Научно-справочный аппарат архивов России - [11]
Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.
Что видим? Раньше копия описи должна была находиться в читальном зале. Теперь — в помещении, обеспечивающем оперативное предоставление пользователям. А, напоминаю, безвозмездно пользоваться (точнее, изучать) исследователь может только НСА, размещенное в читальном зале. И насколько оперативно это предоставление — мы не знаем. Формально, теперь описи могут не храниться в читальном зале, а доставляться туда по заказу.
«Порядок…»
Пользователь вправе:
4.1.6.Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.
Эта норма также подразумевает, что НСА, не размещенный в читальном зале, может быть заказан для работы.
Однако есть один важный момент. Пользователь должен получать доступ к справочным материалам в день обращения.
«Порядок…»
4.1. Пользователь вправе:
4.1.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.
4.1.20. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Таким образом, если локальные акты предусматривают заказ описей «на следующий день», то они незаконны, описи должны выдаваться пользователю в день обращения. Если архив не может физически разместить описи в читальном зале и организовать их выдачу в день обращения, значит, он должен их оцифровывать и разместить в читальном зале электронные копии. Или обеспечить выполнение правовой нормы другим способом.
Вы знаете архив, где эти нормы нарушаются? Укажите им на это, продемонстрируйте несогласие с такой системой, разберитесь с позицией архива относительно оцифровки описей и их размещения на сервере и на сайте. Может быть, архив нуждается в волонтерской помощи для оцифровки описей?
Почему не все описи доступны онлайн?
Архивы России работают над этой задачей в рамках создания Центрального Фондового Каталога cfc.rusarchives.ru/CFC-search/Search/About. На реализацию задачи уйдет еще несколько лет.
Еще в 2013 году Росархив выпустил Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», в которых, в частности, есть указания (стр.73):
При наличии сайта архива желательно размещение на нем полученных в электронной форме описей дел, документов. Если в архиве имеется автоматизированная информационная система «Электронный читальный зал», то полученные в электронной форме описи дел, документов должны быть загружены в эту систему в соответствующем ей формате.
Однако в настоящий момент огромное число оцифрованных описей не размещено на сайтах архивов. Особенно огорчают ситуации, когда описи уже оцифрованы, но доступ к ним дается только на компьютерах читального зала. Или когда архив целенаправленно оцифровывает и выкладывает описи личных фондов, а описи с метрическими книгами и ревизскими сказками принципиально не оцифровывает. Знаете же такие архивы?
«Архивный Дозор» обращает внимание на такие случаи и пытается исправить ситуацию. Хотя, логичнее было бы, чтобы Росархив сам следил за выполнением своих рекомендаций 7-летней давности.
В этих же «Рекомендациях» на стр.75—76:
Основное внимание российских архивов в настоящее время должно быть сосредоточено на переводе описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму… Интернет-портал «Архивы России» станет одной из главных площадок удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме. Такими же площадками удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме должны становиться сайты архивов, на которых в обязательном порядке должен быть представлен их научно-справочный аппарат.
Проблема с размещением на сайтах научно-справочного аппарата имеет еще один ракурс. Архивы создают справочники, но не размещают их на своих сайтах и не позволяют делать это федеральным библиотекам (РНБ, РГБ, Исторической, др.).
Одним из таких случаев является история с НСА Архива Иркутской области. В феврале 2019 года архив опубликовал новость, что сотрудниками выпущены «Путеводитель по фондам Государственного архива Иркутской области. Часть 1 (досоветский период)» и тематический путеводитель «История религиозных учреждений Восточной Сибири». Сразу же я отправила запрос с просьбой ознакомиться с ними удаленно. Но ответ был отрицательный — «технической возможности разместить на сайте нет, приходите в читальный зал».
Борьба «Архивного Дозора» за размещение справочников на сайте продолжалась почти два года. В августе 2020 года Виталий Семёнов отправил жалобу уже на имя Губернатора Иркутской области. И в октябре 2020 года справочники появились на сайте.
