Организуй себя - [2]

Лицо, воздерживающееся в сегодняшней производственной среде от шагов, направленных на улучшение самоорганизации, и надеющееся на то, что через месяц-два в его распоряжении окажется больше времени для изменения существующего положения вещей, просто осуждено на постоянную неудачу. Давайте попробуем разобраться, что на самом деле значит формулировка «быть слишком занятым»? Вы можете проводить все ваши рабочие дни в суете, бегая с одного места на другое, а на выходе, в качестве результата, будете иметь значение, стремящееся к нулю, то есть можете быть чрезвычайно занятым, но ваша занятость, в данном случае, будет неэффективной. Только целенаправленная деятельность дает результат, а улучшенная самоорганизация как раз и является неотъемлемой частью выбора направления вашей деятельности. Временные затраты на улучшение вашей личной организованности могут и не быть слишком большими. В течение нескольких недель от вас потребуются некоторые дополнительные доли самоотдачи и упорства в достижении цели, зато выгоды, полученные за счет экономии времени, с лихвой окупятся в недалеком будущем, а время, затраченное на самоорганизацию, вернется к вам сторицей.

У всех нас имеются как слабые, так и сильные организационные стороны, поэтому перед тем, как приступить к первой главе, задайтесь вопросом, в чем заключаются именно вам присущие недостатки. Это поможет вам сосредоточить свое внимание на тех разделах книги, которые имеют для вас наибольшее значение. Таким образом, вы сможете максимально использовать потраченное вами время.

Список вопросов для проверки уровня самоорганизации

КАКОЕ ИЗ ЭТИХ УТВЕРЖДЕНИЙ ОТНОСИТСЯ К ВАМ?

1. В моей работе наблюдается отсутствие общего направления.

2. У меня возникают трудности, связанные с вычленением приоритетных направлений деятельности из всего объема задач, стоящих передо мной.

3. Мне кажется, что мой рабочий день проходит очень неэффективно, и мне не удается достичь желаемого результата.

4. Мне не удается добиться правильного планирования рабочего времени.

5. Мой рабочий день заканчивается с большим числом задач в списке «что надо сделать», чем он начинался.

6. Мне трудно оценить, сколько времени займет выполнение тех или иных задач.

7. Установленные мною самим предельные сроки выполнения тех или иных задач постепенно затягиваются.

8. У меня нет уверенности, что я эффективно использую то время, когда нахожусь на подъеме.

9. Я берусь за выполнение то одной, то другой рутинной задачи и, тем самым, отвлекаюсь от решения более сложных задач, стоящих передо мной.

10. Я заметил в себе тенденцию откладывать на потом решение тех задач, которые по той или иной причине мне не нравятся.

11. Стоящим передо мной тривиальным задачам я придаю большую значимость, чем они того заслуживают.

12. При решении сложных задач или выполнении проектов мне трудно определить то, с чего начать.

13. Мне хотелось бы иметь более четкий системный подход в области принятия решений.

14. Объем предстоящих канцелярских работ создает для меня проблему.

15. При первом взгляде на объем канцелярской работы у меня часто не возникает желания браться за нее.

16. Мне очень часто не удается решить, что делать с полученными документами.

17. Мне хотелось бы усваивать содержание документов с большей скоростью, чем я это делаю.

18. Из того, что я прочитываю, многое сразу забывается.

19. Я часто ловлю себя на мысли, что посещаю слишком большое число непродуктивных совещаний.

20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.

21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.

22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.

23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы отказаться.

24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной организационной работы.

25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке; секретер и ящики стола забиты до отказа.

26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.

27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.

28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую-либо современную технологию для организации работы.

29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.

30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.

Данная книга предназначена не для какой-то конкретной профессиональной группы или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми, независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете. Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала, находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере, недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером; работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же, где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по программному обеспечению или соответствующий файл справочника.