматический вход в систему и т. д.);

• централизация ресурсов, то есть удаление всех дублирующих файлов, бумаг и т. д.;