Матрица перемен. Как повысить эффективность изменений в компании - [9]

В план обязательно должны быть включены мероприятия по многоступенчатому контролю. Иными словами, следует выстроить так называемую пирамиду контроля, основанием которой будут «совместители» – те сотрудники, кто помимо участия в проекте перемен занимается текущей деятельностью, причем именно она является приоритетной. А рангом выше, контролируя самих «совместителей», должен находиться человек, который в идеале выполняет только одну задачу – отвечает за успех проекта изменений.

Если посмотреть на организацию с высоты птичьего полета, можно заметить, что подавляющее большинство действий, связанных с внедрением перемен, воспринимаются как менее эмоционально привлекательные, чем текущая действительность. Это одна из причин, по которым процесс изменений требует особого внимания и иного баланса вложений в разные виды действий, который обеспечивают его эффективность. Требуется, например, значительное усиление контролирующей системы по сравнению с контролем за привычной деятельностью. Более подробно о системе мониторинга и контроля читайте дальше, в соответствующем разделе.

3. Система коммуникации

И вот позади серьезная подготовка: разработан план внедрения перемен, приняты ключевые решения. Руководитель или член проектной команды готов выступить перед сотрудниками, впервые представляя им суть предстоящих перемен.

Именно в этот момент будет сформировано отношение к проекту. И от того, насколько профессионально и четко будет представлен проект, в значительной мере зависит уровень сопротивления, а значит, и успех перемен: скорость внедрения, задействованные ресурсы, уровень потерь.

Очень часто именно в момент сообщения о переменах закладывается основа для роста сопротивления, для неполного успеха проекта.

Но первое сообщение об изменениях – это только начало коммуникации. Во время всего процесса перемен система коммуникации становится одной из важнейших для успеха. Во-первых, в ситуации изменений появляется большое количество новой информации, своевременная и эффективная передача которой существенно влияет на неотвратимость и конкретность перемен. Во-вторых, только с помощью адекватно выстроенной системы коммуникации можно уменьшить стресс, возникающий в ходе процесса перемен. Это основные причины того, почему система коммуникации так важна.

Зачастую существующие налаженные каналы коммуникации (как формальные, так и неформальные) передают сведения о переменах не так качественно, как повседневную информацию. Кроме того, они не рассчитаны на увеличивающуюся потребность высказать свое мнение и на более высокий уровень стресса.

Планируя коммуникацию в период перемен, убедитесь, что каждый руководитель и сотрудник:

1) услышат о переменах от руководителя более высокого уровня (чем выше – тем лучше!) напрямую;

2) смогут поделиться своим мнением и идеями по этому вопросу (при этом важно иметь возможность высказаться анонимно);

3) смогут обсудить перемены и свою ситуацию один на один с непосредственным руководителем – и получить от него ответы на все свои вопросы;

4) получат письменную информацию о том, что конкретно и когда надо делать, а также о том, как будет оцениваться успех;

5) получат все необходимые ресурсы для внедрения изменений.

Не экономьте время на коммуникацию в период перемен, иначе перемен может и не произойти.

В сообщении о переменах учитывайте отношение аудитории к проекту и ее опыт

Рассказывая о переменах, руководитель или член проектной команды уверен, что люди относятся к переменам примерно так же, как и он сам, и что все они знают то же самое, что знает и он.

Выступающий часто видит в аудитории, к которой он обращается, группу людей, подобных ему в способе восприятия информации. Это ошибка, которая ставит дополнительную преграду на пути взаимопонимания между вами и аудиторией. Более того, такая ошибка способна усилить сопротивление и привести к потерям времени и денег.

Готовясь к выступлению, помните, что вы будете говорить перед людьми, которые значительно отличаются от вас. Они не являются слегка измененной версией проектной команды. Скорее всего, они знают о переменах значительно меньше вашего… и относятся к ним далеко не так хорошо, как вы сами.

Чтобы лучше подготовиться к выступлению, ответьте на вопросы:

• Что сотрудники знают о переменах сейчас?

• От кого они получили эту информацию?

• Как они относятся к переменам в настоящий момент?

• Что я могу им сказать, чтобы отношение изменилось?

• Поймут ли они мои аргументы?

• Какие аргументы на них повлияют?

• Чего они опасаются? Что они потеряют в процессе перемен? Что им надо сказать по этому поводу?

Ваши слова о переменах должны непосредственно касаться слушателей, учитывать их уровень осведомленности и текущее отношение к переменам.

Правильно выстройте сообщение о переменах

Ниже приведен список параметров, которые, по результатам опроса нескольких фокус-групп, состоящих из менеджеров среднего звена, являются оптимальными на первом этапе оповещения о переменах.

Принимая во внимание огромное разнообразие возможных ситуаций, в рамках нашей методики мы предпочитаем помогать людям опознавать эти параметры и предлагаем им самим устанавливать целевые значения, которых они хотят добиться.