Ментальные карты для бизнеса - [5]

4. Будьте лаконичны!

Не пишите в ментальных картах целые предложения. Только ключевые или фразы, стимулирующие дальнейшие ассоциации слова.

5. Группируйте подтемы карты по формату ветвей: по цветовой гамме, по форме геометрических фигур, типу линий и т. д.

6. Разбавьте карту рисунками и символами, чтобы восстановить образ темы с первого взгляда на карту.

7. Формируйте группы, то есть отделяйте дополнительными линиями блоки, объединенные общей мыслью. Обводите эти блоки.

8. Соединяйте темы стрелками.

Рис. 2. Пример ментальной карты

Для удобства, в этой книге ответвления от центрального названия карты (подтемы) будут называться уровнями.

Их иерархия показана на рисунке.

Усвоив основные правила составления ментальных карт, можно переходить к изучению способов их рисования и решения бизнес-задач.

Самый первый, простой, всегда доступный из них – это рисование ментальной карты от руки. В этом есть свои преимущества.

Вспомните, как давно вы держали в руках цветные карандаши? Посмею предположить, что несколько лет, а возможно, и десяток лет назад.

Рис. 3. Структура ментальной карты

Если вы создаете карту руками, вам придется это сделать. Кроме того, так вы можете рисовать ментальные карты в любое время и в любом месте, где найдутся лист бумаги и карандаш.

Это творческий процесс, который, несомненно, доставит вам удовольствие!

Я часто рисую ментальные карты цветной 4-цветной ручкой в своей записной книжке Moleskine.

Рис. 4. Ментальная карта на бумаге

Или на ватмане или флип-чарте:

Рис. 5. Пример ментальной карты на ватмане

Но 98 % карт рисуются в программных продуктах. Они позволяют ускорить процесс рисования карт, делают их аккуратными, красочными и упорядоченными, а также позволяют быстро и без потерь нужной информации вносить в них изменения. Самым популярным продуктом является Mind Manager, разработанный компанией Mindjet.

Освоить эту программу достаточно легко. Она оснащена широким функционалом.

И помимо создания обычных ментальных карт, имеет адаптированные шаблоны для проведения мозгового штурма, разработки стратегического менеджмента, проведения SWOT-анализа и многого другого. Ментальные карты, используемые в данной книге, созданы именно с ее помощью.

Разработаны и другие ее аналоги, например FreeMind, XMind и другие, бесплатные, в отличие от Mind Manager.

Однако они обладают меньшим количеством функций, именно полезных, а не развлекательных, и менее эстетично насыщенные.

Существуют онлайн-сервисы для создания ментальных карт, такие как MindMeister, Mind42 и другие, но, как правило, они предоставляют графику низкого качества и далеко не все дают возможность прикрепления информации из файлов компьютера.

Рис. 6. Пример ментальной карты: Тренинг по Активныьм продажам

Глава 2 Регламенты и инструкции для персонала

Если вы решили использовать ментальные карты в бизнесе, то я рекомендую вам начать с разработки с их помощью простых регламентов и инструкций для персонала, особенно если ментальная карта – это новый для вас формат работы, а инструкций, которые действительно соблюдаются, в вашей фирме нет. Инструкции для персонала – простая задача для разработки в формате ментальных карт.

Чтобы определить, какие именно инструкции необходимы вашей компании, проанализируйте свои бизнес-процессы и выявите те, на которых регулярно возникают какие-либо ошибки, повторяющиеся сложности и т. д. Именно на данные процессы и требуются инструкции: на проблемные функции или процессы. Кроме того, наверняка есть вопросы, при возникновении которых сотрудники обращаются к вам как руководителю за решением.

Есть правило: если к вам пришли трижды с одним и тем же вопросом – это даже не звоночек, а колокол к тому, чтобы создавать на процесс его решения инструкцию.

Еще одно важное преимущество наличия работающих инструкций – это независимость бизнеса от работающих в нем людей.

Бизнес становится более защищенным. Часто встречаются ситуации, когда в компании есть сотрудники, на которых держится весь отдельно взятый процесс. Например, вы нашли талантливого HR-менеджера, который безошибочно набирает хороший персонал, или менеджера по продажам, у которого лучше других получается закрыть клиента на покупку.

Такой персонал опасен для бизнеса, так как вы понимаете, что если уйдет этот человек, то данный процесс рухнет, и вы не сможете в кратчайшие сроки найти ему достойную замену, так как свои секреты «звездный» сотрудник унесет с собой.

Возникновение подобных сложностей помогают избежать разработка подробных инструкций на отдельные функции сотрудников.

При работе в консалтинговых проектах одно из первых моих действий – это поиск «звездных профессионалов» в компании. Если есть сотрудник, который выполняет свои функции замечательно, то информацию о том, за счет чего ему это удается, нельзя терять при его уходе! Поэтому мы сразу начинаем «снимать клише» с его подхода к работе и описывать процессы инструкциями.

Для этого достаточно поручить ему самостоятельно прописать должностную инструкцию на те функции или процессы, на которые он завязан. Затем этот текст обсуждается, корректируется и превращается в пошаговый план (инструкцию) для каждого, кто выполняет те же функции. Таким образом, вы получаете проверенный, доказавший свою эффективность план работы над конкретной задачей. И если этот сотрудник уйдет из вашего бизнеса, вы его оперативно и без снижения эффективности замените даже не очень опытным человеком, так как «изобретать велосипед» совсем не требуется, достаточно им правильно пользоваться, просто выполняя зафиксированные последовательные указания. Плюс ко всему, инструкции на функции значительно упрощают и ускоряют процесс обучения и адаптации новых людей.