На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - [18]

В качестве примера рассмотрим деятельность Министерства обороны США. В армии тоже часто требуется перемещать людей из одного отдела в другой или с одной должности на другую. Как сказал однажды министр обороны Роберт Гейтс: «Запрос на отправку в Афганистан команды дрессировщиков собак или любого другого подразделения должен пройти по крайней мере через пять генеральских штабов. Тогда его обработают, утвердят и выполнят»{18}. Вместо того чтобы планировать военные операции, офицеры вынуждены тратить время на утверждение запросов о смене дислокации. К счастью, министр Гейтс двигался в верном направлении – он хотел снизить бюрократию, уменьшить количество штабов{19} и обеспечить гибкость процедур.

Что можно сделать, когда ваши сотрудники сталкиваются с громоздкими и непонятными правилами?{20} Если положение позволяет вам изменить ситуацию, последуйте примеру Гейтса: рассмотрите правила вашей организации. Попытайтесь определить, какую роль играет каждое из них, какую цель преследует и насколько эффективно. А затем сравните преимущества, предоставляемые сотрудникам, с проблемами, которые оно для них создает.

Вы не можете решать этот вопрос только с руководством и сотрудниками службы внутреннего контроля – их представление может быть ложным. Чтобы лучше понять, как работает то или иное правило, поговорите с сотрудниками (или с клиентами!), которым приходится его соблюдать. Скорее всего, вы обнаружите, что большинство правил отнимает слишком много времени или предполагает чересчур строгий контроль.

Если же вы не можете изменить ситуацию, научитесь уживаться с правилами – или обходить их. Могу дать вам несколько советов.

• Узнайте цель правила – возможно, для него есть разумное основание. В этом случае продумайте наиболее эффективный способ его соблюдения; скорее всего, оно будет часто применяться в вашей работе, поэтому извлеките из него максимум пользы.

• Если правило устарело и неприменимо к вашей деятельности, придумайте, как его изящно обойти. Например, некоторые компании в целях экономии запрещают сотрудникам летать первым классом. Но запрет не должен распространяться на сотрудника, который, покупая билет экономкласса, получает бесплатное повышение качества обслуживания по программе лояльности[19].

• Если от правил отказаться нельзя – либо нецелесообразно, либо слишком рискованно с юридической точки зрения – можно попросить о послаблениях.

Полезные советы

1. Избавляйтесь от большей части полученных электронных и бумажных писем: 80 % из них для вас незначительны.

2. Отвечайте на важные запросы сразу. Не тратьте время на повторный поиск электронного письма или обдумывание назначенной встречи.

3. Многозадачный режим работы – верный способ эффективного выполнения низкоприоритетных задач. Во время телеконференции вполне возможно изучать отчет.

4. Не пытайтесь выполнять параллельно несколько задач, если каждая из них требует серьезных интеллектуальных усилий. Быстрое переключение с одной задачи на другую утомительно.

5. Не занимайтесь посторонними делами во время встречи с клиентами – они ждут от вас полной отдачи.

6. Необходимо договориться с коллегами о том, какой вариант проверки электронной почты во время совещаний приемлем.

7. Смиритесь с тем, что не можете делать все идеально. Низкоприоритетные задачи можно выполнять просто хорошо, а более важные – на отлично.

8. Не контролируйте каждую мелочь. Дайте вашим подчиненным возможность самостоятельно работать над проектом, даже если вам кажется, что при этом возрастет риск ошибок.

9. Если у вас есть соответствующие полномочия, упраздните бюрократические правила, которые принуждают сотрудников заполнять бесконечные формы или получать предварительное одобрение по всем вопросам.

10. Научитесь устранять бюрократические препятствия и не тратить слишком много времени на низкоприоритетные задачи.

Часть II Повседневная эффективность

В части I представлены три ключевых способа повышения личной эффективности: сформулировать цели и приоритеты, сосредоточиться на конечном результате и как можно быстрее избавиться от низкоприоритетных задач, не фокусируясь на мелочах. В части II я расскажу, как применить их на практике.

Глава 4 поможет вам развить навыки эффективной повседневной деятельности. Я научу вас увязывать ежедневные встречи с высокоприоритетными задачами и целями. Кроме того, я объясню, почему каждую ночь вы должны спать не менее восьми часов и ежедневно делать зарядку.

Глава 5 посвящена путешествиям. Я научу вас эффективно организовывать свое время в транспорте и гостинице и покажу, как оставаться эффективным в командировках, не теряя связи с семьей.

В главе 6 я подробно остановлюсь на проблеме проведения совещаний в офисе – практически во всех компаниях это главная причина снижения эффективности. Как правило, они длятся слишком долго и часто бесцельны: сотрудники тратят время впустую и не успевают выполнить важные задачи.

Я покажу вам, как избегать совещаний, когда это возможно, и проводить их эффективно, если они неизбежны.

Глава 4 Ежедневная работа

Все мы занимаемся рутинной работой. Мой график хорошо организован, и это помогает мне сэкономить время и энергию для размышлений и общения с семьей. Возможно, вы предпочитаете более гибкий график. В этой главе я покажу три ключевые стратегии, которые помогут вам повысить эффективность ежедневной работы.