Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - [52]

На столе могут стоять корпоративные флаги (при наличии), региональные флаги, а при проведении международных переговоров и государственные флаги. Невысокие флаги должны быть расположены на одинаковом уровне и быть одного размера и качества. Почетное место справа отдается флагу гостей. Не рекомендуется устанавливать большие текстильные флаги на специальном флагштоке. Современные технические средства позволяют проецировать на стену изображение флагов стран-участниц переговоров – такой прием значительно упрощает работу по оформлению помещения, но в этом случае флаги на столах могут быть уже лишними.

Во время рабочих встреч и совещаний цветы на стол ставить не принято. При проведении международных переговоров допустимо украшение стола профессионально аранжированными букетами. Цветы на столе могут гармонировать по цвету с флагами стран-участниц переговоров, но не повторять в точности цвет флагов. Общая высота вазы и букета не должна превышать 15–20 см, чтобы не загораживать лиц участников переговоров и не мешать ходу переговоров. Важно заметить, что цветы не должны быть с сильным запахом (например, слишком ароматные сорта лилий), т. к. даже такой, казалось бы, незначительный штрих может негативно повлиять на проведение встречи, вызвав в прямом смысле слова головную боль у кого-то из участников. Помните, что на стол переговоров никогда не ставят горшечные растения, как бы красиво они не смотрелись в кашпо.

На стол ставятся напитки и посуда для них. Рекомендуется ставить напитки персонально для каждого участника переговоров, но возможна и расстановка группами по центру стола. Если напитки ставятся персонально, стаканы (бокалы ставить не рекомендуется) также ставятся персонально дном вниз слева от бутылок с водой. Они ставятся на столешницу, но иногда могут стоять на подставке или круглой бумажной салфетке. Стаканы ставятся только стеклянные. Желательно, чтобы стаканы были не выше, чем бутылки с водой и удобной формы (не слишком узкие или широкие). При расстановке напитков и стаканов группами они ставятся так, чтобы каждый участник встречи мог самостоятельно дотянуться до них. Стаканы могут стоять как дном вниз, так и в перевернутом виде (этот вариант допускается, но не рекомендуется). При расстановке стаканов группами их ставят на небольшие подносы, которые могут быть покрыты салфетками, если стаканы ставят в перевернутом виде.

На стол выставляются бутылки воды емкостью от 0,3–0,5 литра до 1,0 литра. Этикетки на бутылках должны быть неповрежденными. Вода заранее не открывается. Выбирайте бутылки с такими отвинчивающимися крышками, чтобы их без труда могли открыть и женщины-участницы переговоров, а не просили сидящих рядом мужчин о помощи. На стол ставится одна разновидность негазированной воды комнатной температуры в стеклянных или пластиковых бутылках. Газированную воду ставить не рекомендуется, поскольку даже если вода будет подана требуемой температуры, в помещении она может нагреться и при открывании бутылки вытечь на стол, но это не строгое ограничение. Современная практика допускает подачу соков в стеклянных бутылках емкостью не более 0,3 литра (цитрусовый – обычно апельсиновый и яблочный без мякоти), но не в формате переговоров, а при проведении других деловых встреч. Помните, что никакое угощение на стол не ставится.

Встреча и размещение участников

Если принято решение о проведении переговоров на территории вашей компании, хорошим тоном считается встретить гостей у входа в вестибюле на первом этаже здания. Если компания арендует помещение в бизнес-центре, желательно встретить гостей в зоне reception на первом (что предпочтительнее) или на своем этаже. Встречающим может быть административный помощник, сотрудник протокольного отдела или зоны reception. Он показывает, где можно оставить верхнюю одежду, где находятся мужская и дамская комнаты (т. к. перед общим зеркалом в холле не принято приводить в порядок прическу, одежду, поправлять макияж и т. д.), и провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе уже находится в этом помещении. Появление кого-то (а на практике часто главы принимающей стороны) после входа гостей является моветоном. При этом важно, чтобы все присутствующие, включая главу делегации хозяев, стояли, а не сидели. Второй вариант – когда обе делегации одновременно заходят в комнату для переговоров.

В то же время, если это высокие гости, их может встретить «у порога» глава принимающей стороны и лично проводить в комнату для переговоров. Этой рекомендации следует придерживаться, если компания имеет собственное здание, когда есть возможность выйти к парадному подъезду, а не в случае аренды помещения в многоэтажном бизнес-центре. Во время проводов гостей провожают либо до выхода из комнаты переговоров, либо до лифта, либо до выхода из здания, а в отдельных случаях даже ждут пока гости отъедут на машине.

Атмосфера ведения переговоров во многом зависит от того, как вы рассадите участников. В официальной обстановке чаще всего используется порядок размещения участников, взятый из дипломатической практики, когда главы сторон-участниц переговоров сидят в центре прямоугольного стола, друг напротив друга, рядом с ними справа – вторые лица, а слева находятся переводчики (если это международные переговоры). Далее (или вместо переводчиков) – другие члены делегации по статусу. Иногда слева от главы делегации сидит не третий по статусу член делегации, а главный эксперт, статус которого формально может быть ниже, но при обсуждении темы переговоров его мнение является решающим.