Организуй себя - [44]
Создание электронной картотеки бумажных документов
В организациях все большее распространение завоевывает совместное использование картотек, созданных в бумажном и электронном виде. Преимущества такой системы заключаются в том, что она экономит время и пространство по сравнению с традиционной системой регистрации и хранения документов, а также в значительной степени облегчает их поиск.
Обсуждение вопроса систем хранения документов в масштабах компании выходит за рамки данной книги, но, хочу сказать, что в настоящее время такие системы недороги, а методы их использования просты. Вы можете использовать их в стандартных персональных компьютерах для работы с маломасштабной персональной системой регистрации и хранения данных. Кроме компьютера, вы должны иметь соответствующее программное обеспечение и два элемента аппаратных средств: средство ввода документов в память компьютера (сканер) и устройство хранения большого объема информации, такое, например, как пишущий дисковод компакт-дисков. Такие устройства в настоящее время недороги и продаются, зачастую, вместе с бесплатным комплектом программного обеспечения, позволяющим создать систему регистрации и хранения данных. На компакт-диске вы можете хранить большие объемы информации, а с помощью пишущей аппаратуры записывать, стирать и переписывать ее по многу раз почти таким же образом, как вы делаете это с обыкновенной дискетой (рис. 7. 1).
Некоторые виды программного обеспечения позволяют вам хранить все виды электронных файлов вместе — файлы отсканированных документов, файлы, выполненные в текстовых редакторах и в виде электронных таблиц, документы электронной почты или документы, загруженные из Интернета. С помощью тематической категории, ключевых слов или даты создания отыскать их можно в мгновение ока. Однако следует помнить, что регистрация бумажных документов в традиционной системе еще не потеряла своего значения. Поэтому вам не следует использовать электронную систему регистрации и хранения данных как предлог, чтобы оставить традиционную систему для выбора, что должно регистрироваться, а что отправляться в мусорную корзину. Не сканируйте тех документов, которые были исполнены на вашем собственном компьютере. Отсканированные документы сохраняются в файлах в сжатом виде; для хранения таких файлов требуется гораздо больше места, чем для файлов такой же длины, выполненных в текстовом редакторе. Если вы будете таким образом загружать бумажные копии документов, первоначально выполненных в одном из текстовых редакторов, на свой компьютер, то при их последующей записи на компакт-диск вы обнаружите, что диск заполняется в полном объеме быстрее, чем вы бы того хотели.
Организация компьютерных файлов
Основные компьютеры организации ваших компьютерных файлов мало чем отличаются от организации системы регистрации и хранения бумажных документов. Вам надо добиться простого и логичного объединения файлов по тематическим группам, что обеспечит минимальные затраты времени на их последующие поиски. Что правда, то правда, средства поиска на вашем компьютере значительно уменьшат вероятность того, что тот или иной файл затеряется среди себе подобных, что не редкость при работе с системой регистрации и хранения бумажных документов, но вам не следует надеяться только на поисковые способности компьютера. Логичная организация папок и подпапок, а также имен файлов позволит вам быстро обращаться к требуемым документам:
1. Решите для себя, какая папка будет для вас папкой первого уровня. Я предпочитаю создавать новую папку на новый рабочий год. Это позволяет легко осуществлять архивирования и предотвращает потерю контроля над подпапками, содержащими стандартные документы.
2. Внутри своей основной папки задайте имена тематическим подпапкам для создаваемых вами стандартных документов. В зависимости от характера вашей работы такие папки могут носить следующие названия: письма, протоколы, служебные записки, отчеты и т.д. Создайте также подпапки для основных проектов, по которым предполагается вести различную документацию, включая электронные таблицы. В моей папке за 1999 г. есть подпапка для настоящей книги.
3. С помощью вашей прикладной программы задайте компьютеру параметры на размещение вашей документации. При щелчке мышкой по команде «Открыть» или «Сохранить» вы хотите задать компьютеру задачу, найти вашу папку первого уровня хранения (например 1999), но возможно, что ваш компьютер не настроен на выполнение именно такой операции и вы захотите изменить существующие параметры. Такие изменения можно осуществить с помощью закладки «Параметры» пункта меню «Сервис». Если, например, вы пользуетесь «Microsoft Word», вы должны соблюдать следующую последовательность: сначала вы идете в пункт меню «Сервис», затем в закладку «Параметры», после этого выбираете закладку «Размещение файлов» и изменяете существующее расположение файлов для ваших документов.
Выбор имен файлов
Здесь я снова хочу коснуться темы простоты и доступности. Вы должны присваивать своим файлам такие имена, которые что-то для вас значат, чтобы облегчить их (файлов) последующий поиск. Никто не хочет терять время и досадовать на то, что, когда открываешь какой-то файл, тот оказывается совсем не тем, что ты искал. Если ваша программа автоматически предлагает вам присвоить файлу имя, содержащееся в строчке заголовка оформляемого вами документа, вы можете с этим согласиться, но будьте осторожны, когда вы набираете целый ряд документов с одними и теми же заголовками. Такие документы, как письма, протоколы, служебные записки, лучше всего сохранять, присваивая им имена и даты исполнения (Блоггс 15 — 12 или Безопасность 30 — б), с тем чтобы другие документы, относящиеся к тому же лицу или совещанию, можно было с легкостью идентифицировать. Операционные системы вплоть до «Windows 95» имели следующий недостаток: при сохранении файлов вы не могли присвоить им имя, превышающее 8 символов. Если вы только недавно перешли на другую систему, то у вас могла сохраниться привычка сокращать имена, присваиваемые файлам, чего при работе с современными операционными системами делать не требуется.
