Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [55]

Можно указать только начальную или только конечную дату. Если указана только начальная дата, то в журнале документов будут скрыты все документы, дата формирования которых предшествует указанной дате. Если же указана только конечная дата, то будут скрыты все документы, дата формирования которых позже указанной даты.

Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие данного окна без применения фильтра.

При применении фильтра документы, не удовлетворяющие его условиям, не удаляются из программы, а просто убираются из списка. Чтобы снять примененный ранее фильтр по дате и увидеть полный список документов, достаточно в окне настройки параметров фильтра очистить поля с и по и нажать кнопку ОК.

Чтобы применить фильтр по названию документа, нужно ввести это название (или его фрагмент) в поле Фильтр и нажать клавишу Enter. Например, чтобы оставить в списке только товарные чеки, достаточно ввести в поле Фильтр слово Товар и нажать Enter. Чтобы снять примененный ранее фильтр по названию, достаточно очистить поле Фильтр и нажать клавишу Enter.

При необходимости можно применить сразу два фильтра: вначале можно отфильтровать все документы по дате, а к оставшимся документам применить фильтр по названию. Таким образом, оставить в списке для просмотра только, например, товарные чеки, выписанные в период с 15 по 31 мая 2011 года.

Формирование отчета по накладным

Знакомство с программой «Бухгалтерские документы» будет явно неполным, если мы не рассмотрим порядок формирования отчетности. В программе реализована возможность настройки, формирования и вывода на печать следующих отчетов: «Реестр приходных накладных», «Реестр расходных накладных» и «Обороты по товарным документам».

Поскольку порядок формирования реестров по приходным и по расходным накладным полностью идентичен, мы рассмотрим его на примере реестра расходных накладных. Формирование отчета по товарообороту рассматривается в следующем разделе.

Для перехода в режим формирования реестра по расходным накладным следует выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Реестр расходных накладных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.38.

Рис. 4.38. Настройка реестра расходных накладных

В данном окне осуществляется настройка параметров отчета. В полях Период с по следует указать начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет, а в поле Контрагент – название организации (т. е. получатель ценностей по расходным накладным), по которой формируется отчет. Контрагент выбирается в окне справочника контрагентов, которое выводится на экране нажатием кнопки выбора.

Формирование отчета инициируется нажатием кнопки Печать. На рис. 4.39 показан пример сформированного отчета.

Рис. 4.39. Реестр расходных накладных

В отчете представлен список расходных накладных, удовлетворяющих заданным в настройках условиям. Как видно на рисунке, для каждой накладной отображаются реквизиты, по которым можно ее идентифицировать: номер и дата формирования документа, наименование получателя товарно-материальных ценностей по данному документу и сумма документа. Справа внизу отчета показана итоговая сумма по всем включенным в отчет документам.

Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать отчета (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

При необходимости можно сохранить отчет в отдельном файле. Для этого нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.xls, *. jpg, *.html, *.rtf или *.txt (выбор формата осуществляется в поле Тип файла из раскрывающегося списка).

Отчет по товарообороту

В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность быстрого формирования наглядного отчета по товарообороту. Для перехода в режим формирования отчета нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Обороты по товарным документам – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.40.

Рис. 4.40. Настройка отчета по товарообороту

В данном окне в полях с и по нужно указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Можно указать только начальную или только конечную дату. Если указана только начальная дата, то отчет будет сформирован только на основании документов, дата создания которых предшествует указанной дате. Если же указана только конечная дата, то отчет будет сформирован на основании документов, дата формирования которых позже указанной даты.

Для формирования отчета нужно нажать кнопку Печать. В результате будет создана печатная форма отчета, пример которой показан на рис. 4.41.