Microsoft SharePoint 2010. Полное руководство - [8]
В начале 2010 г. Microsoft выпустила следующую волну продуктов SharePoint под названием SharePoint 2010. WSS была в очередной раз переименована — на этот раз в SharePoint Foundation Server, а из MOSS было удалено слово Office, и весь продукт был назван просто Microsoft SharePoint Server 2010. Как будет показано в данной книге, в этих продуктах появилось значительно количество новых возможностей. Организациям, которым нужно эффективное управление возможностями SharePoint, необходимо вначале хорошо разобраться в этих возможностях и понять, как они сочетаются друг с другом для удовлетворения конкретных производственных потребностей.
SharePoint 2010 представляет собой набор многих инструментов для многих людей, и трудно выделить из этого набора какие-то особые возможности и функции. Обычно в первую очередь обращают внимание на две области, которые помогают ответственным руководителям лучше понять, как следует задействовать SharePoint 2010. Это области совместной работы и управления документами. SharePoint 2010 тесно интегрирован с линейкой продуктов Office 2010 и поэтому стал дополнением к производственным инструментам, которые работники умственного труда уже знают как пять своих пальцев, и, следовательно, средством улучшения сотрудничества персонала. SharePoint 2010 содержит проверенные и надежные средства управления контентом предприятия, управления документами и управления записями для организаций всех форм и размеров. Организации могут хранить свои документы в библиотеках документов SharePoint и пользоваться управлением версиями, сдачей и изъятием документов и новыми возможностями наподобие службы управляемых метаданных, предназначенной для помощи в управлении типами метаданных, которые могут встречаться в документах SharePoint. Списки SharePoint хранят не файлы, а данные, и их можно использовать многими способами, т.к. каждых из них представляет собой автономную базу данных, которую можно использовать во многом так же, как и электронные таблицы.
Углубляя концепции совместной работы и управления документами, SharePoint 2010 обеспечивает высочайший уровень интеграции с продуктами Office 2010, в то же время не оставляя без поддержки и пользователей Office 2007 и до некоторой степени приложений Office 2003. Наиболее сильна интеграции с Word, Excel, Outlook, Access, PowerPoint, Visio и инструментами, в основном и предназначенными для работы с SharePoint 2010 — SharePoint Designer 2010 и SharePoint Workspace 2010. На этой интеграции базируются возможности обеспечения совместной работы SharePoint 2010. Интеграция с продуктами Office описана в главах 25 и 26.
Примером улучшения совместной работы, которой так не хватало многим организациям, является сокращение зависимости от электронной почты как основного средства сотрудничества. SharePoint предлагает идеальное решение: вместо того чтобы пересылать весь документ, можно просто послать по почте URL-адрес, который является ссылкой на документ SharePoint в библиотеке документов. После этого пользователи могут просмотреть документ в библиотеке документов, программно изъять его из библиотеки, внести изменения и снова сдать в библиотеку. SharePoint может создавать новые версии документов, предоставляя доступ к их предыдущим версиям. Конечным результатом является одно название документа и один URL-адрес документа — в отличие от “старого доброго способа”, когда пользователи пытались найти документ в файловом хранилище или в общедоступной папке, а затем недоумевали, почему документ “ЕКЛМН предложения vl .Одокупр-docx” более новый, чем “ЕКЛМН предложения v2.0ynpflOK.docx”.
Полезно представлять себе, как хранятся данные в SharePoint 2010. Главными хранилищами являются библиотеки и списки. Одним из преимуществ библиотеки документов SharePoint являются инструменты, предоставленные администратору библиотеки для управления “что кому можно” в библиотеке — в смысле добавления, удаления, редактирования или просто чтения документов. Кроме того, имеются средства ведения версий, которые позволяют отслеживать крупные и мелкие редакции файлов, оповещения для информирования пользователей об изменениях, средства управления сдачами и изъятиями документов, шаблоны документов, доступные из библиотеки, и мощные инструменты для создания метаданных, которые добавляются в документы, хранящиеся в библиотеках.
Библиотеки применяются для многих целей, одной из которых является сокращение зависимости от файловых хранилищ, которые могут предложить лишь небольшое подмножество возможностей библиотек SharePoint. Библиотеки SharePoint обычно управляются подготовленными пользователями и IT-персоналом, поэтому можно предоставить больше средств контроля тем людям, которым они нужны каждый день. Кроме того, любой текстовый файл, файл Office или файл с индексной организацией, выгруженный в библиотеку SharePoint, индексируется, что позволяет выполнять поиск, все так же поддерживая защиту информации. В библиотеках имеются и многие другие возможности, такие как усовершенствованные средства навигации, рабочие потоки, возможность проставлять оценки документам и добавлять дескрипторы и примечания — все это существенно улучшает возможности совместной работы в библиотеках.