Логистика. Персонал, технологии, практика - [15]

Эта глава изложена в форме вопросов. Фактически в них содержатся и ответы, и предложения. Сами по себе технологии осуществления этих предложений достаточно широко описаны. Главное – перестать обманывать самих себя! Остановите в себе позывы искать вокруг оправдывающие обстоятельства, бесконечно критиковать законы и правительство, пенять на косность поставщиков и клиентов! Начните задавать себе неприятные вопросы и научитесь давать на них объективные и честные ответы. И тогда у вас все получится.

Глава V Организация работы склада

В данной главе не описывается проектная стадия формирования склада. На эту тему есть немало публикаций и методик. Мы коснемся больше организационных нюансов в управлении складом и взаимодействия склада с другими подразделениями компании.

5.1. Приемка

С чего начинается приемка? С графика поставок! Это граница между складской логистикой и смежным бизнес-процессом – планированием поставок. Тот результат, который для планирования поставок является конечным результатом (глава II) – дата поступления товара от поставщика на склад, для склада является началом процесса работы с товаром. На этом стыке двух бизнес-процессов и, соответственно, двух логистических подразделений, обязанностью директора по логистике является скрупулезная отработка процедуры взаимного информирования и согласования графика поступления товаров на склад. Отдел поставок обязан учитывать пропускную возможность участка приемки склада. В свою очередь, склад обязан готовить свои производственные ресурсы с учетом сезонности поставок и других потребностей компании.

Итак, началом процесса приемки товара является согласование плановой даты, объема и ассортимента поступающего товара с отделом поставок. Отклонения факта и плановых параметров поставок заносятся в соответствующий мониторинг и служат основой при оценке качества поставок.

Второе действие подготовка склада к приемке товара.

Зная ассортимент и количество, складдолжен заблаговременно подготовить свободные места для размещения товара на хранение, с учетом известных алгоритмов организации складского товародвижения. Подробно о подготовке склада к приемке товара на хранение излагается в издании (3).

Третье проверка сопроводительных документов

В случае импортных поставок, к ним относятся инвойс, packing-list, таможенная декларация, CMR и TIR. Подготовка данных документов на стадии планирования поставки – отдельная тема, и она достаточно широко освещена в специальной литературе. Для склада важным документом является packing-list. Если данный документ достаточно адекватен, то вы сможете планировать приемку товара попаллетно. Это значительно сокращает затраты времени и трудовых ресурсов, особенно при поставках микс-паллетами. Кроме того, packing-list позволяет более качественно контролировать отгрузку с зарубежных складов. Вы можете сформировать сквозной попартионный учет товара при поставках с использованием промежуточных консолидирующих складов, что упрощает расчет себестоимости логистики поставок каждой партии товара. К сожалению, очень часто поставщики не уделяют должного внимания данному документу. Нередко packing-list является видоизмененной копией инвойса.

При внутрироссийских поставках к входящим документам относятся товарные накладные, счета, счета-фактуры и документы, подтверждающие качество товара (при необходимости). Персонал, проверяющий входящие документы, должен знать типовые формы, правила заполнения документов и правила внесения информации в базу данных (БД). Если документы соответствуют установленным требованиям, дается команда на осуществление дальнейших действий с товаром.

Четвертое приемка товара по количеству и качеству, документирование расхождений с сопроводительными документами.

Начинается приемка с открытия борта или контейнера. Изначально обратите внимание на сохранность пломб (если товар не вскрывался на таможне), а также на первый ряд товара при открытии транспортного средства. Держите наготове фотоаппарат – непременный атрибут участка приемки. Если паллеты "завалены" или видны следы повреждения тары – начинайте "фотосессию"! При этом фотографии должны быть четкими и адекватно отображающими принадлежность груза к данной поставке. Не пожалейте времени – проконтролируйте, насколько специалист участка приемки владеет фотоискусством – от этого зависит очень многое при формировании претензии к поставщикам и перевозчику. Далее начинается проверка товара по количеству и качеству. Некондиционный товар откладывается отдельно, выбраковывается и предъявляется контролерам для подготовки соответствующего документа и последующего решения о дальнейшем его движении. Кондиционный товар пересчитывается и готовится к постановке на хранение.

Документирование расхождений по количеству и качеству – один из важнейших вопросов при приемке. От качества подготовки документов во-многом зависит дальнейшая претензионная работа с поставщиками и перевозчиками.

Пятое подготовка товара к постановке на хранение

А вот как его готовить – зависит от параметров набора и отгрузки. То есть, вы уже ступили на мостик следующего звена логистической цепочки – набор, комплектация и отгрузка заказов клиентов. Поэтому правильная подготовка товара на приемке определяет и оптимизацию ресурсов склада на этом мостике. Мне приходилось встречаться с ситуациями, когда за процесс приемки и постановки на хранение отвечал один менеджер, а за процесс набора и отгрузки отвечал другой. При этом, их мотивационные показатели оказались никак не связаны. В результате, первый менеджер из монопаллет (строительные материалы в мешках) сооружал огромные горы из мешков, а затем второй менеджер из этой горы вновь формировал такие же монопаллеты с товаром и отгружал их заказчикам. Как говорится, комментарии излишни…