...Организуя PR своего бизнеса - [36]

5. PR-агентство имеет опыт работы с самыми разными клиентами. У PR-отдела клиент один – это его организация.

Проблема. Созданные PR-отделы должны оправдывать свое создание и отрабатывать потраченные на них деньги. Каким дальновидным должен быть лидер, чтобы увидеть плоды работы.

В данной сфере прямой коммерческий эффект получить крайне трудно. Усилия PR-отделов зачастую вытекают как вода сквозь пальцы: готовятся документы и события – выходят новости, интервью и статьи – проводятся мероприятия – готовится отчетность. А «воз и ныне там». Никакой реакции. Фирма не получает должного признания и «варится в собственном соку».

Работа PR-отдела

• Сбор исходных данных для организации PR, анализ вторичных источников информации;

• выбор и подготовка PR-проектов;

• формирование с руководством компании единого понимания ситуации на рынке, рекламных подходов и пр.;

• разработка контрпропагандистской стратегии и идеологии кампании, подготовка имиджевых и контрпропагандистских материалов;

• подготовка и согласование с руководством предложений и сценариев по PR-мероприятиям или акциям;

• разработка тематического плана, составление медиаплана, координация работы с электронными и печатными СМИ, организация выпуска наглядной агитации, администрирование PR-мероприятий и выхода информационных сообщений;

• определение бюджета PR-проектов, охвата аудитории, фирмы в контексте действий конкурентов;

• контроль за коммуникационными процессами фирмы;

• установление коммуникаций с целевой группой. Построение и постоянное руководство агитационной сетью, мобильной группой для распространения наглядной агитации, организация устной агитации, распространения бесплатных рекламных проспектов;

• подготовка (сценарий, текст, съемки, монтаж) на регулярной основе информационно-аналитических программ, информационных сюжетов в СМИ и т. д.;

• подготовка материалов в печатные СМИ (позитивного, аналитического, контрпропагандистского характера), организация выпуска газет массовым тиражом (позитивного, общеполитического, контрпропагандистского характера);

• контроль выхода рекламы и исполнения медиаплана;

• промежуточный контроль эффективности рекламных мероприятий, при необходимости корректировка и медиаплана, и рекламной продукции, вплоть до остановки рекламной кампании;

• отчет по итогам PR-мероприятий с анализом результатов.

Для оптимальной организации PR-отдела фирма должна принять Положение о PR-отделе, в котором устанавливаются основные задачи, структура, виды работ, используемые ресурсы, а также права, обязанности и ответственность сотрудников отдела.

Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.

Начальник отдела имеет право:

• руководить своими сотрудниками;

• по внутрифирменному запросу получать от подразделений информационные материалы, за исключением составляющих коммерческую тайну, в объеме и сроки, необходимые для качественного исполнения своих функций;

• представительствовать по доверенности от имени фирмы во взаимоотношениях со СМИ, партнерами, потребителями и рекламными агентствами;

• давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

• привлекать дополнительно для реализации задач отдела как сотрудников других отделов, так и подрядчиков.

Ответственность за действия подразделения и сотрудников несет юридическое лицо, так как подразделения не вправе выступать в гражданском обороте от своего имени, поскольку не являются субъектами права, но начальник отдела несет трудовую ответственность за организацию деятельности отдела, за расходование выделенных средств и за выполнение рекламных обязательств перед фирмой.

Ответственность за исполнение конкретных функций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, Положением о PR-отделе и должностными инструкциями, несет персонально каждый исполнитель в рамках утвержденных должностных обязанностей.

Стратегическая задача: сделать PR-отдел мобильным, т. е. придать отделу функции PR-представительства, заказчика и одновременно конкурента для PR-агентств.

Проблема. Отдел можно сравнить с водолазом на веревочке против подводных лодок и батискафов.

Мнение специалиста. «Консультантов из агентств можно сравнить с сильными и опытными волками, способными к командной игре и атаке, а собственных сотрудников – с дворовыми псами, умеющими охранять добро. Естественно, они друг друга не любят. Но компании, заряженной на успех, не обойтись без услуг и тех и других» (Николай Студеникин, координатор исследовательских программ аналитического агентства New Image).

Остается добавить, PR-отдел и PR-агентство не только конкуренты в разных положениях и позициях, но также PR-отдел – это представитель заказчика, а PR-агентство – самостоятельный исполнитель. Нельзя допускать подмены функций. Как рекомендовал Д. Огилви: «Не конкурируйте с вашим рекламным агенством в творчестве. Зачем держать собаку и самому лаять?»

Оценка эффективности PR-отдела

По каким критериям оценивается эффективность работы отдела?

1. Самый простой способ оценки – количественный, который основан на расчете числа упоминаний компании в СМИ, на отзывах потребителей, на числе посещений сайта компании, количестве участников организованных промоакций и т. д. Главный минус количественной оценки – это невозможность отследить, в каком виде и какой контент о компании получают потребители через СМИ, как изменяется имидж компании.