Обновление. Пошаговый план личного развития - [50]

Выполняйте все задания, не требующие много времени, по мере того, как они возникают. Любую работу, на выполнение которой уходит не более двух минут, следует делать сразу же. Только подумайте, сколько времени вам придется на нее потратить позже, если вы не сделаете этого сейчас. Примите срочный телефонный звонок и немедленно решите проблему. Обсудите важный вопрос и сразу же примите решение. Моментально реагируйте на просьбы руководителя и клиентов. Действуйте без промедления, как только возникает необходимость или возможность, – и вы заслужите репутацию быстрого и ответственного сотрудника. А сделать это – ваша задача. Такая репутация откроет перед вами множество дверей. Благодаря этому вы получите новые карьерные возможности.

Итак, быстрое выполнение задач – важный фактор повышения эффективности и карьерного роста.

Проведите реинжиниринг рабочих процессов

В настоящее время большинство рабочих процессов и заданий состоят из множества разных этапов и задач. Разные рабочие процессы развивались на протяжении долгого времени, поэтому у них есть много недостатков, о которых сегодня никто не задумывается. Отдельные этапы этих процессов сейчас устарели и не приносят пользы, но увеличивают количество времени, необходимого для выполнения соответствующей работы. Реинжиниринг позволяет сократить затраты времени, энергии и денег.

Работать по старинке не для вас. Поэтому займитесь модернизацией. Вначале запишите все этапы любой крупной задачи, которую вам предстоит выполнить, – от подачи идеи до получения конечного результата. После того как составите список, сократите количество пунктов на 30 процентов при первом же просмотре. Это почти всегда можно сделать, если подойти к делу творчески. Например, поищите способы объединить несколько этапов в один или объединить несколько участков работы, чтобы ее выполнял один человек вместо нескольких. Найдите возможность сократить, приостановить или исключить этапы, в которых больше нет необходимости. Постоянно думайте о том, почему какая-то задача выполняется определенным образом и нет ли более эффективного способа ее решения. Упрощение и оптимизация позволяют делать больше дел за более короткое время, а это очень важно для повышения эффективности.

Каждый год создавайте себя заново

Мы живем во времена самых грандиозных перемен за всю историю человечества. Во всех сферах нашей жизни все меняется настолько быстро, что нам приходится постоянно оценивать и создавать себя и свою жизнь заново. По меньшей мере раз в год анализируйте все аспекты своей жизни, чтобы понять, хотите ли вы продолжать заниматься своим теперешним делом.

Представьте на минуту, что ваш бизнес пошел ко дну и нужно начинать все с нуля на новом месте. Что бы вы стали делать немедленно, а чего не стали бы делать вообще? Кого из сотрудников вы взяли бы с собой в новую компанию, а от кого пришлось бы отказаться? Предположим, ваша работа, бизнес или область специализации вдруг стали не нужны и теперь вам придется строить карьеру заново. Если бы у вас была возможность выбирать любой путь, чем вы предпочли бы заняться?

Подумайте о том, где вы живете и как члены вашей семьи проводят свободное время. Оцените свое финансовое и физическое состояние. Если бы, подобно художнику, стоящему перед чистым полотном, вы могли написать заново какую-то часть своей жизни, что бы вы изменили? Если регулярно анализировать свою жизнь с этой точки зрения, вы увидите, что в ней можно изменить и привести в соответствие с вашими истинными желаниями. Этот подход гарантированно повышает эффективность и улучшает качество жизни.

Устанавливайте четкую очередность выполнения задач

Вы уже знаете о важности расстановки приоритетов. Приоритетным задачам уделяется больше внимания. Как правило, их всегда нужно выполнить в первую очередь. Но не стоит забывать и о тех делах, которые следует делать после приоритетных. О них мы нередко забываем потому, что у нас слишком много работы и слишком мало времени.

Как известно, чтобы получить иной результат, нужно сделать что-нибудь по-другому или прекратить делать. Поэтому следует систематически пересматривать второстепенные задачи, которые уже потеряли свою значимость. Отказывайтесь от действий, не представляющих для вас сегодня прежней ценности. Если вы загружены работой, то, прежде чем взяться за новое дело, вам придется прекратить делать старое. Начало нового дела означает отказ от того, что вы делали до сих пор. Проанализируйте свою ситуацию. От каких дел можно избавиться, чтобы высвободить достаточно времени для новых, значимых задач?

Возврат контроля и отказ от второстепенных задач

Вы можете начать контролировать свою жизнь в той мере, в какой способны отказаться от выполнения незначительных задач. Повысить эффективность можно только путем высвобождения времени на выполнение задач, представляющих для вас большую ценность с точки зрения пользы, которую они могут принести в будущем.

Когда я перегружен работой, я постоянно повторяю: «Ты можешь сделать только то, что в твоих силах». Вы тоже повторяйте эти слова, когда чувствуете, что груз работы стал слишком тяжел. А затем составьте список всех предстоящих дел и разберитесь, какие второстепенные задачи стали неактуальны. Откажитесь от всего, на что не стоит тратить время. Порой слово «нет» экономит очень много сил.