ПК для ветеринарного врача - [3]
После обращения к этой команде Word 2003 открывает в области задач окно «Создание документа», разделенное на три области: «Создание документа», «Шаблоны», «Недавно использовавшиеся шаблоны».
Область «Создание документа» содержит только одну позицию, связанную с шаблонами. Это «Из существующего документа». Шаблон, не сохраненный в той же папке, что и встроенные шаблоны Word, не будет отображаться в окне «Шаблоны», и найти его можно только с помощью команды «Из существующего документа», которая открывает обычное окно обзора файлов, в котором можно найти и запустить нужный файл с шаблоном. Кроме этого, область «Создание документа» содержит команду «Чистый документ», которая создает новый пустой документ на основе шаблона Normal.dot.
Область «Шаблоны» включает две позиции: «На моем компьютере» и «На моем веб-узле». Первая открывает окно «Шаблоны», в котором пользователь может создать новый файл на основе встроенных шаблонов Word.
Word имеет набор стандартных шаблонов-заготовок, содержащих наиболее общий вид наиболее распространенных и чаще всего используемых (по мнению разработчиков из Microsoft) документов: писем, резюме, записок, публикаций и т. п. Эти шаблоны содержат структуру этих типов документов, необходимые наборы форматирования и стилей, некоторые поля и т. п. Кроме непосредственного создания документов, эти шаблоны также удобно использовать в качестве заготовок при разработке форм.
Шаблоны, созданные сотрудниками организации, а также рабочие формы на их основе и иное, хранятся на сервере локальной сети. Если эта сеть допускает создание вебузлов с помощью Word (или это сеть Интернет), то пользователь может воспользоваться для создания документов на основе этих размещенных на веб-узле шаблонов командой «На моем веб-узле». В основном же эта команда предназначена для обращения на веб-узлы Microsoft, на которых содержится множество разнообразных шаблонов и форм.
Область «Недавно использованные шаблоны» аналогична списку файлов в меню «Файл». Она содержит список последних использованных шаблонов.
Для создания шаблона следует провести организацию его стилей, элементов автотекста, макросов, панелей, горячих клавиш, так как все эти элементы сохраняются в шаблоне и составляют его основу.
После этого нужно запустить команду «Сохранить как» в меню «Файл» (клавиша F 12) и выбрать в открывшемся окне сохранения файла в поле «Тип файла» «Шаблон документа». При этом автоматически откроется для сохранения папка «Шаблоны». Если шаблон сохраняется в другую папку, то для обращения к нему потребуется открыть его из текущего местоположения как обычный файл. Если шаблон сохранен в папке «Шаблоны», то он будет доступен в окне «Шаблоны». При переустановке Word папка «Шаблоны» обновляется, и пользователь рискует потерять все свои шаблоны.
Если шаблон создается на основе существующего документа, то следует убрать из него перед сохранением текущий текст или часть его, оставив только те фрагменты, которые в дальнейшем будут использоваться постоянно (заголовки, штампы и т. п.).
Общие шаблоны – это шаблоны, доступные для всех открытых документов. После загрузки такого шаблона все его инструменты и панели доступны для всех открытых в сеансе документов до конца сеанса. Для подключения общего шаблона надо выбрать команду «Шаблоны и надстройки» в меню «Сервис» и кликнуть на кнопке «Добавить», а затем в открывшемся окне «Добавление шаблона» выбрать из списка нужный шаблон. Общие шаблоны являются сетевыми и могут быть доступны также и с узла сети. Они впервые появились в Word 97.
После того как общий шаблон будет загружен один раз, он станет постоянно появляться в окне «Шаблоны и надстройки», но в следующей сессии уже не будет отмечен флажком и, соответственно, не будет подключен до тех пор, пока его не отметят флажком.
Для того чтобы сделать шаблон доступным в окне «Шаблоны», его нужно поместить в папку «Шаблоны».
Одной из особенностей использования шаблонов являются их отношения со стилями: при подключении к файлу нового шаблона его стили становятся доступными для использования в документе, и, кроме того, возможно автоматическое обновление стилей текущего документа, если включена опция «Автоматически обновлять стили».
Одной из основных проблем при работе с шаблонами является безопасность. Если при сохранении документа Word требует, чтобы документ был сохранен как шаблон, то вполне возможно, что документ заражен вирусом, так как вирусы распространяются именно через макросы и шаблоны.
Если пользователь переместил по какой-то причине свой шаблон, то при следующем обращении к нему выяснится, что он недоступен. Если это проделано с шаблоном Normal. dot, то Word заменит его новой версией. Кроме этого, недоступность шаблона может означать разрыв связи с сетью.
Шаблоны, файлы которых защищены (режим «Только для чтения», пароль и т. п.), не позволяют копировать свои стили с помощью «Организатора».
«Мастер» – это программный автомат, который создает документ нужного типа (письмо, конверт, докладную записку, резюме, веб-страницу) автоматически. При этом пользователю остается только выполнять его указания. При работе «мастер» может использовать последовательно или одновременно несколько шаблонов.