Презентация: лучше один раз увидеть! - [4]
Слайды презентации скорее похожи на нотную запись, которую нужно озвучить. Отправлять их по электронной почте – все равно что делать выводы о том, насколько хорошо будет звучать музыкальное произведение, по присланным по почте нотам.
PowerPoint предназначен визуализировать информацию, чтобы помочь нам рассказать нашу историю, доказать нашу точку зрения, вовлечь аудиторию. PowerPoint не предназначен для создания письменных документов. Для работы с текстом существуют другие программы (например, Word).
Слайдомент – печатный документ, перенесенный на слайд, проецируемый на экран. То, что должно быть представлено на бумаге, демонстрируется ненадлежащим образом. Почему? Эти псевдодокументы совершенно нечитабельны. Многие презентующие злоупотребляют слайдами, превращая их в слайдоменты – проецируют изображения на стену и читают, читают, читают. Аудитория теряет возможность рассмотреть информацию из-за низкой разрешающей способности проекторов (если только мы не подготовили заранее печатные копии для всей аудитории). Есть русская поговорка для подобных ситуаций: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
Примеры слайдоментов
Анатолий Левенчук, президент консалтинговой компании TechlnvestLab, составил классификацию использования слайдоментов в российской практике:
1. «Две страницы текста», написанные крупным шрифтом на нескольких слайдах. Используется для гарантии восприятия читателем разных мыслей, которые авторы пытались в эти две страницы запихнуть. Отдельными слайдами выделяются отдельные предложения. Устный рассказ по таким презентациям вообще не делается, тексты пересылаются по почте или распечатываются начальству «для обсуждения».
2. Отчетный «слайдомент». Используется крупными консалтинговыми компаниями. В полусотне слайдов почти нет картинок, полнотекстовые формулировки оттачиваются до вида чистого сока мысли. В электронном виде почти не существует, передается клиенту на бумаге: «у нас тут были мысли, мы их презентовали, просим принять эти результаты работы как есть». Рассказ (занимает день или даже два) обставляется торжественно. Осмысленно для чтения долгими зимними вечерами.
3. Презентация как факт достижения договоренности. В одном из крупнейших холдингов факт презентации означал, что готовившие ее люди договорились. Презентация фиксировала содержание договоренности, факт ее достижения, а собственно презентационность (рассказ об этой договоренности другим людям) была абсолютно неважна. Совещания формально были посвящены «подготовке презентации», а неформально – являлись переговорами по достижению договоренностей, т. е. подготовка презентаций была формой стратегического взаимопланирования.
4. Презентация как способ донести до начальника необходимую информацию для принятия решений. Эта «необходимая информация» понимается как схема (карта), в терминах которой можно формулировать много-много разных решений. Идеальная презентация такого сорта – один слайд с этой схемой, и далее рассказ-объяснение плавно перетекает в обсуждение и принятие решения. Если это не один слайд, то вежливо возвращается с просьбой доработать.
5. Презентация как способ эксперта X обеспечить понимание начальника Y, который затем будет обеспечивать понимание Большого босса Z.
X часто не имеет возможности устно выступить перед Y, поэтому по почте гоняется нечто, что все больше и больше становится «слайдоментом», а не иллюстрациями к выступлению.
6. Диафильм (чаще всего – учебный). Не требует никакого устного рассказа, многочисленные графические материалы (схемы, картинки, фотографии), текст ограничивается «субтитрами». Иногда размещаются на корпоративных сайтах в разделе «статьи и презентации». Это случай «академических комиксов», одна из форм материализации учебного курса – предназначены для вдумчивого листания вперед-назад.
Глава 3. ИЗБЕГАЯ СЛАЙДОМЕНТОВ
К сожалению, в российской корпоративной культуре распространился способ использования слайдов как слайдоментов. Что делать?
Решение: готовя презентацию, создавайте по отдельности слайды и печатный документ.
Слайд:
Раздаточные материалы:
В слайдах лучше использовать только ту часть данных, которая непосредственно подкрепляет нашу идею.
В примере на предыдущей странице идея состоит в том, чтобы показать дисбаланс населения и территории в Дальневосточном федеральном округе. Вместо громоздких графиков создадим более простую визуализацию для слайдов, а данные для других регионов, подробные диаграммы и таблицы поместим в «раздатку».
Эффективная презентация состоит из трех элементов.
1. Проецируемые слайды – визуальные, в них, насколько это возможно, – минимум текста, максимум изображений, несущих смысловую нагрузку. Это наглядно и просто.
2. Текстовое содержание презентации. Аргументы, факты, доказательства, эмоции, примеры должны быть в нашей устной речи. Но не на слайдах!
3. Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Люди больше доверяют тому, что они могут потрогать и унести с собой, чем исчезающим изображениям проектора. Письменный документ внушает уважение. К тому же раздаточные материалы документируют ваше общение с аудиторией.
