Как управлять персоналом - [2]

Заинтересованное слушание

В данном случае предполагается установление взаимопонимания между собеседниками и вероятное установление сотрудничества между ними. Необходимо сосредоточиться на личностных характеристиках говорящего, это поможет налаживанию межличностных связей.

Запоминающее слушание

Этот тип слушания не предполагает обратной связи, т. е. слушающий не участвует в диалоге, а является сторонним наблюдателем и занимается только сбором информации.

НАВЫКИ СЛУШАНИЯ

Для того чтобы овладеть техникой активного слушания, необходимо уметь:

• обращать внимание на содержание;

• ликвидировать возможные препятствия;

• уделять внимание эмоциональному настрою;

• проявлять видимую реакцию;

• сравнивать вербальные и невербальные сигналы;

• поощрять собеседника;

• проявлять понимание.

Обращать внимание на содержание

Для того чтобы получить полную отдачу от слушания, необходимо внимательно следить за содержанием разговора. Только в этом случае все остальные навыки будут полезны.

Ликвидировать возможные препятствия

Во время разговора с обеих сторон могут возникать различные психологические преграды, собеседники «закрываются» друг от друга, препятствия также могут быть и внешними. Они очень затрудняют эффективность общения. Поэтому их необходимо вовремя выявлять и устранять.

Уделять внимание эмоциональному настрою

Необходимо обращать внимание на различные проявления эмоционального настроя собеседника. Это обычно заметно по различным невербальным при знакам – жестам, мимике, тону голоса.

Проявлять видимую реакцию

Каждый человек нуждается в понимании, во время монолога он обычно желает видеть, что его речь находит отклик у собеседника. В то же время, прервать его нельзя. Вместо этого можно отреагировать на его слова мимикой или жестами, подтвердить свое внимание кивком.

Сравнивать вербальные и невербальные сигналы

Вербальные и невербальные сигналы, подаваемые человеком, могут не совпадать. Например, собеседник говорит уверенно и спокойно, но постоянно мнет и заламывает пальцы, либо крутит в руках авторучку, либо неосознанно делает еще что-то, что свидетельствует о его беспокойстве, неуверенности в себе. Поэтому важно научиться получать информацию не только от вербальных, но и от невербальных сигналов.

Поощрять собеседника

Иногда собеседника необходимо поощрять, чтобы он продолжил говорить на предложенную тему или, наоборот, перешел к другой.

Проявлять понимание

Для того чтобы понять услышанное, можно повторить отдельные ключевые слова, произнесенные собеседником, или же задать ему уточняющий вопрос. Это позволит не только продемонстрировать внимание, но и уточнить, правильно ли восприняты слова собеседника.

ПРАВИЛА АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ

Для того чтобы извлекать как можно больше информации из разговора, нужно запомнить несколько правил активного слушания:

• необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника;

• необходимо помнить о собственных интересах;

• необходимо воспринимать речь собеседника в целом.

Необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника

Если не следить постоянно за тем, что говорит собеседник, то легко можно отвлечься и упустить нить разговора. Это особенно легко, если приходится долго слушать.

Таким образом можно пропустить важную информацию. Чтобы избежать подобного, нужно постоянно сосредоточиваться на словах собеседника.

Необходимо помнить о собственных интересах

Во время разговора необходимо помнить о преследуемых целях. Естественно, что собеседник будет стараться вовлечь вас в свои проблемы и интересы, однако этого допустить нельзя.

Необходимо воспринимать речь собеседника в целом

Нельзя обращать внимание только на слова собеседника, полностью выхватывая их из контекста. Всегда нужно помнить, о чем идет речь и обращать внимание на то, как говорит собеседник.

3. ТЕХНИКИ СБОРА И СОХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Каждый работник ежедневно получает и передает огромное количество информации, которая имеет тенденцию накапливаться с течением времени.

Для того чтобы извлекать из этого процесса максимальную выгоду, необходимо уметь пользоваться различными средствами сбора и хранения информации.

Переписка

Рабочая переписка доступна всем без исключения, письмо можно прочитать и ответить в любое время. Однако, обилие переписки перегружает рабочее место, требуется время на написание и чтение.

Электронные средства связи

Электронные средства связи (электронная почта, телеконференции) экономят время и бумагу. Но для их осуществления нужны специальные средства, которые не всегда доступны.

Рабочие встречи

Запланированные и незапланированные, формальные и неформальные рабочие встречи являются оптимальным способом получения информации. Их недостаток – в большой потере времени и в неодинаковой важности встречи для отдельных ее участников.

Телефонные разговоры

Телефонные разговоры позволяют быстро решить все вопросы, что-то обсудить. Однако они не сопровождаются записью и зависят от качества связи.

Личные встречи

Личные встречи – это наиболее распространенный способ получения информации, обладающий рядом преимуществ. Общаясь лично, можно контролировать процесс подачи информации, наладить связи для дальнейшей работы. Однако такое общение занимает много времени и может переходить в неформальное, отклоняться от намеченной темы.