Корпоративный тайм-менеджмент - [27]

Направления ТМ-стандартизации

Корпоративный ТМ-стандарт, как правило, содержит несколько основных разделов.

1. Правила планирования и подготовки встреч.

2. Правила постановки задач и контроля за их выполнением.

3. Правила эффективного использования электронной почты.

4. Правила работы с контактной информацией.

Нетрудно заметить, что основные разделы стандарта привязаны к наиболее активно используемым в корпоративной практике разделам Outlook. Если стандарт разрабатывается в привязке к бумажным носителям, его общая структура бывает похожей, но содержание, естественно, будет иметь свои особенности.

Например, в стандарте постановки задач и контроля за их выполнением могут быть формализованы следующие моменты.

1. Как используются признаки важности задач.

2. Какие категории срочности задач используются, каковы стандарты сроков выполнения для различных типов задач.

3. Какие пользовательские представления используются для отбора и сортировки задач при контроле и мониторинге их выполнения.

4. Какие категории назначаются задачам, как должны называться категории, чтобы при пересылке задач было обеспечено правильное их понимание коллегами.

5. Какие ключевые слова должны использоваться при создании задач для удобства их обзора и сортировки.

6. Как используется поле «Комментарии» в задаче, какие подробности должны указываться при постановке задач.

7. Какие относящиеся к выполнению задачи файлы вкладываются в нее или даются в виде гиперссылки и т. п.

В целом стандарт представляет собой брошюру, излагающую принятые в компании правила планирования времени. Если стандарт разрабатывался в привязке к Outlook, приложением к брошюре могут быть технические инструкции, помогающие ответственному за это специалисту IT-департамента настроить в Outlook сотрудника необходимые представления.

КОРПОРАТИВНЫЙ ОПЫТ

Руководитель одного из подразделений «Альфа-банка» на корпоративном ТМ-тренинге поделился следующим стандартом, существующим внутри подразделения. «Если в электронном письме есть адресованная вам просьба, вы обязаны в течение суток отреагировать одним из следующим способов:

– выполнением просьбы и уведомлением об этом;

– обозначением сроков выполнения просьбы;

– отказом выполнить просьбу».

В одном из ведущих российских системных интеграторов, компании IBS, принят следующий корпоративный стандарт: на обычные имейлы отвечать в течение дня, на срочные (с красным значком приоритета) – в течение часа.

«Институционализация» тм-стандарта

Для того чтобы корпоративный ТМ-стандарт работал, недостаточно грамотно написать его, в ходе ТМ-тренинга эффективно довести до сотрудников и проследить, чтобы он исполнялся.

Держать все свои вещи на своих местах, для каждого занятия иметь свое время.

Бенджамин Франклин

Необходимо его институционализировать, включить в систему управления компанией или подразделением механизм отслеживания соблюдения, изменения, дополнения и развития ТМ-стандарта. Есть несколько типичных форм такой институционализации:

1. Функция, выполняемая определенным сотрудником. Как правило, это специалист HR– либо IT-подразделения (при привязке стандартов к Outlook) или отдела менеджмента качества, отдела стандартизации, отдела развития бизнес-процессов, иного аналогичного подразделения.

2. Регулярная рабочая группа, состоящая из представителей нескольких подразделений, собирающаяся с периодичностью не реже раза в месяц.

В обоих случаях необходимо разработать описание соответствующей функции либо положение о рабочей группе, которые позволят формализовать процесс работы с ТМ-стандартом.

Сам стандарт, как правило, утверждается приказом первого лица компании либо руководителя подразделения.

Следует заметить, что при юридически грамотно разработанных документах несоблюдение ТМ-стандарта подпадает под понятие «несоблюдение норм труда», предусмотренное Трудовым кодексом как одно из оснований для увольнения или применения иных санкций.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

Владимир Шмыков, заместитель руководителя Северо-Двинского государственного управления водных путей и судоходства (Севводпуть), начальник службы пути

Основная задача, которая стоит перед нашим управлением и ради которой оно создавалось в 1937 г., – обеспечение безопасности судоходства на водных путях бассейна, охватывающего реки на территории Архангельской и Вологодской областей, Республики Коми и Северо-Двинской шлюзованной системы. Огромные территории, обслуживаемые управлением, небольшой штат (около 1500 человек) и большая ответственность – мы обеспечиваем безопасность судоходства в районах, где водный и речной транспорт до сих пор остается главным, а иногда и единственным средством пассажирских и грузовых перевозок, а значит, отвечаем за жизни людей. Это во многом определяет специфику нашей работы. По большей части деятельность жестко регламентирована. Наша система государственная и уходит корнями в советскую организацию труда, в том числе и в области управления временем.

Штат управления у нас небольшой, все всегда «на виду», поэтому автоматизированных систем контроля и учета прихода на работу нет. У нас просто не принято нарушать трудовую дисциплину. Хотя у каждого сотрудника есть возможность планировать свой рабочий день в соответствии с теми задачами, которые перед ним стоят. В некоторых подразделениях деятельность планируется согласно утвержденным нормативам и технологическим схемам выполнения работ.