PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере - [2]

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по следующему адресу электронной почты: [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Часть 1 Искусство презентации

Глава 1 Алгоритм создания презентации

То, что ищешь, найдешь, только обыскав все.

Закон Буба[2]

Прежде чем приниматься за создание презентации, нужно определить, что именно требуется создать, какова будет последовательность действий, а также составить план. Многие считают, что поскольку создание презентации – процесс больше творческий, чем технический (что соответствует истине), то он не требует такого тщательного планирования, как, к примеру, возведение архитектурного сооружения. Подобное мнение неверно. Ведь художник, создавая картину, не начинает с того, что взмахивает кистью над холстом, – сначала должен родиться замысел картины, да и холст тоже требуется выбрать со всей возможной тщательностью. В противном случае вместо портрета может получиться детская картинка: «ручки, ножки, огуречик» (и это в лучшем случае). По этой причине, начиная по порядку, мы сначала определим алгоритм действий, требующихся для создания презентации, а уж потом рассмотрим каждый пункт отдельно.

Создание презентации включает в себя следующие этапы:

• определение целей и задач презентации;

• определение целевого и количественного состава аудитории;

• определение времени, которое займет презентация;

• определение срока презентации;

• составление плана презентации;

• выбор средств представления для презентации;

• выбор помощников;

• составление сметы презентации;

• составление доклада для презентации;

• подготовка интерактивных упражнений;

• подготовка к вопросам аудитории;

• выбор помещения для презентации;

• оформление помещения для презентации;

• подготовка памятных подарков и сувениров;

• подготовка раздаточных материалов;

• подготовка фуршета;

• репетиция презентации;

• презентация;

• определение эффективности презентации.

Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете, не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды презентации освоятся вами гораздо легче – они фактически являются частными случаями презентации-доклада.

Если презентация оформлена не в виде доклада, а распространяется либо в компьютерной, либо в печатной форме, либо по телефону, то следует учитывать ограничения действующего законодательства (см. приложение 1).

Если речь идет о телевизионной презентации, то для такой формы также существуют некоторые ограничения, налагаемые законодательством. Правда, эти ограничения относятся в первую очередь к прерыванию теле– и радиопрограмм рекламными вставками. Если же презентация выделена в отдельную программу, то о прерывании уже речь не ведется. Однако закон все же следует знать, что поможет не ошибиться и не нарушить его непроизвольно и случайно, поскольку, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности (см. приложение 1).

Аналогичные ограничения имеются для радиопередач (см. приложение 1).

Ответственность за исполнение и нарушение законодательства несет не только рекламопроизводитель или рекламораспространитель, но и рекламодатель (то есть заказчик программы) (см. приложение 1).

Этап первый. Определение целей и задач презентации

Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.

Закон Муира[3]

Правильное определение целей и задач презентации – основа успеха. Если же цели и задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.

С помощью презентации можно:

• донести что-либо до аудитории;

• убедить в чем-либо аудиторию;

• заинтересовать аудиторию своим товаром;

• научить чему-либо аудиторию (к примеру, пользоваться новой моделью какой-либо техники);

• сформировать у аудитории определенный уровень знаний о продукте (товаре, услуге, идее);

• сформировать у аудитории и поддержать определенный образ компании, предлагающей продукты (товары, услуги, идеи);

• сформировать у аудитории определенные потребности и предложить способ их удовлетворения;

• отыскать среди аудитории покупателя, партнера или спонсора;

• стимулировать у аудитории работу мысли в требуемом направлении.

Как вы понимаете, если перед вами стоит задача заинтересовать аудиторию своим товаром, то не следует ее решать так, как решалась бы задача о стимулировании мысли. В первом случае речь идет о продажах, во втором – о мозговом штурме. Собственно говоря, задача сама диктует методы решения. Главное – не забывать прислушиваться к этой диктовке.

Любопытнее всего то, что многие желающие провести презентацию верно определяют задачу, но, когда дело доходит до определения цели презентации, отчего-то начинают смущаться. К примеру, если человеку, представляющему компанию по производству пылесосов, задать вопрос о цели презентации, то вполне можно услышать, что его компания с момента ее создания мечтала об улучшении экологической ситуации во всем мире и именно с этой целью занимается презентацией производимого ею оборудования для чистки ковров. Но ведь это в корне неверно! Можно допустить (и даже с большой долей вероятности), что изначальная задача компании заключается именно в уменьшении общего количества грязи в помещениях всего мира. Однако цель презентации будет совершенно другой. Компания просто желает продать как можно больше своего товара. Если на рынке подойти к любой торговке, отчаянно зазывающей покупателей, и спросить ее, почему она так старательно призывает всех прохожих и рекламирует свой товар, то она не станет рассуждать о благе всех и каждого в этом мире, а четко ответит: «Хочу продать!» И будет совершенно права. Все рекламное и презентационное расхваливание ею товара преследует лишь одну цель: как можно выше поднять уровень продаж.