Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [49]
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 4.25.
Рис. 4.25. Печатная форма приходного кассового ордера
Впоследствии просмотреть и, при необходимости – отредактировать созданный ранее документ можно в журнале документов, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов ▶ Журнал приходных кассовых ордеров.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер предназначен для оформления расходования наличных денежных средств из кассы предприятия (предпринимателя). Как и в случае с приходными кассовыми ордерами, данные документы выписываются далеко не всегда (в первую очередь это относится к представителям малого бизнеса, и особенно – розничной торговли), что, вообще-то, является нарушением. Но специфика отечественного мелкого бизнеса всем известна: получил выручку – быстро вложил деньги в новый товар, опять продал – опять вложил, и т. д. Какие уж тут ордера – деньги зачастую и до кассы-то не доходят, проделывая путь с розничной торговой точки (выручка) на оптовый рынок (вложение в товар) иногда в течение дня или даже пары часов.
Тем не менее, какие-то расходные операции приходится проводить и официально, и в этом случае необходимо формирование расходного кассового ордера. О том, как это делается в программе «Бухгалтерские документы», рассказывается в данном разделе.
Чтобы создать расходный кассовый ордер, нужно выполнить команду главного меню Документы ▶ Расходный кассовый ордер. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования документа, которое представлено на рис. 4.26.
Рис. 4.26. Формирование расходного кассового ордера
В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов создаваемого документа.
В первую очередь в полях № и Дата создания следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле Дата создания по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле Дата создания требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).
В поле Выдано указывается наименование сотрудника (продавца, менеджера, и т. п.), которому выданы наличные деньги из кассы (это может быть, кстати, и сам хозяин бизнеса). Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников (описание данного справочника приведено выше, в соответствующем разделе) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Одновременно с заполнением поля Выдано будет автоматически заполнено поле По документу в том случае, если при добавлении данного сотрудника в справочник сотрудников (см. рис. 4.16) для него были указаны данные документа, удостоверяющего личность.
В поле Сумма указывается сумма выданных наличных денег. Значение данного поля можно ввести как с клавиатуры, так ив с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В поле Основание вводится основания для выдачи денег из кассы. Примеры значений данного поля: На закупку товара, На оплату налогов, На покупку бензина, и т. п.
Сформированный расходный кассовый ордер будет сохранен и автоматически помещен в журнал расходных кассовых ордеров только после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется закрытие окна без сохранения внесенных данных.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 4.27.
Рис. 4.27. Печатная форма документа
Впоследствии просмотреть и, при необходимости – отредактировать созданный ранее документ можно в журнале документов, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов ▶ Журнал расходных кассовых ордеров.
Формирование и регистрация счет-фактур
Счет-фактура является одним из документов, которые используются как в среднем и крупном, так (пусть и в меньшей степени) и в малом бизнесе. В программе «Бухгалтерские документы» реализована удобная функциональность, позволяющая автоматизировать процесс формирования счетов-фактур.
Для перехода в режим создания новой счет-фактуры предназначена команда главного меню Документы ▶ Счет-фактура. При активизации данной команды на экране отображается окно формирования документа, которое показано на рис. 4.28.
Рис. 4.28. Формирование счет-фактуры
Все действия по формированию нового документа осуществляются в данном окне.
Как и при формировании многих других документов (накладных, кассовых ордеров, и др.), в первую очередь в полях № и от следует ввести соответственно номер счет-фактуры и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).
