Легкий способ перестать откладывать дела на потом - [33]
1. Конечный дедлайн: 1 июня.Нужно, чтобы ваши эскизы, или вариант речи, или проект лежал на столе у начальства к 9:00 утра.
А это значит:
28 мая – внести правки.
26 мая – пересмотреть материалы.
23 мая – дедлайн у секретарши, которая занимается рассылкой копий / подготовкой слайдов / сбором данных.
15 мая – завершить наброски / переписывания / дополнительные звонки.
1 мая – начать работу над финальной частью проекта.
22 апреля – внести правки после встречи с руководителем проекта.
21 апреля – встретиться с начальством и обсудить направление и успехи.
Сегодня, 15 апреля, – сделать эскизы; начать наброски; определиться с наиболее важным маркетинговым исследованием и проконсультироваться с экспертами.
2. Конечный дедлайн: 1 января (следующего года).Завершить переговоры о контракте с корпорацией XYZ.
Это значит:
1 декабря – встреча с юристами и менеджером XYZ.
20 ноября – позвонить в XYZ, прежде чем 22–27 ноября уехать кататься на лыжах.
1 ноября – предоставить Джонсу последнюю часть чернового варианта.
(Продолжить составлять расписание каждый месяц, пока вы не вернетесь в настоящий момент).
1 июля – встреча с нашими юристами.
Сегодня, 15 июня, – связаться с Джонсом из XYZ для обсуждения дедлайнов и времени встреч.
Подобный подход может быть применен на каждом этапе проекта. Составление большого отчета, например, может включать в себя шаги, которые могут быть чрезмерными сами по себе. Но когда работа разделена на части и вы выполняете ее постепенно, то приступать к первой части можно сегодня. Создание такого реверсивного календаря позволит рассчитать временной интервал для каждого этапа, и вы будете знать, сколько времени посвящать проекту каждую неделю – например, двадцать четыре часа в неделю на протяжении пяти недель.
И неважно, какого размера будет ваш отчет или компания – реверсивный календарь предоставит реалистичную картину того, сколько времени отводить на завершение каждого этапа. Вы знаете, как контролировать дедлайны; нет одного большого дедлайна, спущенного сверху. По мере того как будет расти ваш контроль над проектом, будет уменьшаться и внешнее давление, а вместе с этим и расти ощущение собственной успешности, так как вы добьетесь многих более мелких целей.
Воспользовавшись реверсивным календарем и трехмерным мышлением, Джоэл сумел увидеть отдельные задачи, необходимые в подготовке к делу: выполнение юридического исследования, фиксирование показаний, передача полномочий судебному клерку и референту, сравнение данных со старшими партнерами. Теперь Джоэл занимался только одним заданием, с которым он мог справиться, и приходил в настоящий восторг, видя, как идет дело. Чем сложнее был юридический случай, тем более динамичным и интерактивным он становился, требуя применения разнообразных навыков на всем протяжении, – это уже была не та гора, на которую нужно было взобраться в едином порыве.
Из-за того что Джоэл так боялся допустить ошибку, он стал использовать реверсивный календарь, чтобы отслеживать вещи, которые могли бы вызвать его беспокойство и которые могли вести его в неверном направлении. Тогда он мог бы использовать свою неуверенность и ощущение загруженности непомерной работой для передышки и обдумывания или консультации с коллегой. Джоэл не только сумел обуздать свой страх оказаться заваленным работой, но и наладил более реалистичный тайм-менеджмент, используя трехмерное мышление. Разбив свой проект на отдельные этапы, Джоэл смог предугадывать некоторые непредвиденные сложности и избегать ошибок, которые могли бы дорого обойтись.
Способ № 2. Пусть волнение работает на вас
И сказал ученикам Своим: посему говорю вам – не заботьтесь для души вашей, что вам есть, ни для тела, во что одеться: душа больше пищи, и тело – одежды… Да и кто из вас, заботясь, может прибавить себе роста хотя на один локоть? Итак, если и малейшего сделать не можете, что заботитесь о прочем?
Евангелие от Луки 12:22–26
Волнение может предупредить вас об опасности и призвать к действию, чтобы быть готовыми к ней. Относитесь к вашей способности волноваться с уважением, как к средству, предупреждающему вас о потенциальной опасности. Быстрый поток пугающих мыслей, сопровождающий, как правило, несозидательное волнение, приводит к еще большему количеству страхов – вы начинаете думать: «Будет ужасно, если это произойдет. Я не вынесу этого. Либо я должен буду сделать все хорошо, либо вообще никак». Но фокусироваться лишь на пугающем аспекте волнения – все равно что кричать: «Опасность!» – не зная, что делать и куда бежать. На деле же ваш крик только сеет в людях тревогу, но при этом не подсказывает, что делать, чтобы избежать опасности. Предупреждая вас о потенциальной опасности, но не предлагая никакого плана действий, ваше волнение выполняет свою функцию лишь наполовину. Вы совсем забываете о позитивной стороне «волнения, работающего на вас», – разработке плана действий.
