Как успевать жить и работать - [3]
Почему необходимо избавляться от накопившихся дел
"Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам:
• Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для личных дел (не говоря уже о служебных)!
• Психологическая: только подумайте, какой положительный эмоциональный заряд несет в себе идея свободного пространства: ведь оно означает простор для активных действий и творчества в отсутствие суеты и спешки.
Дела, отложенные «на потом», постепенно множатся и забываются. Хуже всего, когда старые дела так загружают наш рабочий график, что по причине нехватки времени мы не можем приступить к новым и более интересным заданиям. У нас не остается свободного места ни на письменном столе, ни в голове. Получается, что мы откладываем на более поздний срок наиболее простые и незначительные дела, полагая, что они не столь важны сейчас, и мы сможем сделать их в любое время. Вот список тех дел, завершить которые не составит труда, если действительно захотеть с ними расправиться:
• Письма, на которые нужно ответить
• Телефонные звонки, которые надо сделать
• Бланки, которые необходимо заполнить
• Рекомендации, которые нужно просмотреть
• Счета, которые следует оплатить
• Распоряжения, которые надо выполнить
• Бумаги, с которыми необходимо ознакомиться
• Документы, которые следует утвердить
Эта книга не ответит на все «почему», «когда», «где», «что» и «как», но вы можете привести в порядок ваши дела и без всякой книги. Просто возьмите за привычку выполнение следующего правила: расчищайте свою «грифельную доску» вечером каждой пятницы или в субботу утром. Будет еще лучше, если вы привыкнете делать это ежедневно, - тогда вам будет легче планировать следующий день, делать новую работу, а не доделывать старую.
Поймите меня правильно. У всех нас есть проекты, задания и обязанности, которые переходят из одного дня в другой, из одной недели в другую.
Все эти «переходящие» дела можно «стереть», прямо сейчас, с легкостью и без особых хлопот.
Поэтому давайте освободим себя от них и войдем в новую рабочую неделю с «чистой доской», которая так и ждет, чтобы ее заполнили интересной работой!
Расправляйтесь с делами по мере их поступления
Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные нам дела, выполнение которых мы постоянно откладываем «на потом»:
• Заполнение счетов расходов
• Набор текстов на компьютере
• Проведение собраний, на которых оглашается оценка работы персонала и которые, возможно, вызовут негативные эмоции
• Сообщение начальнику о том, что в данный момент отдел не может провести корпоративную вечеринку
• Необходимость похвалить обед с коллегами, который на самом деле был скучным и невыносимым
• Прохождение ежегодного медосмотра, положенного работникам компании
• Погружение в ворох старых документов
Мы знаем, что эти дела необходимо выполнить, но каждый раз оттягиваем наступление того момента, когда наконец-то возьмемся за них. Нас неделями, а иногда и месяцами мучают угрызения совести, однако продвижение в выполнении этих дел продолжает быть равным нулю. В итоге мы теряем драгоценное время, размышляя над ними, попутно увеличивая в уме их масштаб в несколько раз и перемещая из старого списка дел в новый. Мы готовы взяться за любую другую работу, лишь бы не касаться той, которую мы постоянно откладываем, словно ожидаем, что придет сказочный рыцарь и вмиг избавит нас от нее.
Промедления в делах подобны игнорированию зубной боли: последствия нашего безалаберного поведения будут чем дальше, тем хуже. Возможно, приступив к работе прямо сейчас, мы смогли бы расправиться со всем списком дел, потратив на это половину рабочего дня. Но чем дольше мы медлим, тем больше трудностей возникает в связи с невыполненными делами, и тем больше времени они отнимут у нас в будущем. Очень скоро те четыре часа, необходимые для их выполнения, превратятся в восемь, а потом и в шестнадцать часов звонков, просьб и оправданий, в тонны замечаний, заданий и суеты.
Итак, давайте расправляться с делами по мере их поступления. Не позволяйте страху, который они внушают, завладеть вами, иначе в дальнейшем он только усугубит ситуацию и «начислит проценты », которые придется потом оплачивать. Для того чтобы сделать работу, которую мы обычно откладываем, требуется, как правило, пять или десять минут. От вас требуется только приступить к ней!
Избавьтесь от долгов
Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается.
С чего же начать? Во-первых, не забывайте о том, что человек сам приводит наши дела в запущенное состояние, а это означает, что только он может найти способ поправить положение.
Войти в «перегруженный» невыполненными делами офис - словно окунуться в прорубь с ледяной водой. Мы знаем, что непременно испытаем шок, но чем дольше мы оттягиваем погружение, то и дело «пробуя воду» кончиками пальцев, тем труднее будет прыгнуть в прорубь. Но однажды мы все же будем вынуждены сделать это, и прыжок окажется не таким уж страшным.
