PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере - [10]
Перед использованием проектора следует проверить его фокусировку, настройку, подготовить лоток для слайдов, пронумеровать каждый слайд и уложить в лоток. Размещать проектор следует так, чтобы он не загораживал ни презентатора, ни изображение ни для одного из посетителей презентации.
Основное, о чем нужно помнить, используя показ слайдов при презентации, – это паузы, которые нужно делать между слайдами. Аудитория должна воспринять информацию, переизбыток которой приведет лишь к тому, что она может ускользнуть от внимания слушателей. Если слайды менять слишком быстро либо если их слишком много, то информация начинает сливаться в «белый шум» и не воспринимается аудиторией. Зачитывать дословно текст слайдов не рекомендуется, но во избежание неприятных пауз можно сопровождать показ комментариями, которые не помешают воспринимать текст, но подчеркнут его.
Основной недостаток слайдов в том, что для их демонстрации требуется затемнение помещения. К сожалению, в этом случае внимание аудитории зачастую рассеивается. При демонстрации диапозитивов затемнение помещения не нужно, однако использование диапозитивов ограничено размерами помещения – при большой аудитории не все могут рассмотреть диапозитивы.
Данное оборудование используется для показа фильмов. Перед использованием следует проверить работоспособность оборудования, произвести необходимую настройку. Особенно тщательно следует проверять звук – слышимость должна быть одинаково хорошей во всех местах помещения для презентации. Устанавливать оборудование нужно таким образом, чтобы экран был виден с любой точки помещения. Если помещение большое и ожидается много посетителей, то следует использовать несколько телевизоров, устанавливая их так, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра для всей аудитории.
Использовать лучше всего телевизоры с большим экраном, особенно в просторном помещении. Перед началом презентации нужно проверить наличие и работоспособность батареек в пультах – как ни странно, это та мелочь, о которой обычно забывают и которая может сорвать демонстрацию.
Презентатор обязан внимательно ознакомиться с содержанием фильма, который он собирается демонстрировать на презентации. Пленку следует отмотать на тот момент, с которого нужно начинать показ, так как нет ничего хуже, чем перематывание пленки во время презентации.
Для использования плакатов необходимы лишь скотч и клей, а также выбор мест на стенах помещения для презентации таким образом, чтобы плакаты были видны максимальному количеству слушателей. Оптимально повесить плакаты до начала презентации – в этом случае они будут создавать у аудитории необходимый настрой на тему презентации. Прибегать к использованию плакатов следует с осторожностью: если они напрямую не соответствуют теме презентации либо докладчик не ссылается на них как на иллюстративный материал, то плакаты могут послужить отвлекающим фактором, что не может способствовать достижению цели презентации. Иными словами, если проводится презентация новой модели пылесоса, то размещение на стенах аудитории плакатов с изображением этой модели оправданно, а вот плакаты с фирменным знаком компании либо с изображением других моделей пылесосов (пусть даже их продажей занимается та же компания) будут только мешать презентации. Точно так же отвлекающим фактором – причем чрезвычайно отрицательным – являются чужие плакаты и наглядные пособия. Если что-либо подобное имеется в помещении для презентации, то это необходимо удалить. В противном случае в сознании аудитории информация презентационного доклада может спутаться с информацией, которую предлагают чужие плакаты и наглядные пособия.
Чтобы использовать в презентации графики, схемы и диаграммы, следует внимательно изучить их виды и оптимальные методы их применения.
Гистограммы особенно полезны в том случае, если требуется сравнение информации (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Гистограмма
Как видно из рисунка, с помощью гистограммы легко продемонстрировать практически любой сравнительный анализ с максимальной наглядностью: разница в среднегодовых температурах, уровень продаж, результат опроса общественного мнения и т. д.
Круговая диаграмма предназначена для демонстрации процентных соотношений, сравнения количественных показателей и т. д. (рис. 1.2). Использование круговых диаграмм ограничено количеством информации – слишком большое дробление круга не очень хорошо воспринимается визуально. Следует соблюдать пропорции, разделяя круговую диаграмму: сектор, обозначающий 5 % и занимающий 50 % площади круга, производит на аудиторию довольно неприятное впечатление, и доверие к информации, которую несет в себе диаграмма, теряется.
Рис. 1.2. Круговая диаграмма
Линейная диаграмма, как и гистограмма, может быть использована для сравнительного анализа различных показателей в процентном либо во временном соотношении (рис. 1.3). Очень удобно использовать линейную диаграмму, если требуется продемонстрировать изменение какого-либо показателя за определенный промежуток времени.
