Компьютер для бухгалтера - [13]
В таких случаях намного удобнее скопировать текст из документов, не открывая их, и Word предоставляет пользователям такую возможность. Для этого нужно установить курсор в то место документа, куда должен быть вставлен текст из другого документа, затем на вкладке Вставка в панели Текст нажать маленький треугольник, расположенный справа от кнопки Вставить объект (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выбрать пункт Текст из файла. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.24.
Рис. 2.24. Вставка текста из внешнего файла
В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу, текст которого нужно вставить в текущий документ, и нажать кнопку Вставить. Если вставляется текст из документа Word, то после нажатия данной кнопки этот текст будет вставлен в то место текущего документа, где находится курсор. Если же текст вставляется из другого документа, то дальнейшие действия могут зависеть от формата конкретного файлаисточника.
Например, при вставке текста из *.htm документа на экране отобразится предложение использовать Word по умолчанию для открытия вебстраниц. После ответа на этот запрос в текст текущего документа будет вставлен текст *.htm документа.
Если текст вставляется из документа формата *.txt, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 2.24) кнопки Вставить на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.25.
Рис. 2.25. Выбор кодировки текста
В данном окне пользователю предлагается выбрать кодировку, применение которой позволит прочитать вставляемый текст. Дело в том, что для прочтения одного и того же текста в файлах разных форматов может потребоваться разная кодировка. Если в данном окне в поле Образец текст нормально читается (как на рис. 2.25) – значит, используемая в данный момент кодировка подходит. Если, например, для текста, который показан на рис. 2.25, выбрать кодировку MSDOS (для этого достаточно установить переключатель Кодировка текста в соответствующее положение), то он станет совершенно нечитаемым – вместо букв будут отображаться непонятные символы.
Чтобы применить к тексту кодировку, отличную от кодировки Windows или кодировки MSDOS, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая – в результате станет доступным расположенное справа поле с перечнем доступных кодировок. В данном поле нужно последовательно выбирать курсором кодировку, пока текст документа, содержащийся в поле Образец, не станет читаемым.
После нажатия в окне выбора кодировки кнопки ОК текст будет вставлен в текущий документ Word.
Бухгалтерская документация актуальна на определенную дату. Поэтому в ряде случаев целесообразно указывать в документе точную дату и время его формирования (вступления в силу, отправки получателю, валютного курса и т. д.).
Часто бухгалтеры решают эту задачу наиболее простым, на их взгляд, способом – вводят требуемую дату вручную, не подозревая о том, что для этого в Word специально предусмотрена функциональность. В данном разделе мы вставим дату в документ, с которым работали в предыдущих подразделах.
Вначале нужно установить курсор на требуемую позицию, затем открыть на ленте Word вкладку Вставка и в панели Текст нажать кнопку Дата и время (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.26.
Рис. 2.26. Выбор формата представления даты
В левой части данного окна в поле Форматы содержится список форматов представления даты и времени. Щелчком мыши следует выбрать подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором в дате будут написаны текстовые фрагменты (название месяца и дня недели).
Если установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться автоматически, вместе с системной датой компьютера.
С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат даты и времени, который предлагаются программой по умолчанию (первая позиция в поле Форматы).
После нажатия кнопки ОК дата и время будут вставлены в документ (рис. 2.27).
Рис. 2.27. Вставка в документ текущей даты
В данном примере мы вставили в документ только дату, без указания времени. Как видно на рис. 2.26, Word предлагает много разных форматов даты и времени, среди которых присутствуют форматы с точным временем.
Оформление титульных страниц для бухгалтерских документов
Многие бухгалтерские документы начинаются с титульной страницы. Это может касаться как текущих ведомостей, журналовордеров, кассовых книг и т. д., так и регламентированных отчетных форм (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и др.).
Возможности Word предусматривают автоматическое создание и вставку в документ титульной страницы, что избавляет пользователя от необходимости создавать ее вручную и заниматься ее форматированием. В данном разделе мы вставим титульную страницу в документ, с которым работали в предыдущих разделах.
Чтобы вставить в документ титульную страницу, нужно установить курсор в самое начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке
