Обновление. Пошаговый план личного развития - [46]

Третий тип – срочные, но не важные задачи. К таким делам можно отнести телефонные звонки, проверку электронной почты, разговор с коллегой, заглянувшим в ваш кабинет, спонтанное обсуждение новостей или телевизионных передач и тому подобное. Конечно, вы можете заниматься всем этим на работе, но такие дела не оказывают никакого влияния на ваш успех. Многие люди обманывают себя, занимаясь подобными срочными, но не важными задачами, и они только напрасно тратят время, которое можно было бы посвятить построению карьеры.

Самые большие расхитители времени – это задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, то есть совершенно бесполезные дела. Речь идет о тех действиях, которые не приносят никакой пользы для вашей карьеры, например: чтение газет, звонки домой с вопросом, что будет на ужин, или походы по магазинам. Все эти дела не способствуют достижению ваших личных целей и успеху компании.

Чтобы повысить свою эффективность, следует сосредоточиться на определении срочных и важных задач, то есть тех, которые должны быть выполнены немедленно. Затем можно сделать все, что не является ни срочным, ни важным, чтобы осталось больше времени для тех дел, которые действительно могут изменить ситуацию на работе к лучшему. Для этого можно задавать себе следующие вопросы: каковы возможные последствия выполнения этой задачи? Что произойдет, если вообще не выполнить ее? Учитывайте свой ответ при расстановке приоритетов.

Вынужденная эффективность

На все времени никогда не хватает, но, чтобы сделать самое важное, времени всегда достаточно. Каждый раз, когда вам необходимо выполнить важную задачу (ту, которая может иметь серьезные последствия), полностью погрузитесь в работу и выполните ее к намеченному сроку, чего бы это вам ни стоило. При таких условиях вы вынуждены работать эффективно.

Многие люди не могут заставить себя выполнить работу раньше срока. Они заявляют, что лучше всего работают в условиях недостатка времени. Однако никто не может работать хорошо в спешке. Это просто попытка оправдать свое неумение правильно организовать свое время. Когда сроки поджимают, вы не только подвергаетесь большему стрессу, но и совершаете больше ошибок. И очень часто из-за этого работу приходится переделывать.

Для повышения собственной эффективности и результативности всегда задавайте себе четыре вопроса:

1. Какие задачи представляют для меня наибольшую ценность? Что из того, чем вы занимаетесь, максимально полезно для вашей работы? Что обеспечивает самую большую выгоду или выигрыш вам и вашей компании? Поговорите со своим руководителем и сотрудниками, попросите их высказать свое мнение. Вы должны точно знать ответ на этот вопрос, чтобы работать только над теми задачами, которые представляют для вас наибольшую ценность.

2. За что мне платят? Для выполнения какой работы вас наняли? Какие рабочие задачи сильнее всего влияют на ваш карьерный рост? В зависимости от ответов на эти вопросы определите, чем вы должны сосредоточенно заниматься в течение дня.

3. Что из того, что могу делать только я, принесет реальную пользу компании, при условии, что будет сделано как следует? Даже в разное время ответ на этот вопрос может быть только один: это работа, которая не будет выполнена, если ее не сделаете вы. Однако если вы справитесь с ней должным образом, результат вашего труда может принести большую пользу компании. О чем бы ни шла речь, в первую очередь вы должны работать именно над этой задачей, потому что ее выполнение позволяет вам внести самый большой вклад в свой успех.

4. На что в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой? Что бы вы ни ответили на этот вопрос, убедитесь, что именно этим вы сейчас и занимаетесь.

Если постоянно задавать себе эти вопросы, вы всегда будете сосредоточены на решении самых приоритетных задач и сможете работать с максимальной отдачей. Приучитесь выполнять только те дела, которые упомянуты в ответах на эти вопросы, и ваша эффективность повысится в два раза. Так на что вы можете потратить свое время с максимальной пользой?

Руководствуйтесь правилом 80/20

Правило 80/20, или закон Парето, считается одним из самых важных и эффективных принципов тайм-менеджмента. Согласно этому правилу все действия можно поделить на две группы: малую, но значимую, и большую, но незначимую. Или, иными словами, 20 процентов всех действий (малая, но значимая группа) составляют 80 процентов ценности всего, что вы делаете (большая, но незначимая группа). Можно сформулировать это правило и иначе: на 80 процентов ценность ваших действий определяется лишь 20 процентами того, что вы сделали.

Закон Парето применим ко всем аспектам деловой и личной жизни. В бизнесе 80 процентов продаж обеспечивают 20 процентов клиентов; 80 процентов прибыли приносят лишь 20 процентов продуктов; 80 процентов продаж совершают 20 процентов продавцов; а 80 процентов финансового и карьерного роста – это результат 20 процентов ваших усилий по достижению успеха.

Если вы составите список из десяти дел на день, то два пункта окажутся важнее всех остальных. Успех и эффективность зависят от того, сумеете ли вы определить, на какие 20 процентов самых важных задач вам следует направить свои усилия.