Компьютер для бухгалтера - [7]
Общие настройки Word
Начинать настройку программы следует с параметров, которые расположены в разделе Общие (рис. 2.2).
В Word предусмотрена возможность автоматического отображения панели инструментов, включающей в себя некоторые основные команды форматирования, после выделения любого текстового фрагмента. Это существенно повышает удобство работы с выделенным фрагментом, поскольку многие важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Общие установить флажок Показывать минипанель инструментов при выделении. По умолчанию данный флажок установлен.
Если установить флажок Включить динамический просмотр, то пользователь сможет перед выполнением того или иного действия предварительно просмотреть его будущий результат и определить, подходит ему такой вариант или нет. Эту возможность удобно использовать, например, при рисовании таблиц, форматировании текста, а также в иных случаях.
Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен, то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения.
В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать цветовую схему, используемую для оформления интерфейса Word. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя, Серебристая и Черная. По умолчанию в данном поле установлено значение Серебристая.
В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может самостоятельно определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к тем или иным элементам интерфейса. Начинающим и малоопытным пользователям рекомендуется в данном поле установить значение Показывать улучшенные всплывающие подсказки (это значение используется в программе по умолчанию). Более опытные пользователи могут включить отображение обычных всплывающих подсказок – для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Если же пользователь настолько опытен, что может обходиться вообще без подсказок, то можно отключить их появление, выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки.
В полях Имя пользователя и Инициалы можно указать личные данные бухгалтера, работающего с программой.
Настройка отображения и печати бухгалтерских документов
Параметры отображения данных на экране и печати документов находятся в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 2.3.
Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (данный режим включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля. При снятом данном флажке страницы следуют одна за другой без полей, и разделяются только горизонтальной полосой. По умолчанию данный флажок установлен.
Рис. 2.3. Параметры отображения и печати данных
В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех знаков, которые обычно не отображаются в тексте документа. Такими знаками являются: знаки табуляции, пробелы, знаки абзацев, скрытый текст, знаки мягких переносов и знаки привязки объектов. Чтобы быстро включить отображение всех перечисленных знаков форматирования, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования.
В области настроек Параметры печати производится настройка параметров печати бухгалтерских, финансовых и прочих документов компании. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word, на печать вместе с текстом документа будут выведены и входящие в его состав рисунки, созданные средствами Word. При снятом данном флажке рисунки выводиться на печать не будут, что позволяет экономить расходные материалы принтера.
Чтобы вывести на печать фоновые цвета и рисунки, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при печати они будут проигнорированы.
При необходимости можно наряду с содержимым документа вывести на печать и его основные свойства, которые отображаются в отдельном окне, выводящемся на экран с помощью соответствующей команды меню Файл. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа.
По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст, что вполне объяснимо – на то он и скрытый, чтобы его не мог увидеть любой посторонний, или – чтобы не мешать работе с обычным текстом. Однако при необходимости можно распечатать документ вместе со скрытым текстом – для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста.
Если в процессе работы с документом пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия – например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и предметный указатель, рисует таблицы, делает гиперссылки и т. п., то периодически нужно выполнять обновление полей документа. Это необходимо для того, чтобы все изменения документа нашли свое отражение там, где требуется. Изменения названий глав и разделов должны отразиться в оглавлении, изменение нумерации страниц, переносы текстовых фрагментов – в предметном указателе и оглавлении, изменение количества объектов, имеющих подписи, – в нумерации этих подписей (то есть они должны быть перенумерованы) и т. д.
