Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [61]

Для формирования печатной формы приходной накладной нажмите кнопку Печать. На рис. 5.11 показана накладная, которая была сформирована в окне, изображенном на рис. 5.10.

Рис. 5.11. Печатная форма приходной накладной

С помощью кнопки В Excel можно быстро сформировать заявку поставщикам на поставку товаров в соответствии со спецификацией документа. Эта заявка будет создана в табличном редакторе Excel, откуда ее можно распечатать с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать.

Все сформированные и сохраненные приходные накладные хранятся в журнале приходных накладных, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов ▶ Журнал приходных накладных.

Однако поступление товара на склад может оформляться не только приходной накладной, но и накладной на возврат товара от покупателей, которая по своей сути также является приходным документом. Чтобы сформировать такой документ, выполните команду главного меню Документы ▶ Возврат от покупателя. Хранятся созданные ранее накладные на возврат товара от покупателей в специальном журнале, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов ▶ Журнал накладных на возврат от покупателей.

Порядок работы с накладной на возврат товара от покупателей почти такой же, как и с обычной приходной накладной. Разница заключается лишь в том, что в окне ввода накладной присутствуют кнопки В кассовую книгу и РКО, и отсутствует кнопка В Excel. При нажатии кнопки В кассовую книгу программа автоматически сформирует запись в кассовой книге на возврат покупателю суммы денег за возвращенный им товар в соответствии с суммой накладной на возврат товара. При нажатии кнопки РКО программа автоматически сформирует расходный кассовый ордер на возврат денег покупателю в соответствии с накладной на возврат товара.

Оформление расходного документа

Отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия оформляется расходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы ▶ Расходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Оформление расходного документа

Как и при работе с приходными накладными, в первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер документа и дату его создания. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Контрагент укажите получателя товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, с которого они будут списаны. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Если документ создается по ранее выписанному счету, то номер этого счета можно указать в поле К счету №. Требуемый счет выбирается в окне журнала счетов, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора. Это позволяет автоматически отслеживать платежи, поступившие в качестве оплаты счета, в расходных накладных.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на основании чего осуществляется отпуск товарно-материальных ценностей со склада (договор купли-продажи, и др.). Указанная здесь информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных параметров можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Включение товара в спецификацию расходного документа

В первую очередь нужно указать наименование отпускаемой товарно-материальной ценности. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество отпускаемых товаров, а в поле Цена – отпускную цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

Значение поля Итого рассчитается программой автоматически на основании значений полей Количество и Цена.