Как управлять своим временем - [8]

Для первой группы они кажутся неорганизованными, и выглядят так, как будто никогда не завершают проекты, потому что карта слишком велика, чтобы ее охватить. Но для них первая группа исследует слишком мало из того, что дает наш большой удивительный мир, и с трудом приспосабливаются к быстро изменяющимся ситуациям. К концу курса стало ясно, что обе категории людей хороши на своем месте.

Многие из нас, посещавших семинар решили, что предпочли бы, чтобы наш бухгалтер обладал качествами присущими первой традиционной группе, а пилот самолета, на котором мы совершали перелет, быстрыми рефлексами и способностью мгновенно приспосабливаться, что является качествами людей второй группы.

На самом деле то, что хорошо для одних, приводит других в отчаяние. Существует большой выбор организационных систем для различных ситуаций и разных людей.

Принципы хорошей организации

У каждого из нас есть некоторое количество предметов, которые (в меньшей или большей степени) организованы.

• Кухня – тарелки, кухонная утварь, столовые приборы, еда, книги с рецептами.

• Гараж или сарай – инструменты, спортивные инвентарь или принадлежности для отдыха.

• Зал – компакт диски, кассеты, видео кассеты, игры и книги.

• Офис – документы, письма, фотографии и карты.

• Спальня – одежда и обувь.

Список можно продолжать и продолжать. Возможно, мы никогда не думали об этом наборе предметов, как организованной (или неорганизованной) системе. Но они являются таковыми, и то как мы их расположим, может избавить от стрессов и напряжения нашу память. Один из моих знакомых рассказал, как избавился от привычки терять инструменты, повесив доску с крючками и приучившись постоянно вешать на нее инструменты. Знать категорию, в которую входит определенный предмет, означает, что вы будете знать, где его искать, а это гораздо легче, чем вспоминать каждый предмет в отдельности.

Существуют два простых принципа хорошей организации, которые возникли в результате исследования работы деятельных директоров, но одинаково полезных как для организации заваривания чая по утрам, так и для организации рабочего места:

1. Легко хранить и легко найти. Рабочее место должно быть организовано так, чтобы убирать вещи было просто и быстро, а те предметы, которыми вы чаще всего пользуетесь, – проще всего складывать и находить снова.

2. Все под рукой. Когда вы стоите или сидите на кухне, находитесь на рабочем месте, все основные принадлежности должны быть под рукой.

Одна женщина купила новую кухню, а шесть недель спустя была очень расстроена по этому поводу. Ведь на новой кухне даже заварить чашку чая было намного сложней, чем на ее ветхой и старой. Наконец разобравшись в проблеме, она переставила электрический чайник, чашки, чай, кофе и сахар так, чтобы их было легко достать (система «все под рукой»!) и, в конечном счете, осталась довольной своим приобретением.

Разнообразие организационных систем

Создание хорошей системы – это мастерство. Секрет системы «все под рукой» в том, как часто используются отдельные предметы и как важно обеспечить к ним быстрый доступ. Между тем, как легко что-то убрать и как легко что-то найти позднее, есть баланс, который подчиняется количеству предметов и находящемуся в вашем распоряжении пространству.

• Груда – это беспорядочно сложенное, небольшое количество подобных предметов. Добавить предметы в это скопление легко, а время поиска недолгое. Например, игрушки в коробке для игрушек, небольшой набор компакт дисков, инструмент в коробке для инструментов. Груда – это не обязательно нечто неопрятное. Например, компакт диски могут быть аккуратно сложены в кучу, но не находится в алфавитном порядке.

• Большое количество предметов нужно упорядочить. Например, большую коллекцию компакт дисков раскладывают по типу музыки или в алфавитном порядке. Существуют специальные средства для организации документов: ящики для бумаг, папки и коробки из-под обуви.

Эффективные категории мест для хранения определенных предметов должны быть легко запоминающимися; для того, кто их придумал должно быть логично, что вещи хранятся именно в этих местах. Хранение по алфавиту имеет очевидное преимущество, когда каждая категория хранится под соответствующей буквой: страховки под буквой С, медицинские заключения под буквой М и так далее. Это система подходит для документов, которые нужны раз в несколько месяцев или лет. Другие «подвесные папки» шкафа (в выдвижном ящике шкафа предусмотрены полозья по бокам сверху, а на картонных обложках имеются крючочки, чтобы они висели и двигались внутри ящика в горизонтальном направлении) могут быть развешаны в соответствии со временем их использования, например, использованные недавно располагаются впереди. Данная система имеет смысл, если эти папки понадобятся вам и в ближайшем будущем. Системы документов, которые разрастаются с течением времени, часто организованы подобным образом. Чем больше людей пользуются документами, тем более систематизированной должна быть система.

Для успешной организации нужно принимать во внимание тот факт, что некоторые предметы могут уже использоваться, а другие скоро понадобятся. Ручные инструменты находятся дома у мастера или на рабочем месте. Бумаги, которые надо просмотреть, будут лежать на столе, а просмотренные, но незаполненные, на месте незаполненных документов, например, в шкафу с папками. Для предметов, наиболее часто используемых, такие места неизбежно появятся сами собой, так что имеет смысл запланировать их положение.